机关事业单位文书档案管理的强化途径探讨

摘 要：在机关事业单位的运行中，文书档案管理工作发挥着十分重要的作用。不过，随着社会的不断发展，对机关事业单位文书档案管理提出了更好的要求，对此需要深入了解与分析目前机关事业单位文书档案管理中存在的不足，制定出科学、有效的强化措施，特别需要重视信息化的建设水平的提升，以此来提高文书档案管理工作的效率与质量，进而推动机关事业单位的持续发展。本文就简要探讨了机关事业单位文书档案管理的强化途径，以供相关同仁借鉴。

关键词：机关事业单位;文书档案;档案管理

在全面深化改革的背景下，机关事业单位的文书档案管理工作创新势在必行，这样才能有效提高文书档案管理的水平，充分发挥它的作用及价值，进而促进机关事业单位的健康发展。但是，根据目前的现实状况来看，还面临着诸多问题与挑战，其中最关键的就是转变管理观念，提高文书档案管理的信息化程度，以此来保障文书档案管理整体质量水平的提升。

1 机关事业单位文书档案管理的重要作用

一是，有助于推动机关事业单位档案工作的进一步发展。做好档案管理工作，保障档案的安全性与完整性，对促进机关事业单位各项工作的顺利开展具有积极的作用。二是，作为诉讼案件的重要凭证，文书档案管理具有法律效力。文书档案主要是对机关事业单位发展中各项活动的内容进行记录，是十分重要的原始材料，保证其完整性、合理性与安全性，使其具有法律效力，可以确保在诉讼案件中发挥出它的作用。三是，可以提供优质的信息查询服务。在我国市场经济体制不断完善的背景下，机关事业单位在社会经济建设中扮演着重要的角色，其记录了诸多内容，对此进行科学及充分的开发与利用，可以有效提高信息查询服务工作的质量与效率[1]。

2 目前机关事业单位文书档案管理中存在的不足

1）缺乏对文书档案管理工作的认识。在机关事业单位的发展中，由于缺少对文书档案管理工作的认识，未能予以足够的重视，使得在资源配置上存在明显的不足。例如，制度的落实效果不好、执行不够规范。在实际的工作中，由于管理人员对此重视不足，就在文书档案的收集、分类和存放过程中，无法确保其档案内容的完整与安全，影响了机关事业单位相关工作的顺利开展。

2）文书档案管理制度陈旧。规章制度的建设对文书档案管理工作的顺利实施具有重要的意义，但是当前机关事业单位在虽然建立了相应的制度，但由于时代的不断发展，其中很多内容已经无法满足当前实际工作的需要，同时制度的执行也存在一些问题。比如，在档案的分类过程中，管理人员并没有严格按照相关的要求进行，没有采取有效的措施来规划与管理不同时间、不同性质的文书档案。另外，在目录管理上也有一些不足，不便于相关档案内容的查找，也就无法有效发挥出文书档案管理工作的价值。这些问题都制约机关事业单位文书档案管理工作水平的提高[2]。

3）文书档案管理方法落后。随着信息技术的不断发展，机关事业单位的各项工作中，计算机网络技术都扮演着十分重要的角色，对其依赖性也越来越强。在此背景下，机关事业单位的文书档案管理也必须加快信息化的建设，但由于缺少足够的资源配置，导致其数字化管理的水平不足，加上现有的管理人员信息化技术水平不足，很多时候还是采取人工操作的方式，使得文书档案管理的工作效率低下，质量也无法得到保障。

3 强化机关事业单位文书档案管理的途径

1）加强宣传，提高对文书档案管理认识。强化机关事业单位文书档案管理工作，需要先正确认识文书档案管理工作的重要性，并积极学习先进的管理理念与方法。为了可以有效调动基层管理人员的工作热情，领导层应该对文书档案管理工作进行关注，优化资源配置，确保有足够的物力、人力与技术的支持，以此来完善机关事业单位文书档案管理体系，提高管理的质量与效率。在提高管理人员对文书档案管理工作的认识与重视程度的过程中，单位领导需要将其纳入审核监督工作中，建立相应的绩效考核制度，以此为依据严格考核管理人员的工作能力，约束其在平时工作中的行为，也有助于提高管理人员对文书管理工作的重视，对于每个工作环节都应该有相应的负责人，针对部分没有严格按照相关要求落实文书档案管理工作的人员，应该给予相应的批评，为文书档案管理工作营造一个良好的外部环境。总之，机关事业单位的领导及基层工作人员都需要认识到文书档案管理工作的重要性，并且可以结合实际的情况，来不断完善与优化管理制度，为档案管理人员开展相应工作提供可靠的指导，其中主要包括档案收集制度、归档制度、保密制度等，保证文书档案管理有据可查，这样才能切实加强文书档案管理工作的有效性与科学性。

2）注重培训，提高管理人员的专业能力。文书档案管理人员的专业能力高低，直接关系着整体工作质量与效率的提升，只有注重管理人员的培训，提高其素质水平，才能在档案的收集、整理与存放中提高效率，保证档案信息的完整与安全，充分发挥出文书档案管理工作的价值。因此，若要改变当前机关事业单位文书档案管理的现状，应该坚持以人为本的原则，重视对管理人员的培训与教育，一方面要提高他们对文书档案管理工作的认识，提升其质量意识与责任心;另一方面则要加强他们的专业能力，尤其是在文书档案管理信息化的建设中，要提高管理人员的信息技术水平，满足时代发展的要求。另外，机关事业单位对管理人员的培训后，要进行相应的考核，如果考核不达标就需要重新进行学习，直到考核达标才能投入到实际工作中去，以此来提升机关事业单位文书管理队伍的整体素质水平，为管理工作的高效开展奠定基础[3]。

3）重视信息化建设，提高文书档案管理水平。机关事业单位的日常工作中对信息技术的应用越来越普遍，文书档案管理的信息化建设是必然趋势。在文书档案管理工作中融入信息化处理技术，既可以降低工作人员的工作强度，也提高了文书档案存取的质量与效率。同时，与纸质化的档案相比，电子檔案占据的存储空间并不大，在相关先进设备与技术的支持下，实现了内部网络公开管理，方便了内部人员的档案资料获取，提高机关事业单位各项工作的效率。当然，有了电子档案并不意味着纸质档案的不重要，将两者的有机结合可以切实加强档案管理的有效性、科学性与安全性，保障了机关事业单位文书档案管理工作的进一步发展。需要注意的是，在信息化管理中，还是会存在一些由于操作失误、自然因素等原因而导致电子档案的损坏、丢失，所以在电子档案的管理中，一方面要加强硬件与软件的维护和更新，通过聘请专业的信息技术的操作人员来不断增强平台建设的专业性，做好日常的维护，避免由于系统问题到发生档案损坏、丢失的情况;另一方面，还应该针对电子档案管理工作采取有效的措施进行分级管理，同时要对不同人员的管理权限给予明确，这样可以避免重要资料的泄露与丢失。

4 结束语

综上所述，在机关事业单位的发展过程中，文书档案管理工作不断进步，但同时也存在一些问题与不足，为了可以充分发挥出文书档案管理工作的作用与价值，机关事业单位的相关工作人员要深入分析当前存在的问题，并针对实际工作中的不足制定科学、有效的解决措施，提高文书档案管理水平，以此不断推动机关事业单位的快速发展。

参考文献

[1]刘铮.机关事业单位文书档案管理强化途径探讨[J].经营管理者，2017（09）：275.

[2]宋敏.谈机关事业单位文书档案管理的强化途径[J].科技资讯，2019，17（06）：243-244.

[3]陈亮平.机关事业单位文书档案管理强化途径[J].环球市场信息导报，2017，000（025）：121.

作者简介

冉小波（1984-），男，土家族，重庆市酉阳县，大学本科，馆员，研究方向：档案专业。