人事档案管理对企业人力资源管理的意义和作用探究

汤煜华

【摘  要】论文围绕人事档案管理，详细地分析了人事档案管理对企业人力资源管理的意义和作用，再提出全面发挥人事档案管理作用的可行性对策。

【Abstract】Centering on the personnel achieves management， the paper analyzes the significance and role of personnel achieves management to the enterprise human resources management in detail， and then puts forward the feasible countermeasures to give full play to the role of personnel achieves management.

【关键词】人事档案管理;企业;人力资源管理

【Keywords】personnel achieves management; enterprise; human resources management

【中图分类号】G271                                                   【文献标志码】A                                    【文章编号】1673-1069（2020）02-0030-02

1 引言

在社会不断发展的背景下，各企业在社会中有着更加广阔的发展空间。但是不可否认，部分企业中依然存在各种有待完善的问题。企业要想获得长远的发展，一定要有专业性技能较强的工作人员作为核心力量。部分企业的人力资源管理存在问题，严重影响着企业自身的长远发展，这就体现出积极采用人事档案管理的价值和作用。

2 针对积极采用人事档案管理价值和作用的分析

档案对人们来说是至关重要的，它记录着人们的基本信息以及工作经历，而且对企业也有着一定的参考价值。但是随着人们就业观念的不断改变，人员流动频率越来越高，以至于对人们的档案缺乏有效的管理，不仅给企业带来了各种困扰，同时也给个人带来了负面影响，这就体现出人事档案管理在企业人力资源管理中的优势和价值。

2.1 减少人力资源的浪费以及人力管理的压力

随着人们就业观念的更新，工作人员更换岗位在我国社会中成为必然现象，出现这一现象的主要原因体现在以下几点：第一，工作人员为了最大限度地满足自身的发展需求，所以在各个工作环境中进行自主转变。因为当前人民群众的就业观念受到社会发展的影响，大多数人们不仅注重工作的稳定性和薪资的高低，同时也更加注重自身的全面发展和个性化需求。第二，当前社会对换岗人员存在认同的现象，并且相关企业在这一社会背景下也充分地意识到，要想顺应社会的发展，跟上社会发展的潮流，强留优秀人才是具有难度的，部分企业采取放宽措施。但是不可否认，这将会给企业的人力资源管理工作带来各种负面影响，还会对企业的发展造成巨大的压力，这就体现出档案对一个人和企业的重要性和必要性，档案能够展现出工作人员的所有信息，如毕业时间、工作经历、学历等[1]。但是，如果企业在开展人事档案管理工作中出现问题，将会导致工作人员档案的丢失以及信息泄露，为人力资源管理工作带来负面影响。这就要求企业在促进人事档案管理工作顺利进行时，应采取有效的措施进行优化和改进。实现引导人事档案管理能够顺利地进入新常态中，最大限度地减少人事档案对企业人力资源管理形成的各种压力和负面影响。

除此之外，人事档案管理能够促进企业培训工作的开展。企业积极地对员工开展培训工作是至关重要的，这就要求企业能够对各个员工的实际工作能力以及专业性技能有全面的了解和认识，从而开展具有针对性的培训工作，达到理想的培训效果。通过人事档案管理能够让企业全面地了解工作人员的个人信息，然后将员工根据年龄进行分类，对年龄较小的员工进行专业性知识的培训，让新员工能够更加全面地了解工作内容。对于年龄较大的员工来说，企业可以积极地采用健康培训的手段来调动员工工作的主动性和积极性，促使其全身心地投入在企业各项工作中。

2.2 优化人力资源管理中存在的各种薄弱环节

积极地在企业人力资源管理中采用人事档案管理，有助于优化传统人力资源管理中存在的各种薄弱环节。传统的人力资源管理方法较为落后和老旧，而且管理工作人员自身的专业性技能以及综合素质有待提升。在这一管理背景下，导致企业的人力资源管理工作很难顺利地进行，因为工作人员的档案是随时变化的，这就需要企业采取有效地措施对档案的各个流程进行合理的规划和完善[2]。但是，在实际的发展中，部分企业依然不会对工作人员的档案进行全面的整理和优化，并未形成具有普适性的人员档案管理机制，以至于部分工作人员的档案信息不够全面，并且在传递的过程中还容易出现丢失以及泄露等问题。

与此同时，人事档案更新还存在落后性，不能及时地进行更新。人员的档案管理工作对其自身是至关重要的，对企业的发展也具有促进作用。因为工作人员自身的工作经历、荣誉，甚至是在工作中所受到的处分，都会记录到自身的档案中，所以及时更新人事档案能够让各个企业对工作人员的实际情况进行全方位的了解和认识。由于在实际的档案管理工作中更新不及时，很多的企业为了节省自身的成本，不会成立专门的档案管理小组对工作人员的档案进行全面的更新，虽然这能够为企业减少成本的支出，却对企业自身形成不利的影响。试想，如果每个企业都因为减少成本而不对工作人员的档案进行更新，那么工作的各种情况也就不能让企业全面地了解和認识，也不能发现工作人员自身的发光点，这将会导致人才的流失。所以，这就体现出积极地采用人事档案管理的重要性和必要性。

3 针对全面发挥出人事档案管理作用可行性对策的分析

3.1 人事档案管理常态化

从大环境的角度来展开分析，要想促使企业加强人事档案管理工作，需要社会的共同努力，并且企业、社会以及相关工作人员之间存在的关系并不是敌对和竞争关系，而是被各种利益、管理联系在了一起。在当前社会背景下，所需要做的工作就是实现人事档案管理的常态化，要求企业和社会中的相關人员一定要加大对人事档案管理的宣传力度，让社会各界人士和企业都能够接受人事档案管理工作。需要注意的是，宣传的对象一定要面向全社会，对社会中的各界人员进行广泛宣传。通过上述问题分析，我们能够充分地了解到企业人事档案管理工作的压力其实是相对较大的，这就给人事资源管理带来了各种问题。因为要想提升人力资源管理的质量需要大量成本，并且如果投入了大量成本来进行人力资源管理，也不是在较短的时间内就能够获得收益的，而是一个循序渐进的过程[3]。其实，不能在短时间内获得收益的主要原因就是未能实现管理工作的信息化，企业可以建立信息化的人事档案管理系统，通过这种手段来减少人力以及财力的投入，实现在最短的时间内获得收益，并且在当前社会不断发展的背景下，实现信息化管理工作，也是对各企业提出的新要求，只有实现信息化才能够有更加广阔的发展空间。

3.2 明确企业的管理内容

当前人事档案管理工作内容是多样化的，各企业还并未形成共识，这在一定程度上导致企业人事档案管理中的对接工作存在着各种问题，从而引发各种不必要的问题。要想在本质上处理这一问题，就要明确规定人事档案管理的内容，促使各项工作有序进行。例如，在企业中坚持遵循统一领导、分级管理的基本原则。当前，我国各事业单位都需要专业性技能较强的人才，各企业档案数量呈现出增长趋势，因此，在设计档案管理系统时要综合考虑到在以后社会中需要适应档案管理体系，将自身的眼光放长远，实现利用“统一领导，分级管理”来落实规范档案管理工作。除此之外，企业工作人员将自身的档案交给企业管理，其实就说明足够地信任企业，企业中的档案管理部门就要确保工作人员自身的档案的完整性和安全性。

4 结语

通过上述问题分析，我们充分地意识到人事档案管理在企业人力资源管理应用的重要性和必要性。在企业人力资源管理中积极地采用人事档案管理会减少人力资源的浪费、人力管理的压力以及能够处理当前工作中存在的薄弱环节，这就要求企业中的相关管理人员能够采取有效的手段实现企业的创新发展，最大限度地满足工作人员档案管理的个性化需求，明确企业的管理内容，实现管理工作的常态化和信息化，全面地发挥出人事档案管理的作用，为促进我国人事档案的稳定发展奠定坚实的基础。

【参考文献】

【1】董春艳.企业人事档案管理中存在的不足及完善措施[J].企业改革与管理，2018（16）：85+91.

【2】彭艳梅.浅谈档案工作的特点及新时期档案工作者的素质要求[J].科学技术创新，2015（16）：156.

【3】兰培龙.人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革[J].企业改革与管理，2015（10）：93.