档案管理信息化的科学发展路径

于忠琴

【摘 要】档案信息化建设能够推动档案管理工作的进步。与传统的储存方式不同，信息化时代储存信息量会更大，速度也变得更快。因此我国开始推动档案信息化建设，逐渐形成了自动化的信息管理平台。但由于我国档案管理仍然存在一些问题，需要我们正确认识这些不足，并针对性进行调整和改进，从而推动档案信息化建设。

【关键词】档案管理;信息化;科学发展;路径

1.档案信息化建设的优势。

1.1档案信息化储存主体更为便捷。

信息化后的档案主要采用光盘和云储存对档案信息进行存储，这些现代化的储存设备会比传统的纸质档案更容易保护和携带。而且随着信息技术的不断进步，档案信息化的存储设备体积变得越来越小，储存空间却变得越来越大。一张小小的储存卡就可以存下几十个企业或者几百个个企业的档案信息。

1.2存储内容更容易保护。

传统档案多为纸质版本，这就要求必须把档案放在干燥易储存的空间里。而信息化档案后储存的空间变成了内存条或者光盘，这大大方便了我们进行储存和使用。同时如果储存的数据丢失，还可以通过技术手段进行找回。

1.3易于保护和管理。

信息化后的档案能够方便我们进行备份和使用。即使发生档案失窃或者误删的情况，我们也可以通过备份的信息化档案及时将资料找回，避免了传统档案中因为不可抗力因素被毁坏而不能修复的情况。

2.档案管理信息化的发展与创新

2.1全面优化，形成统一的规范标准与管理制度

想要促进体系的稳定运转，还应形成统一规范标准与管理制度，具体包含资源采集路径、范围、组成结构和种类、应用方式等方面的标准要求，同时还需要针对不同处理流程、软件标准和应用技术等形成明确细则和工作要求。在标准规范条件下，促进处理流程、技术、资源全面融合，形成全新的档案管理模式。档案资源处理过程，可以结合新时代特征，实施全面优化改造，具体可以分成采集储存、预处理、分析、组织、应用反馈等五种内容。

2.2合理规划档案管理

在档案的管理中，通常根据档案的实际情况进行检查，确认之后进行存档。一旦存储了数据，档案管理者便会使用此信息并向单位提供相关服务。但是在信息化背景下，这种工作模式显得非常落后，因此有必要提高单位信息化管理档案的水平。伴随着我国档案管理局域网络建设进程的逐渐完善，有关档案管理需要充分利用符合自身建设的网页形式，有效的开展在线数据与信息的共享，且将管理平台与企业内部的网站并联，以此实现用户信息的在线检索功能。积极引进国际上高水平的管理体系，建立以现代技术为核心的档案管理系统。档案的管理人员要及时更新档案信息资源库，特别是建设文档数据库，来实现网上平台电子文档的管理，进而实现文件管理的合法化与智能化。

2.3信息化管理

在信息化环境中，档案管理的创新需要信息化管理，而信息化管理需要概念上的更新，以及方法上的创新与改变，即档案的集中分类，将可以信息化管理的档案进行区分，并主动将其转换为信息数据档案。其次要做好信息化管理档案的准备，记录好有连带关系的档案，为信息化管理档案做好准备。另外，档案数据的信息化转换需要很长时间，并且记录过程需要严格的工作方法，切勿在过程中出现人为错误致使丢失档案情况的出现。最后，转换后的电子档案需要与原始记录中进行校正，以产生完整可靠的数据，这为进一步改进和使用电子数据提供了坚实的基础。

2.4提高档案信息的安全性

提高档案信息的安全至关重要。首先，在信息化环境中，不管是档案的归档或者是档案的完善，都必须通过访问特定的软件，并且不可避免地要在网络山上打开关于存档的信息平台，以便存档的管理和对存档的访问。安全管理应从有权访问档案信息的工作人员开始，提高其待遇水平，改善人员培训和晋升机制，从而减少人员流动，注重在日常培训中提高道德操守，避免内部安全问题。第二，保护档案免受火灾，洪水，地震及黑客攻击造成的意外损害，及时做好备份。第三，有必要增强现代信息技术的安全水平，使管理人员意识到网络安全，并为他们提供在该领域工作的手段，通过实践来增强档案的安全性和机密性。

2.5建设科学合理的工作机制，实现文件有序上传

企业档案管理的相关部门要加大沟通力度，及时完善电子档案数据管理部门，此部门将建立在公司部门的档案中，并可用作公司资源数据库的重要的部分。为了加强档案管理工作与信息化技术的融合，必须建立一个科学合理的奖惩机制。建立良好的管理人员奖惩制度，应着眼于单位的利益，从而有效保护每一位员工的切身利益，实现真正的公正合理。因此，一方面有必要建立對工作的奖励制度，另一方面必须制定适用于违反制度的惩罚规则，以达到工作机制真正的公平公正，奖惩严明。同时，要求单位加大对档案管理的投入，改善相应的设施，并提供在档案管理中使用，作为整合主要信息技术的物质保证。

目前存在于单一的电脑上进行收集电子文档已然成为档案管理多数电子文件无法回避的问题，相比于以往的文件，多数文件都是通过文件上传和文件下载实现的，所以通过更改传统的工作方式，可在计算机网络中建立一个操控平台，自动能够在网上上傳电子文档。将它们进行有效的收集后，再将其存档于服务器中。比如为方便下级行政部门和用户通过该网站传输其非机密档案的全文，档案管理也相应研发出电子文件自动上传体系。

2.6积极有效进行在线服务

实现全面的信息化管理可彻底改变人们学习与工作的主体方式，让人们能够及时的通过信息体系与信息终端网络获取目前各式各样的信息。因此被动的使用档案方式一定会被现代的档案服务所取代。档案工作部门能够编辑有关主题，能够在网页利用数据库查询，以便用户可以使用电子邮件在互联网上快速通信，交换信息并向着快速服务对象能够及时应答。

参考文献：

[1]刘梦玲.基层单位档案信息化管理建设途径和策略分析[J].智库时代，2019（02）：14-15.

[2]刘亚莲.基层档案管理信息化建设途径和策略分析[J].农家参谋，2019（12）：292.

[3]吴桂琴.基层单位档案管理信息化研究[J].办公室业务，2019（11）：46+50.

（作者单位：海伦市最低生活保障中心）