新形势下办公室管理工作的思考与分析

林娇清

摘 要：办公室是单位的重要组成部分，贯穿整个行政单位，主要负责文电处理，保密，档案，会议材料印制，办公设备维护等事宜，在单位发展中发挥着重要作用。人员作为办公室业务工作中唯一的活动因素，在业务中起着干预作用。本文将结合办公室管理的工作要点，结合实际问题，通过不断加强个人素质和工作能力、认真履行工作职责，扎实做好每项工作，进一步明确今后工作努力方向，帮助单位做好物资控制并实现可持续发展。

关键词：办公室;办公室管理;行政人员;管理工作

笔者参加工作以来在单位领导及同事们的支持与帮助下，严格要求自己，在本职岗位上克尽职守，兢兢業业，各项具体工作按计划推进，各项临时交办工作按时完成，为保障单位的日常工作运行做出了一定的贡献。现将多年来的工作情况总结如下：

一、不断加强个人素质和工作能力

1、个人方面：与党中央思想保持高度一致，积极参加政治理论学习，通过学习，提高了自身的政治理论素质。另外，我还注意从书本、从实际生活中汲取营养，认真学习、仔细体会新形势下如何做一名合格的工作人员。树立良好的道德品质，讲团结、顾大局，办事光明磊落，有艰苦奋斗精神。能克服工作中遇到的困难，有较强的自我管理意识。公正廉洁，牢固树立为人民服务的思想。

2、工作方面：有较强的事业心和责任感，思想作风正派。平时，除了忙日常工作外，还不断学习行政事务管理和电脑等相关业务知识。同时，虚心向领导、同事学习，取长补短，增强服务意识。通过学习，提高了业务素质。在落实各项工作的时候，能够注意态度和方法，与同事们和谐相处，各项工作都得到了大家的支持，顺利地完成各项任务。有着严格的保密意识，能遵守保密纪律，不随便扩大传阅文件的范围，对职责以外的问题不随便答复。出外联系工作，态度和蔼，对待外来办事的人员，都能热情接待，一视同仁。

二、认真履行工作职责，扎实做好每项工作

在办公室的工作职责主要有两大项：一是办事、办会，二是办文。

（一）办事、办会

1、日常工作：认真安排好各项工作的具体时间，分清工作主次和轻重缓急，做到有理、有节、有序、有效。做好单位内部上下联络沟通工作，及时向领导反映情况，反馈信息，及时通知领导的开会时间及活动日程。 负责办公室来电的接听，耐心细致地做好来电咨询工作，重要事项认真记录并及时传达给领导，不遗漏、延误。做好值班人员安排表，并做好值班电话记录。 2、物资管理工作：制定日常办公用品清单，及时订购与发放办公用品。做好单位复印机、打印机、传真一体机等办公设备修理维护，确保工作人员的正常使用，保证单位工作的正常运转。3、会议工作：做好会议的后勤服务工作，会议材料的印刷、发放，座位牌的制作都井井有条。4、保密工作：增强保密意识，遵守保密纪律，讲究保密艺术，做好文书的保密工作。

（二）办文

1、公文处理工作。在机关文秘部门的工作活动中，公文处理工作是一项是最主要、最大量也是最重要的日常工作。它通过公文的拟制、办理、管理以及整理归档的一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息运转与处理的科学流程。具有政治性、时限性、机要性和规范性的特点。主要工作有：（1）文件的收发、登记和分送;（2）文件的承办和催办;（3）文件的缮印、校对和用印;（4）会议、汇报、电话的记录和整理;（5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作;（6）归档文件材料系统整理、编目和归档工作;（7）处理群众来信;（8）为机关领导准备有关资料并完成领导交办的其他文书工作的任务。

2、公文的办理程序。（1）日常做好各级各部门的文件签收、拆封与登记。建立收文登记簿、备忘簿、阅办单，将需要登记的文件在收文登记薄上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。这样便于管理和保护文件，防止积压和丢失;便于检查和检索文件;便于文件的统计和催办。（2）审核、分发与传阅。在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确的将收到的文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。对那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查，加速文件运转，提高机关办事效率。（3）做好公文的缮印与校对。建立缮印登记制度，做到文字准确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，符合格式要求，便于阅读办理，同时注意文件的保密。

3、公文的整理与归档。（1）遵循“文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整理。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。（2）做好文书的保密工作。对标明秘密、机密等的保密文件做好文件的保管和销毁工作，在传阅、保存中严格遵守保密法规定做好文件的保管、借阅、安全保密、移交等日常工作。

三、今后工作努力方向

在新时期作为办公室一名办事人员，要努力提高以下几方面意识：

1、自我意识。作为一名办事人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。

2、信息意识。当今社会是一个信息时代，增强信息意识是办事人员提高工作效率的重要保证。办事人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，办事人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行取舍，把最有用的信息提供给领导。

3、创新意识。过去对办事人员的创新意识明显重视不够，只承担大量的收文、发文任务。在新形势下，要发挥办事人员的创造性，就要发挥其主观能动性，大胆地出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手。

4、责任意识。办事人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，办事人员才会随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断;在任何人面前、在处理任何事情上，都表现出良好的思想文化和职业道德修养，才能真正提高办事工作的质量和水平，为单位做出更大的贡献。

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（作者单位：福建省泉州市市场监督管理局，福建 泉州  362000）