浅谈天然气输气管道工程档案验收中存在的问题及应对措施

闫自愿

摘 要：天然气输气管道工程项目档案验收作为工程建设的一个重要环节，是全面考核工程建设质量的重要手段，是保证档案资料收集的完整性、真实性、系统性、准确性的重要措施。本文根据数次参与天然气长输管道工程档案验收的经历，对天然气管道项目档案验收所存在的问题进行分析，并提出应对措施，供借鉴参考。

关键词：天然气输气管道工程;档案验收;问题;措施

工程檔案管理工作贯穿于整个工程建设全生命周期，从项目前期阶段的工程项目提出、可行性研究报告资料，到项目定义阶段的基础设计、招投标管理，再到项目实施阶段的监理资料、施工资料、采购资料、质检资料，最后是试运行及竣工验收阶段过程中形成的档案资料，都必须按照档案规范的归档要求进行同步归档。工程档案不仅对鉴定工程内在质量有重要的凭证作用， 而且对工程日后的改建、扩建、维修、等方面也具有重要的依据作用。

1 天然气输气管道工程档案验收的原则

1）档案验收作为考核工程项目档案资料的完整性、真实性、系统性、准确性的最后一个环节，是项目档案管理不同于企业档案管理的地方，建设单位在项目开工前就要制定好工程项目的档案验收标准，一是在检查、考核各参建单位的档案资料时有标准可以依据，二是各参建单位在整编档案资料时有章可循，三是在进行档案验收时作为纲领性文件，对档案验收工作起指导引领的作用，确保工程项目档案资料的完整性、真实性、系统性、准确性。

2）注重项目档案的内在质量和外观形式。档案的内在质量主要是指项目档案的内容是否符合现场实际情况以及是否符合归档要求，体现在项目档案的真实性、规范性方面;档案的外观形式主要是指储存档案资料的介质是否能够满足归档要求。工程项目档案的内在质量和外观形式主要通过以下几个方面来体现：（1）归档文件的完整性、真实性、系统性、准确性;（2）在进行组卷时，要根据工程建设的实际情况以及相关的档案管理规范进行合理组卷，并且要使卷内文件材料按照一定的排列顺序进行排列组卷;（3）归档文件所用的材料也要符合档案规范要求，达到耐久有效、字迹清晰的目标;（4）在进行编制竣工图时一定要保证图纸的完整性、真实性、系统性、准确性，各单位的印章要清晰可辨认，签字人员的字迹应工整可识别，能如实反映整个项目竣工时的实际情况;（5）在进行归档文件时，仔细检查、核实所有归档资料是否符合工程项目所使用的标准、规范、制度等依据文件。

2 存在问题

许多公司没有档案部门，档案工作都是由各部门人员临时抽调组成，而且不能和工程建设同步进行，都是在工程完工后，才开始档案收集整编工作，使得档案资料的完整性、真实性、系统性、准确性无法得到保证。在负责多个天然气输气管道工程的档案验收工作后，根据自身经历，总结出档案部门在天然气输气管道工程档案验收过程中存在如下的问题：

2.1 缺少档案相关培训

档案管理人员及相关业务人员由于缺少相关培训，对档案资料缺少整体的理解，缺乏及时收集档案资料的意识，往往只注重最终结果，忽略过程资料的收集，造成档案资料缺项，影响档案资料的完

整性。

2.2 缺少专业化的档案管理人才

项目档案工作作为一项专业性很强的工作，要求档案管理人员既要具备档案专业方面的知识，又能懂一些工程方面的知识。由于档案管理人员本身对项目工程档案的知识还比较欠缺，同时缺乏相应的专业技术知识，在工程建设实施过程中，又经常不去各参建单位进行业务指导和交流，因此，不能没有真正做到“事前介入，事中监督，事后验收”。

2.3 “重建设、轻档案”的思想普遍存在于项目建设管理人员中

在工程项目建设过程中，各参建单位的项目建设负责人、工程技术管理人员往往侧重于工程质量、安全、进度等方面，将大部分人员、精力以及时间都投入到工程实体建设中去，留出少部分非专业档案人员进行整理过程资料或者待工程即将完工的时候才进行搜集、整理档案资料，而且通常是通过回忆来补充完善相关技术数据，这就极大地影响了项目档案资料的真实性、完整性。

2.4 档案管理人员和专业技术人员不能同时参与到工程建设中

在档案验收过程中，档案管理人员和专业技术人员往往各行其是，缺乏有效的沟通和交流，只关注各自负责的内容，对于需要双方共同确认的数据、参数等内容往往被忽略，导致档案资料失去了真实性;档案管理人员对工程建设不了解，在收集资料时就无法保证数据的完整性;专业技术人员对档案制度不熟悉，在做或者收集资料时不能保证资料的规范性，例如，部分资料签字盖章不齐全，部分资料存在代签现象等。

3 应对措施

3.1 加强档案培训工作

首先要不断加强专（兼）职档案人员培训，邀请档案专家定期对参与工程建设的档案人员进行专业培训，培训内容涉及档案制度的编制原则、档案规范的填写说明、档案资料分类整理的原则、档案资料组卷次序的排列原则、影像资料格式以及扫描装订注意事项等，提高档案人员的档案业务素质;其次，加强工程技术人员和档案管理人员的相互学习，相互交流，取长补短，通过工程建设最终达到培养一批既懂技术又懂档案的复合型人才，为后续工程建设储备人才。

3.2 加强档案资料的过程管理，推行全过程档案管理机制

在工程建设的全生命周期过程中，每个阶段都会形成阶段性资料，包括前期阶段的可研、专项评价资料，项目定义阶段的基础设计、招投标资料，项目实施阶段的设计、施工、监理、采购资料，试运行及竣工验收阶段的专项验收资料等，这些资料不但种类繁多，而且工作量也较大，需要档案管理部门会同工程管理部门在工程开工前就提前介入，避免前期档案资料的散失或者混淆。

工程管理部门进行设计交底和图纸会审的同时，档案管理部门要一起参与进行档案方面的交底，给工程各参建单位讲清楚收集、整理、归档、移交等方面应该注意的事项，避免在整编各阶段档案资料过程中出现各种问题。