医院档案管理工作的意义和措施——评《信息工作与档案管理》

谷士鹏

医院档案管理是医院建设发展中的原始记录和权威凭证，是医院管理不可分割的重要组成部分。在医院实际工作活动中，医院档案作为重要的载体包括：图表、文字、录像、录音、盘片等。根据档案类型可分为人事档案、文书档案、病历档案、科研档案、设备档案、基建档案以及会计档案等，对医院发展历史全貌进行连续客观记载，完整性较高，可对医院科研活动进行相应记录，对广大民众个人就医疗信息进行全面收集，对于医院而言，属于重要财富。在医院管理过程中，属于信息资料；对于医院领导而言，有利于政策制定和措施改进，可作为临床参考和决策依据。因此，临床上十分重视医院档案管理工作强化，在卫生事业中，对其进行了不断发展与完善。

《信息工作与档案管理》一书，其核心是职业秘书档案管理技能以及信息处理技能。从企事业单位方向而言，出发点是档案管理工作任务以及实际信息工作任务，可有机结合职业教育理念，导向是活动，教学特点是任务驱动以及项目化，可将技能性、职业性以及操作性重点突出。书中的八个单元其内容涉及信息收集与整理、秘书信息工作和档案管理、任职信息开发与利用、档案的保管和利用等。在项目中，包含任务描述、学习目标、实训任务以及任务分析等，利用本教材，对于职业院校可指导文秘专业学生对档案管理以及信息工作进行学习，可作为课程教材。此外，对于从事秘书办公室行政或将要从事的工作人员而言，也可用于业务进修及指导。

《信息工作与档案管理》对比当前市场上的档案管理教材，具有独特优势，内容更加充实，有机结合档案管理工作以及信息工作，符合高职文秘教学需要，其较为新颖的体例，编写模式是任务驱动型，实现了教学练一体化，将一般教材传统模式打破，附录较为详实。在附录中，存在现行档案管理法律法规以及行业标准，尤其是工业企业档案管理方面的标准及法规，可促使档案管理法制化以及规范化。

相对于医院变革而言，创新档案管理十分重要，结合传统工作模式，跟随时代变化，对档案管理工作内容进行创新科学，规范医院档案管理工作，可促进医院管理水平显著提升，有利于医院更快更好发展。

随着社会发展，对医院档案管理工作人员提出了创新要求。医院档案管理工作人员应具备创新意识，适应形势发展要求，对客观世界进行深刻认知，不断推动医院档案事业发展，对档案管理工作进行不断创新。对于档案管理而言，若想跟上时代发展要求，应保持创新，对科学技术进行不断革新，在较短时间内，将科技成果转化为现实生产力，在如今经济生活中，充分利用信息。分析档案部门职能，主要用于信息资料收集、存放以及保管，因此，应做好档案部门信息资料开发及利用工作，对档案管理工作进行大力创新，避免医院整体发展跟不上时代步伐，避免医院档案工作积极作用无法发挥。

在医院整体事业中，医院档案管理较为重要。对于医院管理工作而言，属于核心以及基础，可将医院管理水平以及整体医疗质量显著提升，可对患者以及职工的合法权益进行相应维护。对于医院档案管理工作而言，可对医院工作情况、管理水平以及医疗质量进行客观准确反映。随着不断深入的卫生体制改革，医院将经营管理模式进行了相应转变，目的是有效提高服务质量以及医疗技术水平，将医院核心竞争力以及生存力均显著提高。

在医院各个历史发展变迁过程中，医院档案作为历史记载，属于物质文化财产。对于医院而言，可用于宣传教育和医院文化建设，也可用于构建医院整体形象；对于医院档案而言，不仅包括医院发展期间各种珍贵照片、历史资料及获奖证书，还包括实物档案等。因此，医院以各种形式进行宣传活动以及专题展览十分重要，若想展出内容精彩以及史料丰富，促进人民群众以及广大职工加深了解医院，增强职工向心力以及凝聚力，树立医院良好形象，促进医院社会效益，需要做好医院档案管理工作。

医院档案由于行业特点，利用空间更加广阔，可对医患双方权利进行维护，作为法律依据执行，可作为教学、医疗、科研活动等宝贵资料及依据。同时，医院档案可用于保险理赔、地方疾病预防以及作为疾病流行卫生政策制定依据，其临床应用价值较高，将医院档案管理工作做好，不仅关系到医学科学发展，还关系到人民群众健康。做好医院档案管理工作的措施如下。

(1)加强医院干部认知档案管理。领导干部应重点提高档案管理意识，做好档案管理工作，从医院发展战略角度出发，在重要议事日程上，将医院档案管理工作纳入医院发展重要内容。中层干部以及医院领导、医院职工应对档案重要性进行充分认知，认识档案、支持档案管理工作。医院职工应广泛参与档案管理，利用全员学习国家档案法律法规的相关活动，促进全体职工更加了解档案重要性，做好档案收集归档工作。

(2)理顺关系构建档案管理制度。对档案归档范围进行相应拓展，构建院内档案管理网络体系，对档案归档范围以及标准进行相应明确，利用行政手段，建立科学统一的档案工作制度，将档案工作标准化管理工作有效推行，实施档案统一管理，规范化管理医院档案，充分发挥其临床作用以及凭证作用；将归档范围拓展，对新型档案收集管理工作进行强化，在档案工作中，设立新课题并认真研究，利用电子化、网络化规范医院管理工作，避免新型档案出现疏于归档现象。对最新影像档案、电子档案进行及时完整有效收集，进一步丰富医院档案内容，提供相关服务。

(3)重视档案人才培养提高人员素质。对于档案管理人员而言，素质高低可对档案管理水平高低造成影响，因此，在医院人才培养计划过程中纳入档案管理人员培养，利用进修学习、专业培训以及知识更新等手段，将其业务水平有效提高，构建档案管理人才队伍，适应档案业务发展，对档案管理水平提高进行有效推动；对于医院而言，利用组织档案管理系统软件、数据库建立、多媒体技术、网络检索等培训来适应档案现代化管理相关要求，对档案管理人员知识结构进行相应完善，将现代管理意识有效增强的同时，有效提升档案工作效率。

(4)更新档案管理观念转变服务理念。档案管理的最终目是开发利用档案，做好编研工作，实现档案价值。充分发挥档案工作在医院管理中的作用，以适应现代化医院发展步骤，改变以往轻开发利用、重管理的现状，提供主动服务以及开放式服务。对医院发展有价值的资料进行主动收集以及深入挖掘，将档案编研工作做好，筛选出重大研究成果。临床分析发现，档案编研工作不是简单的文件汇总，应针对医院工作实际需求并有机结合医院发展规划、工作重点，对编研规划进行科学拟定，要求切实可行，符合医院发展要求。设立专题后，应更多渠道、更深层次开发档案资料，将档案利用价值有效提高，促进医院经济效益以及社会效益显著提高。随着现代化技术发展飞速，可利用计算机等手段，将档案信息资源开发，利用档案服务、编研成果共享等手段，做好医教研服务。

(5)档案管理纳入医院发展规划。将医院档案发展规划纳入医院的发展规划中，有利于档案建设和医院业务建设。医院档案管理是医院管理的重要组成部分，对于医院的发展作用无可替代，对档案管理设施建设投入增加资金，将会推动档案管理的现代化建设步伐。医院应为档案室配备复印机、计算机、扫描仪及打印机等信息化办公设备，购置保护档案免于受损的除尘器、空调、防磁柜及加湿器等设备，合理安排档案用房，设置档案管理软件系统。在档案管理日常工作中，做到信息化、电子化档案检索以及利用，将档案管理工作效率显著提高，使现代化的管理档案服务于医院事业发展。

在医院档案管理工作中应紧跟形势要求，大力发展创新，对医院档案管理工作需结合医院发展情况而采取系列档案管理强化措施，通过多媒体、计算机等信息化手段，强化档案管理流程及内容，提高档案管理人员的专业技术水平，培养相关人员创新档案管理意识，自觉主动完成本职工作，促进医院的医学诊疗和科学研究水平不断向前发展。