加强工程项目档案信息化管理策略分析

杨玲

摘 要：随着城市化进程的加快，我國工程项目建设数量不断增加，在档案管理工作中，面临着更多的挑战。当前，信息技术迅速发展起来，为项目管理工作提供了新方法，并成了档案管理的发展方向。基于此，文章先对工程项目档案的特征进行简要阐述，然后针对档案信息化管理中的问题，提出了处理措施，希望可以为同行业提供参考。

关键词：信息化;档案管理;问题;策略

近年来，在各行业中信息技术得到广泛应用，改变了人们日常工作与生活。结合当前档案管理实际，为了有效规避各类问题，就要采取信息化技术，提升档案管理技术水平，使档案管理工作向着系统化发展，提升核心竞争力。

1 工程项目档案的特征

第一，结合当前工程项目管理来说，具有一定的复杂性，如项目施工设计方案、需上级审批的文件、环境等，此外还包含资料、设备等。另外，还要与各方密切配合，把档案工作做好。第二，档案管理存在着一定的特殊性，如一次性、确定性以及实用性。而一次性是指项目整个过程属一次操作，档案由立项到竣工也属于一次性;确定性指的是在整个工程项目中，各环节都存在档案，直接体现了工程项目的建设情况，因此，档案具有完整性;实用性是结合项目实际，对其有一个真实的了解，并具有非常关键的使用与保存价值，能够为项目提供依据，并为类似项目的建设提供一定的参考。第三，减少存储空间。通过信息化技术，有效减少了档案存储空间，结合移动硬盘等，利于档案的携带，为档案检索提供客观条件。第四，档案共享。通过信息技术的应用，档案管理工作中，能够为人们提供快速且准确的检索，方便浏览各类文件，实现档案资料的共享。

2 工程项目档案信息化管理中存在的问题

当前，虽然多数项目管理人员意识到档案信息化管理的重要性，但在推进过程中，仍存在着较多问题。

1）管理人员缺乏对档案工作的理解。管理人员片面的认为档案工作无法与业务发展相比，随着时代的发展，虽然管理人员意识到档案信息化管理工作的重要作用，但缺乏对其深刻的理解。档案管理系统也缺乏对重要知识与技术的建设，系统维护工作也需专业人员，这都为档案管理工作增加了难度。此外，在工程项目中，缺乏独立的档案部门，导致管理人员未能将工作重点放在档案工作中，对管理工作的了解就会减少。

2）档案信息化建设条件有待提升。档案信息化建设工作包含人员素质、经费等方面。大多数档案工作人员是多年从事此项工作的，其年龄偏大，缺乏信息化专业知识，专门的工作人员无法满足信息化的发展要求，人员配备不完善，也是阻碍档案信息化发展的重要原因。此外，经费问题也是档案管理工作中面临的重要问题，这就导致专业信息化设备无法配备，缺乏先进的设备，就会影响到工作的顺利开展。

3）档案管理系统有待提升。工程项目管理过程中，管理系统不完善，各级档案部门系统不同，导致系统中出现衔接差等现象，影响到档案资源的整合与共享，也无法实现很好的交流，影响到档案信息化管理水平的提升。

4）信息技术基础薄弱。工程项目中，计算机应用水平不高，很多项目仍采用传统的管理模式，没有应用网络，也无法达到信息的共享。信息化应用方面不足，没有真正实现信息化管理。

5）不合理的信息技术应用。工程项目档案管理过程中，存在着信息技术应用不合理现象，对于工程中非常多的文档资料，利用电脑进行存储时，没有对其进行分类，导致后续查询时，非常困难。

3 加强工程项目档案信息化管理的措施

1）拓宽工作思路。第一，结合当前档案信息化管理实际分析，档案管理部门人员以服务大众作为工作基础，拓宽工作思路，改善传统管理模式。另外，结合当前信息化技术，对管理方式进行创新。除了重视档案资料的维护外，还要科学进行保护，以强化信息化的应用，方便人们更好了解档案信息。当前，随着信息技术的不断发展，管理模式也出现很大变化，由传统手工管理向现代化管理方面发展，增强了档案的信息化建设，同时，对管理人员提出越来越高的专业要求，因此，相关工作人员提升自身能力，不能只将工作停留在传统管理模式中，提升对档案信息化的应用，促进管理工作的开展。第二，工程项目管理过程中，引进专业素质与技术能力高的人才，在信息化建设中，重视人才队伍建设，培养专业人才，为工程项目档案管理工作提供可靠保障。

2）引进先进设备。第一，在档案管理工作中，纸质档案易产生损坏，如虫蛀、霉变等，因此，在工作过程中，积极引进先进设备，促进信息化管理，通过先进的技术力量提升档案管理工作。第二，结合实际对项目图纸、技术等信息进行分类管理，在引进先进设备的同时，对传统工具进行完善，促进工程项目管理工作的有序进行。就当前档案工作来说，包括各类资料，因此，要增加设备采购金，以促进档案工作的顺利发展。

3）强化档案信息化的安全管理。当前，在档案信息化管理过程中，还要确保信息的安全性，从而更好的提升档案质量。由于传统纸质档案转变为信息化档案过程中，缺乏稳定性，所以，档案管理人员必须提升安全意识，把纸质化与无纸化相结合，通过双项备份，有效预防网络病毒，做好档案信息化的安全管理。此外，还要定期对档案进行备份，及时完善备忘录，提升信息化管理的安全性，提升数据库的安全，促进档案管理工作水平的提高。

4）制定完善的信息化管理制度。工程项目管理过程中，制定完善的信息化管理制度，能够提升档案管理水平。建立与其相适应的管理制度。当前，在工程项目管理过程中，虽已制定相关制度，但仍要结合实际，对其进行完善，以更好的提升管理水平。另外，还要分类对档案进行管理。在制度方面，确保录入系统档案的完整性，为决策人员能够保障，提升档案资料的有效利用。

5）提升管理人员专业素质。随着信息技术的发展，为了满足信息化管理要求，就要通过各类手段提升管理人员专业素质，促进档案工作的进一步发展。结合当前档案管理人员现状，统一进行培训，定期提升管理人员专业技术水平。确保每一位档案管理人员都能熟练使用信息技术实现对档案的录入与查阅。在进行培训过程中，也可采用远程教育平台，提升管理人员专业水平。

6）对档案文件进行统一标准。在档案管理过程中，统一档案文件，建立与其相适应的标准，具有非常关键的作用。随着科技的发展，档案管理工作得到创新，必须建立完善的编写文件统一规则，并严格执行，确保文件信息的标准化管理。除此以外，还要明确各工作人员职责，分类别的对文件进行管理，以更好的提升档案管理水平。

7）提升资源利用率。当前，随着新兴行业的不断兴起， 人们对工程项目档案管理工作提出越来越高的要求。作为管理人员，要充分认识到信息技术的重要性，并将其引入档案管理工作中。通过信息技术的有效应用，节约成本，提升工程整体质量与效率。使系统编号代替传统的纸质档案，不仅能够节约查找的时间，还能够确保档案的安全保存，在一定程度上提升了信息的利用率，使数据资料更好的服务项目管理工作。

4 结束语

综上所述，随着信息技术的不断发展，在工程项目中，人们越来越意识到信息化管理的重要性。因此，对档案进行管理过程中，充分利用信息技术，促进资源的共享，提升项目管理效率。除此以外，还能够有效节约成本，提升项目综合竞争实力，促进档案管理工作信息化管理水平的提升。

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