核电企业归档文件整理的现状问题及措施

刘彦君

摘 要：随着我国社会的不断进步与发展，企业的归档文件整理工作也被企业所重视，这也对整理归档的实际工作提出了更高的要求。文件是档案是前身，档案是文件的归宿，将文件变身档案的过程中文件的整理起到了至关重要的作用，归档文件的整理质量直接决定着最终档案质量，影响着档案是否能充分有效地利用。本文就目前核电企业的归档文件整理工作存在的问题以及加强核电企业档案整理工作的措施做出了详细的论述，并且还说明了核电企业归档文件整理遵循的原则，供相关部门参考借鉴。

关键词：核电企业;归档文件;整理改革

1 核电企业归档文件整理存在的问题

1.1 存在文件收集不全，记录不完整现象

在建设期间，因为整个施工过程主抓的是进度、安全、质量，对于资料的整理问题却没有重视起来，会出现直到工程临近结束时才开始整理资料的情况，但是在这时整理起来就比较困难，会因为一些施工人员，在完成个人负责的工作后己撤离现场，一旦缺少相应资料，后人无法处理或根本找不到原始文件的现象，从而导致一些文件的缺失，且无从追索，造成文件收集不全。在运营维修间段也同样会出现类似的问题，因协作单位人员流动变化大，一但参与工作的相关人员离职，对于还没及时整理归档的文件，如出现遗漏签字的现象就无法弥补，这就在很大程度上造成了收集的资料记录不完整的现象。

1.2 人员重视度不够，档案意识不足

核电企业在建设、运营维修期间参建及协作单位众多，来自不同的国家及地区，各单位的管理水平高低不同，对文档管理水平更是参差不齐。部分人员存在重工程轻档案的意识，缺乏对档案重要性的认知，导致归档文件不能及时的形成及移交，增加档案人员收集整理的难度及延长了归档的时间，无法按时完成整理归档。

1.3 文件提交及问题整改不及时

文件提交不及时，如在运营维修期间部分由协作单位编制产生的完工归档文件，由于工程师重点关注的是现场的维修工作，对完工归档文件提交不够重视，会有文件提交不及时的现象，由于拖延提交，在整个归档计划时间内，留给档案人员整理审查的时间就非常紧迫，易造成无法按期归档的情况。问题整改不及时，档案人员在对归档文件进行全面的审查之后，对于需要整改的文件协作单位会出现整改时间过长的情况，主要因文件的修改签字要当时负责的工程师本人进行，而他们一般忙于现场工作，从而不能及时进行整改，延长整改时间。参建及协作单位不能按时向档案人员移交归档文件、文件质量不高整改不及时，增加了档案人整理的工作难度及影响了最终归档工作的进度。

2 核电企业归档文件整理遵循的原则

2.1 全面性、完整性原则

核电企业在工程建设、生产运营期间会产生大量的需要归档保存的各类型文件，这就要求归档文件的整理要保持很好的全面性和完整性，在每个阶段都要给予细致的监督管理，更为全面的收集相关的信息，首先应该保证归档文件数量的齐全，防止在某个阶段和某个内容上存在缺失的现象，另外就是要保证归档文件的完整性，避免出现人为的遗漏或者缺少，减少文件管理时可能出现的杂乱的现象，强化对文件整理的程序化和规范化的操作管理，让其更加的科学合理，更好地为企业的发展服务。

2.2 真实性、准确性原则

只有归档文件真实、准确，才能如实的反映出核电企业在工程建设、生产运营和经营管理活动中的历史全过程。

2.3 系统性、有效性原则

系统性、有效性是进行档案管理工作的出发点和根本的目的，在核电企业每天产生的需归档文件数量众多，如在整理时没有系统性的将相关联的文件整理在归档一起，日后参考使用时会增加查找的难度及花费大量的时间。

在归档文件整理过程中只有严格遵循：全面、完整、真实、准确、系统、有效的原则，才能确保后续档案有效发挥其凭证作用及参考利用价值。

3 加强核电企业归档文件整理工作的措施

3.1 加强文件整理的宣传力度

加强核电企业文件整理的宣传力度，可利用企业网页、微信公众号、杂志、档案日宣传等形式进行宣传，可以先从个人办公文件资料的整理开始，使人们逐步形成习惯，营造一种人人都需要整理文件、重视文件整理的氛围。

3.2 建立培训机制

定期对内部及协作单位档案人员组织培训、经验交流反馈活动，强化人员业务知识，加强各方工作交流，分享工作经验及心得，提高档案人員的综合业务技能及工作效率。对协作单位兼职档案人员不定期组织考试，从而促使相关人员增强档案意识。

3.3 制定程序规范流程

制定归档文件整理相关规定，规范整理流程及内容，并根据实际情况定期对规定进行升版完善。协作单位人员可依据规定对拟归档文件先行自查，避免移交后的大批量退件整改。档案人员也可参规定对照整理审查归档文件，预防对参考检查项的遗漏。做到将归档文件整理的每项工作科学化、规范化。

3.4 制定归档计划，严控归档进度

根据各参建单位及协作单位参与工程项目计划，每年初组织各单位报送本单位年度内计划归档文件的归档计划进度表，由核电档案人员每月定期进行归档计划实施跟踪，对超期情况予以通报。

3.5 建立考核机制

将归档文件的提交进度及文件的质量情况纳入考核机制，建立详细的考核条款，以考核的形式促使各参建单位、协作单位及人员提高对归档文件的重视，从而督促各方切实认真履行各自的职责，有效提高各类归档文件的质量。

4 总结

核电行业的敏感性决定了核电企业的特殊性，正是基于这种特殊性，核电企业对文件的归档有着严格的要求，高质量的归档文件即是为核电站的安全可靠运行提供坚实的依据，也是更好的为我国核电技术发展储备参考资料，因此核电企业的归档文件整理工作对于核电站项目安全顺利的建设或者安全高效可靠的运营都产生重要的意义。目前在其整理中还不可避免的存在着一些问题，这就需要企业要采取必要的措施，重视文件整理工作的开展，加强该方面人员的培训工作，从而提升归档文件整理档案人员的综合能力，保证文件整理工作的科学化和规范化，提高档案整理的效率，更好的提高文件归档文件的质量。

参考文献

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