浅析基层科研院所档案管理制度建设问题

辛凤

摘要：档案管理制度是档案工作規范完成的依据。文章通过对个体科研院所档案管理制度现状的分析，提出了基层研究所档案管理制度建设中存在的问题并给出了相关建议，以期促进基层科研院所档案制度的不断完善和科学发展。

Abstract： The archives management system is the basis for the completion of archives work. Through the analysis of the status quo of the archive management system of individual scientific research institutes， the article puts forward the problems existing in the establishment of the archive management system of grass-roots research institutes and gives relevant suggestions in order to promote the continuous improvement and scientific development of the archive system of basic scientific research institutes.

关键词：档案;制度建设;建议

0  引言

近年来，随着知识工程项目的兴起，各基层科研院所对档案工作逐渐提高了要求，传统的档案工作制度已不能满足日新月异的科研的服务需求。笔者结合工作实际，以小现大，对档案制度的建设提出了一些建议。

1  科研院所档案管理制度建设概况

1.1 档案业务概况

目前科研院所一般库藏科研、基建、文书、固定资产、财会、电子声像、实物等各类档案。档案业务涉及各门类档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案编研、档案利用这些基本的档案业务工作。除这些基本工作外，因工作需要，基层科研院所档案馆业务还涉及文件分发与控制，档案执法监督等业务工作。

1.2 档案制度现状

为适应档案工作需要，根据国家相关法律法规，参照行业内相关标准，各科研院所按照自身质量标准管理体系相关要求对其档案工作制度、标准进行修编，并汇编成册。目前各科研院所档案工作现行制度一般有有档案工作管理制度、科研档案管理制度、产品档案管理制度、会计档案管理制度、声像档案管理制度、文书档案管理制度、基建档案管理制度、设备仪器档案管理制度、电子文件与电子档案管理制度，归档文件材料质量要求等，覆盖全所档案工作。

2  各科研院所档案管理制度建设中存在的问题

2.1 不能适应组织机构的变更

因工作或发展需要，各科研院所近些年来组织机构不断调整，在调整中档案馆始终不是以一个独立机构存在，而是隶属于相关管理部门。但是在档案管理相关制度里涉及到部门职责的均以修订制度时当前职能所在部门冠名，组织机构调整后就需要对制度进行修编，在还未完成修编的过程中，相关基本制度也有很多职能与实际不符，显得很不严谨。

再者因档案收集、档案鉴定等业务涉及到多个职能部门，在组织机构调整中往往存在职能转移的问题，这样就容易在各专兼职档案员跟进相关业务的时候出现制度上的职责部门已经没有此项业务职能的情况，因此而出现的纠纷会浪费工作人员的时间，甚至职能转移到的部门因不明状况参照制度来也会出现踢皮球的现象。

档案工作本身就是一项很繁琐的工作，前后涉及到多个部门多个环节，若沟通不畅，很容易给以后的工作带来不利。

2.2 档案管理制度宣贯不到位

制度并不是时刻都有用，但是有用的时候就非常关键。由于档案工作制度细枝末节的条款比较多，在没有形成连贯的宣贯模式下，一部分工作人员，甚至专兼职档案员都不是完全了解档案工作流程，通常在遇到情况的时候一句“好像是……”这样模糊的解释过去了，这样就导致在相关业务工作中出现很多不熟悉业务的同志跑冤枉路的做无用功的状况。

2.3 档案管理制度贯彻执行不到位

制度是规范和推动工作有效运行的基础和前提，档案管理制度的制定，对档案工作进行了合理的规范。但是若是贯彻执行不到位，就形同摆设，大家都想当然的来执行，就会出现各职能部门职能冲突或者有些职能无人认领的情况，在这种情况下档案工作人员做工作就比较容易碰壁，迎难而上的就得给大家一通解释，遇难而让的就会导致档案部门话语权渐渐被忽略，档案工作形成习惯性滞怠后就有可能被边缘化的认为档案工作看好库房就行了。

2.4 档案管理制度不能适应信息化发展

现代档案管理和档案工作实践活动所发生的巨大变化，包括档案管理对象和管理手段的数字化、管理方法的现代化以及管理理念的变化与更新，这必然对反映和指导档案工作实践的档案管理传统理论造成强烈冲击。随着档案信息化的发展，纸质档案数字化，档案动态管理，档案检索利用到桌面等昭示着科研设计必定是朝着无纸化设计发展的，传统的档案管理模式已经不能适应各科研院所档案信息化的发展。那么必然导致传统的档案管理制度不能适应现今档案工作的发展，从“纸质档案”到“双轨制”到“无纸化”，这中间的过渡必然是一个漫长的过程，必定需要一套能容纳这些业务的制度流程来规范，档案信息化建设方可走得顺畅，否则见招拆招的来被动的来满足档案信息化的需求必定会造成很多困扰。

2.5 不能满足科研生产试验管理需求

各科研院所档案工作主要是服务于科研生产和科研管理的，因此档案业务涉及科研动态档案管理、生产现场档案管理、试验现场档案管理、基础研发条件建设档案管理等，档案工作业务繁琐，为了保证每一项工作都能有据可依，每一项工作大家看到制度流程就知道如何进行，档案制度流程就需要细化到每一步。这就要求档案工作制度在修编时需要与多个部门沟通协商，方能确定是否可以在保证科研生产的同时确保档案的完整准确。然而由于人员和时间周期的限制，缺乏沟通，目前各科研院所档案管理制度存在闭门造车的嫌疑，档案工作人员仅限于对传统既定的科研动态管理比较熟稔，对于生产现场以及试验现场等的档案管理都是在摸索中进行。一方面没有充分深入实地与档案产生部门沟通，一方面档案产生部门有时会不明确归档范围及期限，长此以往，一些档案工作人员并不直接介入收集的场地产生的档案往往被忽略而导致档案的不完整。

3  檔案管理制度完善建议

3.1 全面梳理

档案工作的飞速发展，特别是档案信息化的发展，要求档案管理制度必须全面，无论是传统档案还是电子档案都不应遗漏。就目前的制度来看，并不能满足目前的工作需求，单项梳理会造成梳理过的制度与未梳理的制度存在冲突或空白，当前应当根据实际工作情况以及可预期到得发展对所有档案管理制度进行统一梳理，确保档案标准与规范覆盖档案业务的全过程。

3.2 及时梳理

目前，各科研院所档案工作的基本策略是实行纸质、电子双套制并行归档。随着社会的发展和技术的进步，随着科研生产对数字化档案的需求增强，数字化档案将逐渐成为档案馆实施管理和提供利用的主流对象。面对数字化的文件与档案的易逝性、易变性、信息机载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点，要保证数字文件的真实完整和准确有效，档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中，才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效和凭证价值特性，才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。因此档案工作制度应当提前介入，及时梳理。

3.3 专人梳理

档案管理制度之所以存在闭门造车的嫌疑很大一部分原因是因为这项工作没有专人负责。在完成本职工作之余完成制度的修编，给档案管理制度的修订带来不完整，沟通不到位，甚至是各自为章的弊端，一个完善的档案管理制度体系必定是专人或是一个专门团队建立的。

3.4 依托质量管理体系文件

在档案管理制度的完善和执行上，可依托质量管理体系建设，档案管理工作本身是质量管理体系建设中的一部分，质量体系工作往往得到的重视程度会比较高，可将档案管理制度纳入质量管理体系建设中，由质量管理部门进行统一监督指导，更有利于档案管理制度的及时完善，在沟通上也少了一道屏障，在宣贯和执行上覆盖面更广而且增加了说服力。

3.5 宣贯模式成熟化

档案管理制度要建立一种什么时候在哪里会有培训和指导，想进行相关业务了知道流程在哪里可以参照的宣贯模式，除了充分利用档案宣传周进行宣贯，还应定期对专兼职档案员及档案分室进行工作指导和业务交流，利用档案门户网站进行宣传和业务公布，让档案制度流程不知不觉间深入人心。

4  结束语

《档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。因此，建立完善的制度体系，既要坚持长远立足、不断深化制度体系建设的内容，又要兼顾工作实际、纵观行业内外，吸收借鉴先进经验，才能达到档案管理制度体系建设的初衷，为档案工作竖一盏明灯。

参考文献：

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