《企业档案工作规范》解读

第八章  企业档案信息化建设

一、档案信息化目标与原则

8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。

这一条确立了企业档案信息化应坚持的原则：技术与管理并重;与企业信息化协调同步。

首先，企业档案信息化建设必须坚持技术与管理并重。信息化不仅是技术问题，更是一个管理问题，只有通过不断的管理提升和流程再造，才能实现与信息化的良性互动。因此，企业档案信息化建设应以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。现实中，有的企业过分依赖技术而忽视管理，结果花几十万开发的系统一直无法投入实际应用;有的企业开发的档案系统表面上功能非常多，但实际上很多功能根本用不上，成为花架子;也有些企业在硬件配置上达到了超豪华水平，而在档案信息管理等方面却相形见绌，缺乏实质内容。

其次，企业档信息化建设必须与企业信息化协调同步。企业要将档率信息化建设入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

这一条主要是要求企业在开发和实施各种信息系统时，要充分考虑档案管理的要求。按照2001年6月5日国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》，重视档案信息管理系统的设计和管理件软的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统（如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等）相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。

依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时测览、具有互联网及内联网检索功能，能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

二、电子文件的归档要求

电子文件归档是档案信息化资源建设的重要内容，而资源建设又是档案信息化建设的基础和核心。因此，在档案信息化建设中，必须将电子文件的归档作为重要内容，列入建设规划。

8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

这一条主要是对电子文件的生成和归档范围提出原则要求。由于企业生产、经营和管理活动中已经普遍应用计算机技术，电子文件正在大量产生。目前，在企业的办公自动化（OA）、企业资源计划（ERP）、客戶关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、产品协同商务（CPC）、产品生命周期管理（PLM）、计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助工程分析（CAE）、计算机辅助工艺设计（CAPP）、计算机辅助制造（CAMD）、产品数据管理（PDM）、虚拟制造系统（VMS）、快速成型制造（RPM）、柔性制造系统（FMS）、网络化协同设计制造等系统中，都会形成和产生大量电子文件，而目前很多企业都还没有将生产和经营管理方面形成的电子文件纳入归档范围。因此，《企业档案工作规范》首先要求将企业各信息系统电子文件归档要求及相应功能嵌入文件生成系统，使电子文件归档成为其中的必要环节或流程，从而保证各信息系统生成的电子文件能做到及时归档。关于电子文件的归档范围，《企业档案工作规范》提出两条原则性要求：一是文本、图形、图像、数据等类型电子文件的归档范围，应参照纸质文件归档范围确定;二是音顺、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围，应根据相关规定和需要确定。                                     （未完待续）