医院医保档案管理制度的建构和应用

夏令国 刘婷婷 王晶

一、医保档案的内容组成和制度管理要点

（一）内容

医保档案首先是涉猎范围广泛，它是面向城镇、农村所有居民、社会组织而建立的，医保在社会五险中是辐射范围最广的一种，涉及人员也是数量最多的。除此外，医保档案的内容也比较复杂，要求内容真实有效，在档案管理中会对内容进行严格审查，医保档案当前的组成内容主要分为四个部分：其一，医保档案管理人员收集的资料;其二，医疗机构保管的医保诊疗凭据;其三，社保机构保存的医保人员资料;其四，享受医保的病人保存的就诊记录和凭据[1]。

构建完善的医保制度需要将四方面内容捏合起来，形成一个系统的管理工程。近年来随着我国医疗机制改革的持续推进，我国的医保政策也在有序的推进，医疗保障机制进入一个新的发展阶段，建立健全更完善的医保体制更是民心所向。但是由于医保人数的急剧增多，医保档案管理制度逐渐凸显滞后性，存在医保信息不健全、医保档案不完整、医保档案管理服务效率不高等现象，影响医疗发展步伐。

（二）医保档案管理制度要点

1.医疗机构要对医疗保险档案进行统一收集和整合与管理

对档案的书写、记录、归档程序做出明确和标准规范，做到科学归档、完整归档、排列有序。对于档案的借出要加强登记管理，确保医保档案有借有还，消除医保档案的遗失、损坏现象。

2.顺应时代特色，创建电子档案

信息技术时代，对于医保档案管理也要顺应时代发展的要求，借助信息技术创建电子档案，相对来说，电子档案比纸质文档更容易保存、借阅和归档，而且电子档案存储空间大，对物理条件要求较低，容易转移、调阅和检索。电子档案管理也能减少档案管理机构和工作人员的工作量，实现档案管理的智能化、数字化。

3.构建规范标准的管理制度

首先，根据医疗保险事业的发展现状，明确医保档案信息的数据收集范围，明确数据收集的方式、内容、类别和渠道，档案管理部门可以安排工作人员对医保档案进行针对性管理和分类，提高医保档案管理的质量和效率。

其次，对医疗保险发展进行创建管理制度，如最新出台的医疗保险政策、文件以及医院的医疗保险最新成果、进展等，对这些文件资料进行保管，梳理医疗机构医疗保险管理的脉络，积累原始文件和资料。

最后，确定文件上交制度，对于需要上交的医院各类医保档案明确上交制度，确保医保档案上交不遗漏，也可以将医保档案管理制度和岗位责任制结合起来，对工作人员的档案管理行为和效率进行评价考核，提高医保档案管理的效率，推动档案管理部门工作高效。

二、加强医院医保档案制度管理

（一）增强管理意识，完善管理制度

档案管理制度完善，要做到意识先行。医院档案管理人员首先要认识到医疗保险对于档案工作的重要性，加强针对医保档案的真实性、安全性保障机制创建，在工作中强化思想觉悟，将医保档案管理工作做好，促使医保档案的工作能够便捷、有序进行。其次，在意识的引导下，档案工作人员要了解医保档案管理相关的法律法规和政策要求，了解医保工作的最新进展，并结合医院档案管理要求，构建全新的完善的医保档案管理机制，加强档案管理岗位责任意识和道德修养，掌握相关的医学、法律知识，严格尊遵守医保档案管理制度，工作中大胆创新，敢于突破和改革传统的管理模式[2]。

（二）规范档案管理工作流程

制定医保档案管理工作制度，将医疗保险档案的形成、收集、整理、分类、归档等工作纳入到统一的工作程序中，并划分相关工作岗位上的责任，建立健全责任工作制，将具体的档案管理工作任务进行细分，落实到各自分管的科室和岗位上。同时对不同科室的档案管理工作提出明确具体要求，确保新档案和业务经办的档案能无缝对接。优化业务档案的归档流程，让业务档案归档工作完善清晰，顺畅移交。

（三）健全医保档案工作制度

对文件档案的收集、整理、接受和歸档等相关制度以及借阅移交、销毁制度等做出明确规定，将档案的收集、整合与归档等工作进一步明确化和规范化。

一是可以设置专属档案管理库房，并对库房的物理条件提出明确要求，包括气温、防火、防盗和防生物危害等。

二是使用密集架。将各科室的标准期限的专业性档纸质文档、电子档案和图表等卷宗，使用密集架归档管理，保存医保档案的历史记录，增强档案之间的衔接性。

三是做好医保档案文件的收集整理工作，要执行统一科学的分类方法，依照险种、年度和业务的划分，确保真实有效的医保档案收集齐全，并进行分类管理和排列。

（四）加强医保档案信息资源管理，实现信息共享

档案的主要价值在于利用，为相关决策提供数据支持。因此医院医保档案管理要顺应时代发展要求，实现档案信息化管理是必然趋势，也是提高档案利用效率的有效途径。利用医院内部网络建立档案信息管理平台，对新信息、新政策进行网络发布和电子邮件发送服务，医院职工可以就院内网络进行联机公共目录查阅，或者借助光盘、硬盘等进行检索和下载。同时通过档案信息管理平台开展档案信息咨询服务，为不同用户，包括医院职工、病人、管理结构人员提供定向的信息咨询服务。现代信息技术为医保档案的数据挖掘和开发提供了便利，档案管理人员可以借助计算机对档案信息进行深层次开发，创建二次、三次信息，提高医保档案的利用价值，实现档案服务的高质量、针对性和高效性[3]。

（五）加强档案信息技术人才建设

档案信息化是医保档案管理的必然发展趋势，信息和网络技术在医保档案管理中的应用不仅能够提高管理质量和效率，更能挖掘和开发医保档案的利用价值。而信息化管理也对工作人员提出了更高要求，档案工作人员不仅需要专业的档案管理知识，熟知医保政策，更要掌握相关的档案学、信息传播学和管理学知识。医院为加强医保档案管理工作，也要积极主动加强档案信息技术人才队伍建设，一方面聘用有技术、有知识的新型档案信息技术人员，扩充档案管理队伍，提高档案管理工作人员的技术水平;另一方面对档案工作人员加强岗位培训和考核。

医保档案的管理关系到病人、医院和保险机构的多方面利益，而医保档案的完善管理需要高端技术和科学的管理制度相结合。医院通过健全的管理机制，对医院医保档案进行有针对性、安全高效的管理，不仅能为患者提供方便，更能推动医院管理水平的提高和升级。