试论如何实现档案资料管理信息化

摘 要：当前信息化时代背景之下，人们对于知识的吸取要求越来越高，而档案资料管理（以船务公司）是由档案管理人员进行分类之后整理而来的，但随着信息资源的海量化增长，传统的档案管理模式已经无法适应现代化的时代发展需要，这是因为传统的档案管理方式在海量信息化时代背景之下需要消耗巨大的人力物力财力对相关档案进行整理，为此我们必须档案管理方面引入先进的技术设备来适应时代发展的需要，方便相关工作人员进行档案的管理。本篇文章就如何实现档案资料管理信息化提出意见和建议。

关键词：档案资料管理;信息化管理;船务公司

1 船务公司档案资料管理存在的问题

1）档案管理机制不健全。档案资料的管理机制分为两个组成部分，一个是机构设置，另一个是内部档案管理制度。首先船务公司需对各部门各人员机构设置具有明确的分工，根据不同的职能规划不同的层次分级，而我司的檔案资料管理就是缺乏系统的类别归纳。在将不同类型的档案资料进行归纳时，没有根据具体的档案内容进行分类，从而没有形成统一的管理模式。这样就会导致各个部门之间职责分工不明确，工作交流不畅顺，甚至相关部门会出现相关档案资料缺损丢失的情况发生。其次，内部档案资料管理制度不完善，没有及时更新档案资料分类的在档情况，很多档案资料并没有对新入的档案资料进行个性化归纳，使得档案管理工作复杂而繁琐，也不利于档案资料管理的信息化发展。

2）档案管理方式落后。现在还有很多地方，实行档案资料管理时仅采用人工管理，而档案资料涉及方方面面。不同群体在进行档案资料查阅的同时会提供很多纸质材料和电子档材料，并且随着我国经济水平的不断发展，船务公司涉及的档案资料越来越庞多，信息存储量大，基数大，档案管理方式科技化程度普遍不高[1]。由于各地区经济水平还存在一定的不平衡，所以档案信息化管理中也会存在信息设备不齐全、信息采集不准确、采集程序不规范或者是信息资源利用服务效果不理想等一系列问题。

3）档案管理人员综合素质不高。档案资料管理是一项专业性的工作性质，是属于服务管理层次，管理工作的质量与管理人员的综合素质是密不可分的[2]。第一，管理人员的专业素质普遍不高。受传统管理体制的影响，一般船务公司档案管理都是由公司设立的相关经办机构，很多人都是直接通过岗位设置，所以存在管理人员年龄结构偏大，专业素质不高，学历水平普遍偏低的问题，往往会导致管理人员学习能力偏低，难以快速接受新理念和新政策的贯彻，难以具有良好的服务意识。

2 船务公司档案资料管理改革的方向

1）健全档案管理机制。解决一个问题状况的发生我们要从源头制度抓起，船务公司在档案资料管理的制度改革主要体现在建立新的规章制度、完善网络。公司通过认真宣传贯彻集团（股份）公司最新的档案管理办法及档案工作法律、法规、安全管理等有关措施，进一步贯彻落实集团公司、市、省关于加强档案安全管理工作的意见，公司对档案室定期进行安全排查，强化档案人员安全意识，防范档案信息管理风险，杜绝隐患，确保档案实体和信息安全。同时在集团公司档案科的直接指导下，修订《船务公司档案管理办法》，调整档案管理小组成员和工作网络，档案工作由公司党委书记分管，办公室主任负责档案日常管理工作，并且配有专职的档案管理人员。

2）改进档案资料管理方式。运用先进的档案资料管理模式，将计算机网络数据化的管理模式充分运用到档案资料管理工作中去，进一步促进档案资料管理工作的落实。运用科学先进的管理模式，可以有效地提高档案资料管理工作的效率，从根本上解决档案资料管理中数据储存量较大的问题，使档案资料管理相关人员的管理方式更加科学化和先进化。目前船务公司在档案资料管理上的改革方式主要是在完成前几年档案基础工作上，着重推进档案信息化建设，利用新档案管理系统对新产生的档案做好电子化保存，同时做好电子档案的归档。此外，逐步对以前已归档的档案做好电子化保存，持续推进档案信息化建设。

3）提升档案资料管理人员的专业化水平。专业化的档案资料管理人员不仅能够是整个档案资料的管理工作高效便捷，而且在整体上能够促进档案资料的管理程序上服务上都达到被管理人员的满意度水平，从而达到档案管理先进性水平的提升[3]。目前船务公司在对相关档案资料管理人员的相关要求主要体现在查阅利用档案方面，档案员主动热情提供相关的档案资料，并记录好档案利用的相关情况，为公司的生产经营和可持续发展提供了宝贵的档案信息。船务公司相关数据显示2018年5月-11月各门类档案利用率为：127件次、39人次、116卷次、复印文件资料112张。根据上级检查有关工作，各部门通过档案室查找有关合同、审批表、会计凭证等，为应对检查工作提供有效的帮助;技术部、船运部也在工作中多次查阅或借用图纸;为离职员工查找任职期间（特殊工种）的工资表、经济专业技术资格证明，以顺利办理退休手续;为已故员工的家属查询已故人员档案（办理房屋继承公证）等事宜提供了有效的档案服务。

3 船务公司档案资料管理改革后状况

1）领导重视、档案资料管理机构健全。船务公司的档案管理工作由党委书记直接分管，档案室直属办公室管理，将档案管理工作纳入公司年度工作计划和议事日程。根据组织机构变动和人员调整情况，两次调整档案管理委员会成员。在每个职能部门设置1名兼职档案员，按照公司档案管理办法，共同开展档案管理工作。公司档案管理工作机构健全、层级清晰、职责分明，确保了档案管理工作的有效正常开展。

今年用于档案室的软、硬件配备投入共计17610元。其中：更换3台空调共5850元，库房安装了吊顶灭火器、防爆灯、配档案推车和书梯等共2480元，购买档案盒等用品2920元，订制档案借阅室桌子及储物柜6360元。

在档案管理工作中，公司切实执行《中华人民共和国档案法》，认真实施《企业档案工作目标管理办法》、集团（股份）公司档案管理办法、船务公司档案管理办法，业务上接受集团公司办公室和股份公司行政事务部档案科的指导和监督。

2）相关库存档案情况。档案由文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、已故人员档案、实物档案、电子档案七大门类组成。现库存量为14796卷（件）。

其中：

4 结束语

档案资料的信息化管理是为了有效提升档案资料管理的效率，为进一步实现船务公司档案资料的信息化管理提供必要条件。通过加强对船务公司的档案资料管理，进一步促进档案管理工作上新台阶，体现档案工作对企业的重要性，为生产经营提供有力保障。今后档案管理工作应严格按照档案管理办法的要求，加强部门间沟通，按时收集档案资料，做好档案整理和录入，使公司档案管理工作更加规范

有序。

参考文献

[1]罗军.我国档案管理体制改革研究[J].档案学通讯，2009（5）.

[2]高雪红，姜延溪，王红敏等.企业档案工作改革发展十年[N].中国档案报，2005-11-24

[3]成永付.新时期企业档案管理体制、模式的建构[D].安徽：安徽大学，2007

作者简介

马门珍（1978-），女，广州，本科，助理政工师，船务公司，研究方向：档案管理。