新时期民政局如何更好地开展档案管理工作

王晓燕

摘 要：民政局一直以来都是十分重要的政府机构，近年来，我国各类民政事务更加频繁，对于民政局档案管理工作的要求也越来越高。在新时期背景下，如果不能有效的开展民政局档案工作，我们的服务质量就会大打折扣，工作效率也会越来越低。如何通过创新民政局档案管理工作，进而提升整个民政局的工作质量，成为我们每一个人都要思考的问题。

关键词：新时期;民政局;档案管理工作

我们只有与时俱进，不断的根据时代特色创造出和当今社会相匹配的民政局档案管理方案，才能更好的执行各类政府职能。现阶段，民政局档案管理工作存在着一定的问题，例如：未建立一套完整的民政局档案管理制度;相关民政局工作人员专业素质不高;民政局档案管理设备落后等等问题。在笔者看来，相关民政局档案管理负责人可以通过以下方式来提升我国民政局档案管理工作的效率和质量，例如：建立和完善一套完整合理的民政局档案管理制度;提升民政局工作人员专业素质;引进先进的民政局档案管理设备等等方式。原有的制度与设备已经不能很好的满足现阶段我国社会发展对于档案信息管理和保护的需求，我们只有与时俱进，根据实际情况完善已有的制度，才能更好的改善档案信息管理系统。

1 民政局档案管理工作现阶段存在着的问题

各地民政局对于档案管理工作的重视程度，可以极大的影响这一地区民政局对于档案管理工作的顺利开展。对于相关档案管理的制度，专业人员的工作能力以及档案管理设备的数量和性能，都会在很大程度上决定一个地区民政局档案管理工作的质量和效率。

1.1 未建立一套完整的民政局档案管理制度

如果不能建立起一套完整且有效的民政局档案管理制度，相关的管理人员在开展档案管理工作时就只能凭借自己的经验和想法，这样很容易造成每个地区民政局档案管理工作质量的不均衡，也会在工作人员交班或者换届时造成不必要的错误。档案信息一直都是一个十分私密的信息文件，尤其是民政局的档案信息，几乎涉及每一位百姓的个人信息内容，一个完善的民政局档案管理制度，可以更好地规范工作人员的管理操作，弥补制度漏洞，让每一位工作人员都能够各司其职。另一方面，有效的监督机制的缺乏，也使得一些地区的民政局档案管理人员在工作时不负责任，不严格遵守单位的纪律，不能够对档案进行有效的归纳、整理以及保护。更有甚者，一些工作人员利用职务的便利，为了眼前一时的利益对档案进行随意的查阅，进而将信息透露给无关人员。

1.2 相关民政局工作人员专业素质不高

有很多民政局档案管理人员在上岗之前并未进行专业知识的培训和正规考核，认为档案管理是一份十分简单并且不需要任何技术含量的工作，因此，在日常的工作中，相关人员常常产生松懈的态度， 工作的效率也大大的降低。另一方面，如果没有经过专业知识的培训，工作人员会很难意识到档案管理工作的重要性与意义所在。

1.3 民政局档案管理设备不全和落后

现在很多地区的民政局在管理档案时，采用的方式和设备依旧十分的老旧，这样一来，就使得档案的归纳整理工作十分的冗杂，大量的档案数据的归纳与总结也会很容易出现错误。而且，在其他政府部门想要查阅相关的档案时，需要花费很多的时间才能从大量的档案中找到，延缓了政府部门办事的效率。

2 民政局档案管理工作改进策略

在意识到现阶段我国民政局档案管理工作中存在的不足之后，我们需要更加积极的建立和完善相应的民政局档案管理制度，定期培训和考核相关的专业人才，让工作人员具备更多的档案安全管理技能和意识，完善相应的技术设备数量，引进合适的现代化先进设备，让民政局档案管理工作更加的与时俱进。

2.1 建立和完善一套完整合理的民政局档案管理制度

我们需要根据各个地区实际情况完善和建立相应的民政局档案保护与管理制度，让各个工作人员能够在工作时真正做到有章可循，减少以往根据经验和个人想法办事的局面，减少民政局档案管理工作的错误，提升该地区民政局档案管理工作的质量，更好的为该地区人民服务。另一方面，民政局管理部门相关的监督机制也一定不能缺少，对相关工作人员的工作进行定期的检查，对于那些认真整理、归纳、保护档案信息的工作人员进行适当的表扬和鼓励，对于那些不认真工作、不遵守档案管理制度的工作人员给予及时的批评，让他们能够尽快的改正自身的问题。在过去的档案管理工作中，很多流程都是仅仅流于形式，并未真正能够将档案管理工作落到实处。

2.2 提升民政局档案管理工作人员专业素质

民政局在招聘相关的档案管理人才之前，一定要对这些人才进行相关思想道德品质与档案安全管理意识的考核，确保他们是真的能够认真对待档案管理这份看似简单实则要求大量精力的工作。如果想要胜任民政局档案管理这份工作，不仅需要工作人员具备扎实的基础知识储备，还需要有很强的动手实践能力与足够的耐心，能够在大量的档案中进行认真分辨、归纳与整理。与此同时，一定要加强对于档案管理人员定期的工作考核，及时地发现他们工作中存在的不足之处，或者是之前并未发现的纰漏，尽快的解决和改善，既能防止更大错误的发生，也可以让相关的工作人员树立更多的忧患意识，在工作岗位上更加的认真负责。只有在平时把这些风险尽可能的规避掉，才不会造成更大的失误。如果民政局档案管理工作岗位上的工作人员不具备专业的素质，那么在后期的工作中就很不容易规避掉这些风险，在更新一些管理机制或者是设备时，也会需要更多的时间和精力来进行适应。

2.3 引进先进的民政局档案管理设备

近年来，各行各业都在不断的引进最先进的技术设备，以此来提升自身的工作效率，创造出更多的收益。民政局档案系统也可以根据实际需求，在市场上寻找最合适的民政局档案管理设备，通过电子信息化设备对档案系统进行更好的收集、归纳以及整理。电子化先进设备的引入，不仅可以减少纸质档案对于纸张的浪费，还可以更加快速准确的帮助工作人员查找相应的档案信息，节省大量的时间。另一方面，电子信息化设备和民政局档案管理系统的有机结合，也在很大程度上提高了档案系统的信息安全性，更好的保障档案信息内容。

3 结束语

简而言之，如果民政局档案信息管理系统想要更好的提升自身的工作效率，减少不必要错误的出现，相关负责人就需要尽快建立与完善相应的民政局档案管理机制，提升在岗人员的工作胜任力，以及引入更加先进的档案信息管理设备，让整个档案管理系统的运行更加的高效与流畅，进而提升我国各个地区民政局有关部门的办事效率与服務质量。

参考文献

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