档案记录的“撤销察哈尔省”档案工作

潘淑淳

根据中央指示，中央华北局、华北人民政府、华北军区决定，1949年1月将北岳区党委与冀热察区党委合并，建立中共察哈尔省委员会。1952年9月中央批准撤销察哈尔省建制，其行政区域大部分划归河北省、一部分划归山西省，1952年11月，察哈尔省结束工作。察省仅存在三年多，在省档案馆却保存了20万件撤销察哈尔省档案，这部分档案比较系统地反映了撤销察哈尔省存在期间的政治、经济、社会等方面发展状况，察省档案工作是如何开展的，如何保存下来的，档案中求根溯源是最有说服力的。

一、撤销察哈尔省档案来源

察哈尔省建制撤销后，察哈尔省省级档案部分移交国家档案局华北档案组，部分对口移交河北省直各单位，部分移交山西省。1958年6月，根据国家档案局将原察哈尔省级机关档案集中于河北，统一保管，就地利用的建议，河北省档案馆筹备处接收了保存在国家档案局华北档案组原察哈尔省档案29箱，并在省内进行了收集，共计1891卷74箱。1981年至1982年，河北省档案馆对原察哈尔省档案进行了整理，共组卷12347卷。随后，陆续征集档案进馆，1998年对察哈尔省零散文件进行整理，至今撤销察哈尔省档案共有40个全宗，为中共察哈尔省委员会、省委组织部、省人民政府、省财政厅等单位，12869卷，合计205728件。

二、关于档案工作的几个重要文件，梳理撤销察哈尔省档案工作发展轨迹

察哈尔省仅存在三年多，20万件档案得以保存下来，取决于的察哈尔省档案工作与察哈尔省各项工作同步进行。现存于省档案馆的察省档案中发现十几件反映察省档案工作的文件，尽管数量不多，但是从中了解察哈尔省档案工作如何起步、开展、结束、档案移交整个发展过程，基本上有个粗略的认识。

（一） 《关于档案工作的指示》——察哈尔省档案工作的良好开端

档案工作是伴随着机关工作发展而发展的，但是由于它的辅助性作用，发挥作用的被动性以及工作开展的条件性等客观因素的制约，档案工作往往是被忽视的，只有需要它提供佐证、参考价值时才会回头去查找。如果当初办文后没有及时收集整理起来的话，文件还未成为档案寿命就已经终结，所以做好档案工作需要思想认识上高度重视，采取有效的工作方法，制订相应的工作制度和一系列保障措施才能做好。

1950年9月5日，察哈尔省委秘书处印发文件《关于档案工作的指示》，这是目前省馆馆藏察省档案中看到的最早一份明确提到“档案工作”的文件。文件不长，内容却很重要，其中写道“由于过去战争环境和我各级党委长期对档案工作没有重视起来，使不少的珍贵资料未能妥善安全的保存和科学的整理，因而不是遗失毁坏便是杂乱无序，致使参考无法查找，造成工作上的严重损失，这一教训是我们应该记取的。”这是对建国初期档案工作认识的一个缩影，有一定代表性。建国初期整个国家都是百废待兴，需要关注的、投入人力物力的方面太多，而后知后觉被动发挥作用的档案工作没有提上议事日程，某种程度上被忽视也是有情可原的。但是，毕竟档案发挥的作用有着不可替代性，随着各项工作的推进，都离不开档案的借鉴辅佐作用，但做任何工作首先一定要重视起来才能抓起来。所以文件要求“今后为了克服以上现象有利工作起见，特别提出如下意见希参考执行。”指出：“档案资料不是单纯的保存和收集，更重要的是把凌乱的、无次序的资料进行一番科学的整理，组织成有系统的档案。然后用索引编目分类、简报、汇集等方法，供给领导机关和负责同志便于随时运用材料、及时了解全局、真正成为领导上研究工作、总结经验的丰富源泉。”从中可以看出这时候对档案和资料的认识还是不明确的，混在一起的，采用管理资料的办法来整理档案，目的是为领导了解全面情况提供帮助。所以，察省档案工作最初是放在资料室的。

文件里提到的第二点比较重要的是要求“在秘书处下应指定政治上较强力能胜任的干部专负责管理这一工作。”明确这点很重要，是对承担档案工作人员的要求。凡事只要有人去做就能够逐步发展起来坚持下去就有机会做大做强。反过来，再重要的工作没有人做，时间久了也会衰败的。持续到今天我国档案事业形成纵横交错的各层级的网格化规模，横向各级机关、社会团体、企事业单位的档案室，纵向国家、省、市、县，甚至乡镇建立的档案馆，乃至村级建立的档案室，没有广大的档案工作者在一线的辛勤耕耘，是不可能取得这样成就的。

文件第三点重要内容是提出要“建立必要的档案制度”，主要是指“定期归档制、借阅制等，”要求各地（市）县委今后一切材料，除按规定送省委外，要按照华北局档案工作试行规定进行整顿，优先整理现在的文件，然后逐步整理以前的历史文件。

现在看文件起草的内容并不严谨，档案、文件、资料的概念还比较模糊，但是把档案工作中几个关键点，如归档、借阅、档案的作用、专人负责制等都做了比较明确的规定。要知道当时新中国的档案工作正在逐步开展，还没有建立完善的管理体制、系统的工作秩序和科学的工作方法，对档案的重视还停留在公文阶段，所以这份文件对开展察哈尔省档案工作有一定影响。

（二）《察哈尔省档案工作暂行条例》（草案）、《关于执行华北区档案工作条例的具体办法》（草案）、《察省委办公室关于工作任务、组织机构及工作制度的试行规定》《关于秘书科工作业务上几项工作的具体规定》，几个文件确立了察哈尔省档案工作，建立了档案机构，明确了工作职责。

察省档案机构最早是资料室，1949年10月成立，负责省委档案工作，1950年8月将资料室改为档案室，后一直沿用至省撤銷。察省确立档案工作，建立档案机构、明确职责，始于1950年9月29日印发《察哈尔省档案工作暂行条例》（草案），随着工作的逐步深入发展，档案工作在省委工作机构中得到相应的重视，工作职责、工作任务越来越明确，也越来越详细。

《察哈尔省档案工作暂行条例》（草案）中第一点就提出“为收集和系统保管全省党内档案，保持党的机密并供领导上及时查阅，特树立档案工作并设档案室专负其责”。《条例》中明确归档范围，并要求省委档案资料均归档案室统一管理;除各部委及有关单位临时归档和处办未结的文件资料及组织部干部材料外，对已办及零星文件每月归档一次，每月终各部门进行清理并初步整理一次，归档案室。要求档案专管人员制定工作办法、守则作为管理的准绳;规定借阅手续和制度，不经批准不可擅自借阅。

到1952年9月，《关于执行华北区档案工作条例的具体办法》（草案）、《察省委办公室关于工作任务、组织机构及工作制度的试行规定》《关于秘书科工作业务上几项工作的具體规定》先后出台，要求从上到下设置档案机构，省委设立档案科、各部委（包括团体）建立档案室，根据工作情况配备专职或兼职档案员，同时各办文单位必须有兼职的办文档案员;地、市委建立档案股，各部委（包括团体）均设专职或兼职档案员;县镇委和市区委设档案员，市区不设机要员，各部委设兼职的办文档案员。省委档案科由省委秘书处处长直接领导，地市委档案股，县、镇（市、区）委档案员受各该级党委办公室主任或秘书长直接领导。业务上，下级档案部门受直接上级档案部门的指导和监督;同级部委档案室、办文档案员受同级党委档案部门的指导。这时候的档案工作是机要工作的一部分，各级党委的档案干部任用与调遣按机要人员办理。

这时候档案工作内容分的也是比较细了。一是建立办文制度形成办文档案。办文档案是指某一部门在某一时期，对所有主办的工作、问题，全部工作记录和材料，包括知识、通报、重要报告和总结以及会议记录等，是党委工作中经办的全部文件，所以是整个机关档案工作的重要部分。在办文过程中要建立规范的制度，做好每份文件的登记、核实、留存等各个环节，做到事事留底、项项有案可查，完整无缺地进行归档，移交给档案室。二是建立归档制度，及时归档。三是制定档案分类标准，档案分类分为两步进行。第一步是根据文件性质分成若干大类;第二步是在一类中根据问题分成若干小类（或称细类）。第一大类有总类、组织类、宣教类、财政经济类、政权建设类、社会治安类、群众工作类等等;细类中比如组织类，分为支部工作、干部问题、党纪问题、建党等等。分类项目仅是一般原则，在实际工作中根据文件多少随时增减项目。四是档案的整理内容具体化。首先对档案和资料有了区分;其次有了整理原则，即是统一管理，办法一致，按组织机构分类。凡单独的工作问题，一事一卷。具体整理办法有详细的规则、要求。五是明确了档案部门的行政管理职能，上级档案部门对下级档案工作有了业务指导职责，同级党委档案部门有指导同级部委档案室、办文档案员工作的职责。

（三）《朱秘书长在察哈尔省档案会议上的结论》，体现了察省撤销时档案工作的发展程度

1952年9月察省撤销，撤销省建制时档案工作发展到什么程度，1952年6月1日距离中央宣布撤销察哈尔省还有三个月，距离察哈尔省结束工作还有5个月，作为记录这段历史的档案原始记录，《朱秘书长在察哈尔省档案会议上的结论》，兴许不能反映当时察省档案工作的全貌，但至少可以从中可以看出档案成就的一些端倪，特别是具有发展眼光看待档案工作的超前意识，这是新中国档案事业之所以能生机勃勃地发展壮大的绝对动力。当时察省的档案工作情况是，“地、市委普遍建立了专职档案员，省各部委以及部分县委（如察南）亦建立了兼职档案员。多数地、市委不仅集中了档案，而且进行了科学的分类整理。有的已经注意了区分档案和资料，并已注意了组织使用已有的档案材料，这是改进领导、健全工作、系统保存党的工作历史成果是起到一定的作用的，这些成绩的取得是和上级不断指示，各级领导重视，以及全体档案员同志的艰苦钻研摸索是分不开的。”这时察省档案工作各级机关从上到下已经全覆盖，特别是提到了“将来全国还要建立档案网——即各级档案馆，因之这一工作是党和国家政治工作中不可缺少的部分。随着国家建设的发展，档案工作亦更加扩大与健全起来。”这段内容反应的信息量很大，体现察省档案工作发展到了一个怎样的水平。国家档案局1954年11月才成立，到1959年全国省级档案馆才先后成立。这时候提出建立建立各级档案馆是非常有见谛的。文中还提到对档案工作的认识，也是很深刻，在新中国档案工作发端就已经充分认识到档案姓党，为党管档是首要职责。“首先认清了档案是党和国家的重要政治财富，是本机关系统完整的工作记录，搞好档案工作，就可系统的反映反映本机关工作的真实面貌，并作为全面系统的检查工作，汇集经验，确定工作计划和政策的依据。”档案工作已经能够意识到要更好地主动发挥作用而不是简单地坐等上门，“档案员要树立专业思想，艰苦钻研自己的工作。要树立服务领导服务工作的思想，不仅单纯保存文件，而应积极地适应工作需要，领导需要，主动供给有关的档案和资料。”对档案工作能够达到这样的认识高度，工作上取得这样的成就，与全国同期档案工作相比应该是比较超前的。

三、察哈尔省撤销后档案去处

华北局办公厅《 关于平原、察哈尔两省撤销时各级档案移交办法规定》（草案）中要求“为集中完整地保存平原、察哈尔两省委的历史档案，便于河北、山西、山东、河南等省对新划地区工作的领导，特规定以下办法进行移交处理。”移交涉及档案、党刊和历史文件及资料，分类做出了具体移交规定。其中大部分档案移交华北局;视文件性质分别移交有关省委;地、市、县委之档案全部带走;撤销机构者，除将其本身重要档案文件全部交原属省委转交华北局外，其余则由省委自行处理;地区合并者则转交合并后之地、市委。

为了完整的保存察省委以及地、市、县委的历史档案并便于山西、河北对新划地区工作的领导，根据华北局办公厅的文件《 关于平原、察哈尔两省撤销时各级档案移交办法规定》（草案），察哈尔省委制定了《察哈尔省撤销时档案移交具体办法的规定》，对省委，地、市、县委，以及政府、团体，省委各直属党委会以及党组档案移交处理提出了具体执行办法和意见。比较遗憾的是，当时按照要求认为是“编余及不重要的资料经点数批准加以焚烧”，也就是说当时焚烧了不少档案资料。

察省撤销时为了将档案做好移交，集中人员对档案进行突击整理。先整理移交的，再整理上缴的。先由1948年前历史档案入手，继整理1949年至1951年文件，然后整理1952年文件及处理遗留问题的，1952年文件先让各部委在统一分类要求下分别进行初整，集中后再统一整理。

通过这些档案记录也厘清一个事实，按照华北局办公厅的文件决定，以及察哈尔省委与河北省委档案交接清单，河北省委接收了察哈尔省大部分档案，后辗转保存在省档案馆是名正言顺的，省档案馆代管察哈尔省档案一说应该是不准确的。

作者单位：河北省档案馆