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新形势下办公室管理工作的思考与分析

2020-05-22林娇清

山东青年 2020年3期
关键词:办公室管理办公室管理工作

林娇清

摘 要:办公室是单位的重要组成部分,贯穿整个行政单位,主要负责文电处理,保密,档案,会议材料印制,办公设备维护等事宜,在单位发展中发挥着重要作用。人员作为办公室业务工作中唯一的活动因素,在业务中起着干预作用。本文将结合办公室管理的工作要点,结合实际问题,通过不断加强个人素质和工作能力、认真履行工作职责,扎实做好每项工作,进一步明确今后工作努力方向,帮助单位做好物资控制并实现可持续发展。

关键词:办公室;办公室管理;行政人员;管理工作

笔者参加工作以来在单位领导及同事们的支持与帮助下,严格要求自己,在本职岗位上克尽职守,兢兢業业,各项具体工作按计划推进,各项临时交办工作按时完成,为保障单位的日常工作运行做出了一定的贡献。现将多年来的工作情况总结如下:

一、不断加强个人素质和工作能力

1、个人方面:与党中央思想保持高度一致,积极参加政治理论学习,通过学习,提高了自身的政治理论素质。另外,我还注意从书本、从实际生活中汲取营养,认真学习、仔细体会新形势下如何做一名合格的工作人员。树立良好的道德品质,讲团结、顾大局,办事光明磊落,有艰苦奋斗精神。能克服工作中遇到的困难,有较强的自我管理意识。公正廉洁,牢固树立为人民服务的思想。

2、工作方面:有较强的事业心和责任感,思想作风正派。平时,除了忙日常工作外,还不断学习行政事务管理和电脑等相关业务知识。同时,虚心向领导、同事学习,取长补短,增强服务意识。通过学习,提高了业务素质。在落实各项工作的时候,能够注意态度和方法,与同事们和谐相处,各项工作都得到了大家的支持,顺利地完成各项任务。有着严格的保密意识,能遵守保密纪律,不随便扩大传阅文件的范围,对职责以外的问题不随便答复。出外联系工作,态度和蔼,对待外来办事的人员,都能热情接待,一视同仁。

二、认真履行工作职责,扎实做好每项工作

在办公室的工作职责主要有两大项:一是办事、办会,二是办文。

(一)办事、办会

1、日常工作:认真安排好各项工作的具体时间,分清工作主次和轻重缓急,做到有理、有节、有序、有效。做好单位内部上下联络沟通工作,及时向领导反映情况,反馈信息,及时通知领导的开会时间及活动日程。 负责办公室来电的接听,耐心细致地做好来电咨询工作,重要事项认真记录并及时传达给领导,不遗漏、延误。做好值班人员安排表,并做好值班电话记录。 2、物资管理工作:制定日常办公用品清单,及时订购与发放办公用品。做好单位复印机、打印机、传真一体机等办公设备修理维护,确保工作人员的正常使用,保证单位工作的正常运转。3、会议工作:做好会议的后勤服务工作,会议材料的印刷、发放,座位牌的制作都井井有条。4、保密工作:增强保密意识,遵守保密纪律,讲究保密艺术,做好文书的保密工作。

(二)办文

1、公文处理工作。在机关文秘部门的工作活动中,公文处理工作是一项是最主要、最大量也是最重要的日常工作。它通过公文的拟制、办理、管理以及整理归档的一系列相互衔接的程序和环节,构成机关信息运转与处理的科学流程。具有政治性、时限性、机要性和规范性的特点。主要工作有:(1)文件的收发、登记和分送;(2)文件的承办和催办;(3)文件的缮印、校对和用印;(4)会议、汇报、电话的记录和整理;(5)文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作;(6)归档文件材料系统整理、编目和归档工作;(7)处理群众来信;(8)为机关领导准备有关资料并完成领导交办的其他文书工作的任务。

2、公文的办理程序。(1)日常做好各级各部门的文件签收、拆封与登记。建立收文登记簿、备忘簿、阅办单,将需要登记的文件在收文登记薄上编号和记载文件的来源、去向,以保证文件的收受和处理。这样便于管理和保护文件,防止积压和丢失;便于检查和检索文件;便于文件的统计和催办。(2)审核、分发与传阅。在文件拆封登记以后,按照文件的内容、性质和办理要求,及时、准确的将收到的文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。对那些必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促和检查,加速文件运转,提高机关办事效率。(3)做好公文的缮印与校对。建立缮印登记制度,做到文字准确无误,设计美观大方,页面整洁清晰,字体大小得当,标题居中醒目,符合格式要求,便于阅读办理,同时注意文件的保密。

3、公文的整理与归档。(1)遵循“文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用”的原则,进行整理。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。(2)做好文书的保密工作。对标明秘密、机密等的保密文件做好文件的保管和销毁工作,在传阅、保存中严格遵守保密法规定做好文件的保管、借阅、安全保密、移交等日常工作。

三、今后工作努力方向

在新时期作为办公室一名办事人员,要努力提高以下几方面意识:

1、自我意识。作为一名办事人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

2、信息意识。当今社会是一个信息时代,增强信息意识是办事人员提高工作效率的重要保证。办事人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,办事人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行取舍,把最有用的信息提供给领导。

3、创新意识。过去对办事人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务。在新形势下,要发挥办事人员的创造性,就要发挥其主观能动性,大胆地出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手。

4、责任意识。办事人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,办事人员才会随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断;在任何人面前、在处理任何事情上,都表现出良好的思想文化和职业道德修养,才能真正提高办事工作的质量和水平,为单位做出更大的贡献。

[参考文献]

[1]吴锦城.浅谈新形势下办公室管理工作的思考[J].才智,2020(03):230.

[2]朴长浩.关于新时期图书馆办公室的创新管理思考[J].科技风,2020(02):228.

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[4]邓衡.事业单位办公室后勤保障管理工作及问题处理探析[J].劳动保障世界,2020(02):67.

[5]吴树超.办公室在国企改革形势下做好信息管理工作的思考[J].办公室业务,2019(24):99.

[6]刘菲菲.新形势下企业办公室管理工作的创新思路及方法[J].山西青年,2019(24):221.

(作者单位:福建省泉州市市场监督管理局,福建 泉州  362000)

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