基于档案管理的电子信息化管理模式建设及应用研究

马丽娜

摘 要：随着社会的快速发展，信息量不断趋向于多元化，这在很大程度上增加了单位的工作量。档案管理是在开展其他工作的基础上实现单位资金和其他相关工作的有效利用，这同样是一种对后续工作的支持，此外，档案收集工作对档案利用的质量也有着一定影响。而随着信息时代的来临，各种信息技术涌入档案管理行业，传统的档案管理方式已经无法满足新时代的社会需求，所以，如何利用信息技术构建出新的电子档案管理模式，已经成为管理单位面临的首要问题。基于此，本文对新形势下档案管理中存在的问题进行了讨论，并提出了电子信息化管理模式的构建策略。

关键词：档案管理;电子信息化;管理模式;建设策略

信息时代的到来对档案管理工作提出了更高的要求，不仅需要相关工作人员在工作实践中实现创新，同样需要相应的信息技术创新，以此来构建出全新的信息化管理模式，全面提升档案管理工作的效率。信息时代的档案管理事务不断增多，亟待构建出新体系实现档案的信息化管理，并在此过程中加强改革创新，在降低人力、物力财力消耗的同时，提升档案管理水平。

1 档案管理中的现状

1）档案人员对于业务的操作不够熟练，档案管理制度的落实较差。近些年来由于单位制度的变革，导致档案管理人员频繁调动，再加上没有相应的培训，档案管理人员对于业务的操作流程不够熟悉，很难胜任当下的档案管理工作。而在转出、转入以及工资发布等情况中没有按照手续办事，且存在一定的档案密封性较差以及档案造假的情况，这对档案的真实性和隐私性造成了较大的影响。

2）管理不够规范，档案的管理意识有待提升。档案管理人员没有严格遵守“档案管理材料收集归档规定办事”[1]，且一些管理部门缺乏具体的实施细则，就算有相关规则，也不过是流于形式，档案管理人员只是充当档案的保管员。此外，一些人员对于档案管理意识不足也是一大问题，对于相关档案材料没有及时收集和归档，导致其中部分档案出现丢失或者损坏，较为显著的就是学历材料以及入党资料的丢失。而在档案的记录当中，存在填写格式不规范，填写内容过于随意以及审核标准不准确等，这就直接导致档案的管理工作不够严格和细致，存在一定的客观随意性，不利于向上层单位提供第一手资料。

3）档案的管理较为分散。首先是由于近几年来管理的机构改革导致人员档案管理较为分散。比如在党办相关的干部档案、人事部门的在职人员档案以及退休人员的档案管理，这些管理只是停留在不丢失的状况。其次是管理档案的硬件设备不够完善，设施的配置不到位，到不到相关规定标准，管理手段和管理设备都还停留在一个十分落后的水平，不利于档案现代化管理的实现。而随着信息时代的到来，事务量不断增大，一些管理部门在选择档案管理设备时还具有较大的随意性，多数采用因地制宜的存储原则[2]，还在采用原始的手工操作，不仅现代化水平较低，还使得在档案查询或者管理当中十分繁琐，极大的增加了工作量。

4）现代化发展管理软件缺乏统一性。档案管理在很大程度上已经实现了信息化管理，但是由于其应用的计算机型号不一、规格各异，各自开发的管理软件并不能相互应用，而且尚未开发出一个既适用于文件检索又能用于档案信息管理的计算机管理系统，这在很大程度上制约了档案信息电子化的进程。

2 档案管理电子信息化管理模式的构建策略

1）完善硬件设备，规范管理制度。规范管理制度首先需要完善相关的基础硬件设备，注重硬件等方面基础设备的完善[3]，这是保证档案完整的前提条件，加大计算机等现代化硬件的投入力度。档案库内还有必要配置计算机或者打印机等现代化办公设备，并在此基础上解决办公室拥挤或者资金投入不到位等方面的问题，防止出现多部门多人员监管，却无一人负责的情况出现，管理的错位或者交叉也会极大的影響到档案管理质量和效率。其次是注重管理制度的建设，档案管理部门需要建立一个档案归档整理、人员职责以及检查核对制度，并将这些制度落到实处，做到“四不查”、“四不借”和“三不转”。何为四不查，即没有依据相关报表不查，不在本单位的范围内不查，不是正式党员干部不查，没有相关的审批手续或者手续不全不查。

2）提升档案管理人员的信息管理水平。档案管理的专职人员一定要具备一定的管理经验或者专业知识。首先，需要大力进行对人事档案管理工作的宣传，提升全体管理人员对档案的管理的认识，让其意思到档案管理的重要性。其次就是设备的现代化，当今时代是一个信息时代，各种信息手段和管理方式层出不穷，这就需要管理部门引进先进的管理手段，让在职员工具备一定的计算机操作能力，让其能够胜任现代化管理工作的需要，此外，还可以通过培训的方式不断提升管理人员的管理素质和专业水平，保证其岗位的稳定性。

3）档案管理工作的现代化和信息化。信息时代最注重的就是信息技术现代化，随着当今社会的快速发展，利用计算机和信息网络进行档案管理是时代变化的必然趋势，同时也是实现档案管理现代化必经之路。首先，管理部门可以利用扫描仪或者计算机能现代技术，将档案以数字信息的方式输入到计算机当中，将纸质文字、图片上的信息全面转化为数字信息，实现纸质档案和数字档案的并存。其次就是对管理档案的信息管理系统进行完善，建立出一个巨大的数据库，采用相关的管理软件进行档案目录的编制，这不仅极大了档案的管理效率，还有利于档案信息的检索，对提升档案信息的实效性有重大意义。

4）保证档案内容的真实和准确。电子信息管理模式更加注重信息的真实性，档案人员一定要遵守相关规定，实事求是的对档案进行严格把关，不断提升档案的真实性以及价值。一位合格的档案管理人员要具备一定的政治敏感度，然后是具备较高的责任意识，要对每一位人员的资料进行严格鉴别，防止其中混入弄虚作假的文件进入，保证档案的准确性和真实性。

3 总结

信息时代给档案管理工作带来了极大的机遇，同时也带来了较大的挑战，需要管理部门抓住这些机遇，搭建出高效、全新的电子信息管理系统，对管理人员进行观念上的更新，并根据当下档案管理工作的开展趋势，在创新管理制度的同时实现档案管理的现代化，全面提升档案工作效率。

参考文献

[1]肖钦钦.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].才智，2019（27）：231.

[2]侯雯.档案管理中电子信息化管理模式的应用研究[J].办公室业务，2015（21）：32.

[3]曹太刚.基于档案管理的电子信息化管理模式建设及应用研究[J].中国管理信息化，2020，23（04）：195-196.