城市建设档案管理现状与规范化措施探讨

司徒海羽

摘 要：随着我国社会经济的发展和城市化进程的加快，城市基础设施建设日益完善，彰显了城市建设与发展的现代化水平。伴随着城市数量和规模的不断扩大，越来越多的基建类工程项目投入建设，并且还有一部分旧城改造项目得到顺利开展，在这样的背景下，城市建设档案管理工作的重要性日益凸显。城市建设档案真实的反映和记录了一个城市的建设过程以及大大小小的工程项目，这些详实的信息和资料是探究城市发展变化的最重要依据，同时城市建设档案还能够为今后的城市规划工作的开展提供必要的参考。但是当前面临着日益复杂的城市建设信息和数据，城市建设档案管理工作中也暴露出了一定的问题和不足，本文就主要围绕城市建设档案管理的现状及其规范化措施进行分析和研究。

关键词：城市建设;档案管理现状;规范化措施

城市建设档案主要就是指在城市发展和规划的过程中，对与城市建设相关的工程项目、管理资料等的记录，相关的信息数据记录可以以文件、表格、图纸和影音等的形式呈现。城市建设档案具有原始性和动态性的特征，城市建设档案主要就是记录了城市规划和管理活动形成并归档的科学技术文件材料，城市建设档案主要分为城市勘测与城市规划档案、城市建设管理档案、市政工程档案等几大类别，其中涉及的城市建设信息包括城市的自然风貌、地理环境、地上建筑物以及地下管线工程等等。[1]这些信息伴随着城市的发展变化不断更新，城市建设档案既包括对这些资料原始的记录，同时还需要不断的进行档案信息数据以及相关文件资料的补充和更新。城市建设档案的管理内容十分复杂，在当前城市快速发展的大环境下，要切实提高城市建设档案管理的有效性，就必须要解决好当前档案管理工作中存在的弊端，提出城市建设档案规范化管理的优化举措。

1 城市建设档案管理的现状分析

1.1 对城市建设档案管理工作重视程度不够

当前城市建设档案管理工作在开展的过程中暴露出对城市建设档案管理缺乏重要性认知的问题，这也就导致城市建设档案管理长期处于比较混乱的状态。首先就是体现在缺少专门的和统一的城市建设档案管理部门，对于城市建设档案大多是实行分散化的管理，涉及相关工程以及其他规划管理的内容是由各自的主管部门进行档案资料收集与整理，难以统一进度，增加后期汇总难度。[2]其次是体现在现有的城市建设档案信息资料不够全面，由于在城市建设发展的过程中长期存在着忽视档案管理的问题，使得一些重要的工程信息、管理文件没有及时归档，甚至资料丢失，造成这种情况的根本原因就在于缺乏完善城市建设档案管理机制。

1.2 城市建设档案管理的形式落后

随着城市建设水平的不断提高和城市规模的不断扩展，城市建设档案管理需要涉及的范围更加的广泛，相应的信息数据也更加庞大和复杂。但是当前在进行城市建设档案管理的过程中，仍然采用比较传统的档案资料收集、整理、分类和归档的方法，不仅使得城市建设档案管理效率低下，同时还容易影响信息数据的真实性和全面性。[3]尤其是对于一些工程类的建设项目，其主要的档案呈现形式不是一份文件，更多的是借助于图片、工程数据及各类动态化的影像资料来进行记录，如果仅仅采取人工收集和纸质档案收集的方法来进行城市建设档案管理，存在较大的被动性，同时也严重影响了城市建设档案的完整性。

1.3对城市建设档案缺乏有效利用

当前之所以对城市建设档案管理工作的重要性认识不够，关键就在于对城市建设档案还缺乏有效的利用，没有全面的认识到建设档案资料的应用价值。比如许多建设单位或者城市规划管理部门，对于收集的资料信息完成归档后，就是进行长期性的封存管理，没有对城市建设档案中的各类信息数据进行有效的分析和处理，在进行后续的城市建设及城市管理时，忽视了对档案的查询，没有根据原始的和有价值的信息资料制定新的工程方案和管理措施，这就很容易导致工程建设和城市管理存在一定的盲目性。

2 城市建设档案管理的规范化措施研究

2.1 建立健全城市建设档案管理制度

要实现城市建设档案的规范化管理，最关键的就是要建立健全城市建设档案管理制度，以制度化来进一步明确城市建设档案管理的规范和要求。首先是要在认识到城市建设档案管理重要性的基础上，构建统一的城市建设档案管理机构，成立专门的城市建设档案管理部门，相关工作人员要充分的参与到城市各类工程建设及规划管理的工作当中，通过与相关建设单位、管理部门的协调合作，设置专门的档案员岗位，统一的负责进行档案文件的整理、一些资料的收集与审核。[4]这就规范了城市建设档案收集与移交等的流程。其次，是要通過制度规范来确保城市建设档案内容的真实性和完整性，要明确档案收集的范围，相关档案管理人员要经过必要的考核和培训，能够做到档案信息资料同步收集、同步整理与同步监督检查，健全档案管理责任机制与监督机制，从而有效的提升城市建设档案管理工作的专业性。

2.2 搭建信息化城市建设档案综合管理平台

伴随着信息技术的不断发展和互联网络的普及，城市建设档案管理工作的模式和手段也要不断优化和改进。借助于先进的信息网络，可以搭建信息化的城市建设档案综合管理平台，投入必要的资金强化计算机网络建设，引进统一的档案信息管理软件，改变传统的人工收集与信息录入的方法。首先通过信息化城市建设档案综合管理平台，可以以网络化对接的方式直接对相关的工程建设单位和管理部门进行信息资料的收集，只需要利用计算机进行信息的实时上传，就实现了档案信息的快速传输，极大的提高了城市建设档案管理的效率。[5]其次在先进信息技术和现代化扫描仪等设备的支持下，还能够有序的对传统纸质档案进行数字化转化，这也就确保了原始档案资料的安全性，同时在计算机平台上还可以同时实现文字、图片、数据以及音像等各种资料的兼容，也就极大的保证了城市建设档案的完整性。

2.3 优化城市建设档案管理服务

城市建设档案在城市规划管理工作中发挥着重要的作用，新的工程项目的建设以及管理规范的制定提供了必要的依据。档案管理的最终目的就是要实现档案资料的有效利用，因此有必要通过不断的优化城市建设档案管理服务来彰显档案的利用价值。[6]在构建相应的信息化档案管理平台的基础上，还可以进一步建立和充实城市建设档案数据库，利用大数据实现对各类档案信息的快速检索与集中处理，不断的扩充城市建设档案管理的服务功能，比如编制检索目录，使用户能够通过年份检索或关键词检索实现快速查找，再比如主动的根据一些工程项目建设的需要对历史档案信息数据进行整合，为其提供精准化的信息参考，真正的变档案管理为档案应用。

3 结语

要提升城市建设档案管理效率和水平，就要解决好当前城市建设档案管理中存在的突出问题，通过制度约束、技术升级以及优化服务等的措施提高城市建设档案管理的规范性和有效性。

参考文献

[1]聂敏环.城市建设档案管理现状与规范化措施[J].城建档案，2019（12）：47-48.

[2]李萌.推进城市建设工程档案管理工作规范化标准化措施[J].传播力研究，2019，2（24）：198.

[3]李然.城市建设档案管理的规范化措施探析[J].黑龙江科学，2017，8（14）：120-121.

[4]刘宇.城市建设档案管理现状以及规范化策略[J].才智，2016（16）：239.

[5]夏丽颖.探讨城市建设工程档案规范化管理现状以及优化策略[J].才智，2018（10）：271.

[6]郑伟.浅论城市建设档案管理现状及规范化建设[J].办公室业务，2017（09）：107.