如何提高农机监理档案规范化管理水平

翟坤文

摘 要：社会进步迅速，我国农业化建设的发展也有了改善。农机监理档案对于农业机械化发展具有重要作用，因此相关部门必须保证农机监理档案管理的规范化，提升工作标准，提出加强农机监理档案管理工作的具体措施。根据目前各地相关部门农机监理档案存在档案基础管理不规范、标准低、管理混乱等问题，提出加强该项工作的具体工作内容、程序和相关要求。

关键词：提高;农机监理;档案规范化管理水平

农机标准化能够提高生产力水平，也是提升生产效率的重要条件和保障。在开展具体的农业生产活动时，如何开展农机标准化作业和管理，充分发挥出农机标准化的作用，对于现代化大农业来说，是一项非常重要的工作。档案库房档案架上的档案的排列顺序应与案卷编号保持一致。起着固定档案整理成果，反映分类和排列次序，便于档案的科学有序高效管理的作用。

一、发展现状

农机监理档案工作是农业、农村工作的基础工作，对农业、农村工作的开展具有不可替代的作用，农机监理檔案工作的信息化建设是农机监理档案工作大发展、快发展的有效路径。农机监理档案信息化建设发展形势喜人，已经引起相关部门的重视，成果突出，成效显著。尽管有的省市，尤其是县乡一级基层农机监理部门在农机监理档案信息化建设中还存在很多不足和不可回避的问题，但在上级农业部门和农机监理部门的大力推动下，基层农机监理档案信息化建设一定会迎头赶上，大有作为。随着农机监理档案电子管理系统的不断完善、推广，电子档案、电子软件的普遍建立、应用，农机监理档案管理会上升到一个新的高度、新的层面。

二、提高农机监理档案规范化管理水平的措施

（一）对相关监理人员进行有效培训

针对相关监理人员进行有效培训，确保电子档案与文字档案能够在根本上保持一致性。对其进行更规范的档案管理，需要业务素质过硬，技能超群的档案管理人员，并进一步加强管理效率，使电子档案和文字档案能够有效一致。首先，要结合具体情况，选用和培训一批具有更高素质、具备更强专业能力、懂业务的农机监理员，以此担任档案管理工作。其次，要着重关注业务培训工作，在最大程度上提升管理人员的实际操作技能，特别是要掌握现代化的技术，针对计算机技术网络化技术进行灵活有效的应用，与此同时，要建立长效机制，制定周密的培训计划，在最大程度上确保电子档案和文字档案能够保持高度的一致性，切实有效的发挥农机化在农民致富中的重要作用，使农机监理员能够更有效的适应各项信息化管理工作，真正意义上提升管理效率，以有效把握时代发展趋势，使农机档案规划和建设实现更大的发展。

（二）农机监理案卷排架

档案室接收的全部农机监理档案案卷，需进行系统的分门别类的排架，既要确定每类案卷的前后次序和存放位置，又要保持案卷与案卷之间的内在联系。将不同门类的档案分别排架，如农业机械档案、驾驶人员档案、事故档案等，确定各类档案位置后，将同一类别的档案按案卷特点编号。在工作实践中，案卷的排列问题也是管理中面临的突出问题，案卷只有经过系统分门别类的排列，才能使案卷和案卷之间保持有机联系。此外还要按照农机监理档案的保管期限永久、长期（30年）顺序依次排列。实践证明，按照年度顺序排列案卷既方便查找利用，也能系统地反映农机监理工作原貌，不失为一种有效的排列方法。

（三）电子档案的建立与保管

农机监理档案主要包括农业机械档案（包括农业机械型号、机主信息、检验、转籍以及变更等内容）、驾驶人员档案（包括人员基本信息、准驾型号、审验情况以及违章处理等内容）、农机事故档案（包括命令、批示、指示、报告、批复、证词、记录、纪要、责任认定书协议书、通知、通告、总结、电报、电话记录、信函以及表册、图纸、照片等内容）、农机业务统计档案、文书档案等。要把纸质档案目录和全文扫描到农机监理档案数据库中，根据需要上传农机监理档案管理和信息查询系统。电子文件类型包括文字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件、通用文件产生的电子文件和计算机系统运行、信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等。电子文件的载体主要有移动硬盘、优盘、光盘、磁带、磁盘等，储存中温度应控制在17～20℃之间，相对湿度应控制在35%～45%之间，其载体应存放在防光、防尘、防磁的装具中，远离磁场和有害气体。载体要每四年复制一次，需抢救的载体要及时复制，旧版仍需保存四年，载体做防写处理，不得划抹涂层。电子文件归档前要及时登记，填写电子文件登记表，电子文件更改要填写更改记录。电子档案的保管期限为：反映农机监理工作、职能活动、部门历史面貌的电子文件为永久;反映单位一般工作，在一定时期内对本单位有利用参考价值的电子文件划为定期。

（四）要对档案管理工作提出规范化要求

一是农机驾驶员办理相关业务时必须本人亲自到场，并亲自履行手续，认真填写相关表格，本人亲自签名画押，杜绝其他人代签或伪造签字现象，如在检查中发现或有相关人员举报等问题，一律追责，严格给予相应处罚。档案管理人员要严格按照《农机驾驶员登记工作规范》及农机监理业务流程的要求，规范管理农机监理档案工作。二是农机监理档案根据农机监理业务流程的要求，拖拉机办理牌照必须有合格证、购车发票，购车人身份证复印件、拖拉机照片等材料。享受政府补贴政策的农机具，同时必须有购机补贴合同、乡镇农机站所开具的证明方可办理业务。农机驾驶员档案中除了业务需要的表格外，要求驾驶员出具的驾驶员体检表格必须有县级以上（包括县级）的医院体检印章。三是上级档案管理部门和农机监理单位要不断提升农机监理档案专职档案管理人员的业务水平，根据时代发展的要求定期对参与档案管理的人员进行培训，使其熟练掌握必要的农机业务知识和档案管理的专业知识，以此推动农机监理档案工作上档晋级，在干好农机监理档案管理工作的同时，使农机监理档案在提供利用、发挥作用上实现其促进农机监理工作开展的应有贡献。

三、结束语

总之，农业管理标准化必须坚持以国家政策作为基本原则，以大力发展现代化大农业作为发展要点，对农机标准化管理制度进行不断完善和优化。同时，各地区的农业管理部门要做好标准的制定和监督工作，坚持以“七加强”为原则，确保农机标准化工作的全面推进，从而实现我国现代化大农业的快速发展。农机监理人员办理业务时，要以农机监理工作的两个规定和两个规范为依据，认真扎实做好农机安全工作，要树立讲政治、讲纪律、讲服务，爱岗敬业，为广大农机户服务的意识，尽职尽责，依照法定职权和办事程序，不断提高依法执政的能力和水平。

参考文献：

[1]陈菁.福建省农村生态环境建设与保护[J].哈尔滨师范大学自然科学学报，2004，20（4）：109-112.

[2]吴传钧.中国经济地理[M].北京：科学出版社，1998：109-114.