数字化档案在档案管理工作中的作用

摘 要：随着新时代中国特色社会主义现代化事业走向深入和信息科技的迅猛发展，大数据覆盖面不断扩大，档案管理软件系统的不断开发、电子文档大量生成，档案的数字化建设和管理，成了档案工作中的一个新课题，已成为档案开发、利用和管理的发展趋势。与此相适应，档案已不再局限于传统意义上的纸质文本，正在经历一场由纸质向数字化转变的变革，数字化档案应运而生，数字化档案的建设和管理随之提上议事日程。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对数字化档案在档案管理工作中的作用提出了一些建议，仅供参考。

关键词：数字化;档案管理;作用

信息化时代下，企业应该将现代化信息手段应用在日常的经营管理活动当中，比如说可以在档案管理工作中应用数字化技术，这样才能够促进企业更快更好的发展。传统的档案管理方式需要消耗很多人力，但是将数字化档案应用在档案管理工作中就可以实现档案管理的信息化、智能化，提高档案管理工作的效率和质量。

1 档案管理的概念

随着办公自动化流程不断深入，大数据时代的到来，使用类型纸载体记录历史痕迹的机会越来越少。随着计算机越来越普及和大量生产电子文档，数字文件成为文件系列的新成员和主力。档案本身就是由各种信息汇集而成的，因此将原有档案转变为数字化档案时应该先了解档案当中的具体信息，并对信息进行科学合理的处理，这样就能够使档案信息和社会信息融合在一起，实现档案管理的信息化。数字化档案与生俱来的操作简便、使用成本低、工作效率高等优势必将受到管理者和使用者的青睐，其先进的管理应用系统必将成为各行各业信息化建设的重要组成部分。因此，加强数字化档案研究，开发数字化档案管理技术，发挥数字化档案应有的作用已成为必然趋势，不但必要而且可行。

2 数字化档案在档案管理工作中的作用

2.1 有利于提高档案管理的效率和质量

当今，计算机越来越普及，让我们的生活变得更加简单快捷，比如说我们想要查什么资料的话就可以直接在电脑上查，不用再去翻阅各种书籍，提高了我们的办事效率和质量。同理，将数字化档案应用在档案管理工作当中也能够提高档案管理工作的效率和质量。实行数字化管理也就是通过计算机对档案进行管理，能够有效提高信息的处理效率。利用计算机能够存储大量的数字化档案，可以节省很多空间，也不用再通过人工对档案进行分类，减少了人工管理出现的错误，因此应用数字化档案能够提高档案管理工作的效率和质量。

2.2 更好地保护了档案原件，降低了檔案利用的劳动强度和成本

通过档案数字化，将传统的档案对象转化为数字档案信息，开拓了档案数字化管理新形式，极大地减少了档案原件的使用频率，使档案原件得到了更大程度的保护。档案数字化使查询利用档案资料变得非常方便快捷，免去了利用档案资料时提调档案、出入库和统计时逐件逐页清点档案的烦琐，减少了因反复打印复印造成的纸张浪费和人力浪费，有效降低了档案工作的劳动强度。

2.3 数字化时代的档案编研工作形式或更加灵活多样

较之实体档案，数字化档案资源无论在查找、整理、利用、传播等方面都有得天独厚的优势。作为档案利用的重要环节，编研工作在形式上也将更加灵活高效。馆际间合作编研，以网络平台为基础的社会化编研，利用大数据分析、量化研究、人工智能等先进技术开展的新形式的编研等，都已经或即将成为可能。

2.4 促进了档案馆转型升级

档案数字化促进了档案工作由传统的管理、利用模式向现代的管理、利用模式转变，使档案馆实现了真正意义上的现代化。目前，检验一个档案馆是否实现现代化转型，关键要看其传统载体档案是否较高程度地完成了数字化、是否通过网络提供利用、能否提供系统检索和实现社会共享。

3 实现数字化档案的措施

将纸质档案变成数字化档案有非常重要的意义，但也不是一件简单的事情，因此应该采取一些措施实现数字化档案。

3.1 树立数字化档案管理意识

为了提高档案管理现代化水平，迎合信息化时代的发展需要，首先要坚持理念先行的原则，将树立数字化档案管理意识作为基础。充分认识档案管理数字化建设的必要性与重要价值，增加对档案管理技术与设施设备等的投入，为数字化建设提供必要的物质条件。所有工作人员都在档案管理数字化建设方面发挥着不可忽视的作用，所以要做好数字化档案管理思想的宣传，大家意识到档案数字化的诸多便利和优势，增强对数字化档案的管理与利用意识，为数字化档案管理的落实提供良好环境。

3.2 推动档案资源信息共享

目前，全国副省级市以上档案部门基本能够通过局域网、政务网、互联网“三网”平台开展电子档案信息服务，许多地市级和县区级档案馆建成局域网平台或启动了局域网平台建设，大多数县区级以上档案馆都在互联网上拥有网站或主页，以开展不同程度的档案查询利用服务。一些地方建立了区域性的档案数据中心，进行“一站式”的远程查询利用。长三角区域民生档案共享查询机制取得了很好的实际应用效果。

3.3 提升档案信息的利用率

在完成档案数字化建设之后，应该构建一个数字化档案数据库，将数字化档案数据库进行共享，让企业有需要的员工都能够通过数字化档案数据库查询所需资料和信息。此外，也不要对档案查询进行时间以及地点的限制，要做到让员工随时随地都能查询档案信息，这样可以有效提升档案信息的利用率，让数字化档案充分发挥作用，还能够提高员工的工作效率，促进企业的发展。

3.4 建立全程控制系统

要使数字文件标准化，必须构建管理过程的完全控制系统。流程控制使您能够控制结果，就像在从文档创建到存储到处置的整个生命周期中管理纸面文档一样。由于流程的控制能力和流程控制反馈周期较短，因此从数字文件的形成开始控制，每个特定的管理内容（如形成、流、收集、整理、存档和利用）都将用于整个流程监控。管理的起点将提前到数字化文件的初始形成阶段，根据一致的规范和标准重组业务和流程，从而将文件流程和业务流程有机地融合在一起。在文档数字化的全过程管理过程中，必须对机构内每个部门生成的文档数字化进行集成式集中注册，并对文档进行分类。数字文件管理系统还必须支持机构的文件管理和业务流程，以确保数字文件完整、安全、准确和系统，同时确保文件操作和业务流程的安全、无缝和效率。

4 结束语

档案数字化和电子档案管理是档案部门顺应时代潮流、紧跟时代步伐的重要举措，将进一步推动社会进步与人类文明发展。中国档案同行愿同全球档案机构和档案工作者进一步加强联系，携手为人类记忆的可持续发展和构建人类命运共同体贡献自己的经验和智慧。

参考文献

[1]和炜.数字化档案在档案管理工作中的作用[J].办公室业务，2019（14）：110+163.

[2]赵源.档案管理在企业发展中的重要作用及其创新改善[J].现代国企研究，2019（12）：343+346.

[3]王欣.数字化环境中医院档案管理的转型探索[J].智库时代，2019（13）：277+279.

[4]金雪梅.试析如何做好数字化档案的规范管理[J].世界最新医学信息文摘，2018，18（97）：169.

[5]梁艳.当代数字化信息技术在高校成人继续教育档案管理中的应用探讨[J].兰台内外，2018（06）：5-6.

作者简介

徐菲（1984-），女，河北唐山，大学本科，馆员，研究方向：企业档案。