医院档案利用存在的问题及对策

李佳

【摘要】医院是保障人民生命健康的公共性机构，医院档案是医院工作的历史见证和记录，担负着服务民众推动发展的重任。做好医院档案管理，需要从加快信息化进程、加大档案重要性宣教、构建档案工作全面质量管理体系和开展档案工作人员素质提升等方面不懈努力。

【关键词】医院档案利用;信息化;质量管理

医院是我国关乎民生的公共性机构，医院档案包含内容比较多，比如医疗、科研、基础建设以及人事等相关信息，都是医院最宝贵的信息资源。档案管理主要包括档案收集整理、档案价值鉴定、档案保管、档案检索统计、档案编研和利用等。加强医院档案资源利用，实现档案自身价值，将其转化成推动发展和繁荣文化的内生动力，对医院和民众健康事业发展具有积极的推动作用。

一、目前档案利用存在的问题

档案的利用讲究及时有效，才能最大限度地发挥档案的凭证和查考作用，实现其便于社会各方面使用的目的。档案利用成效的好坏，从管理方式上来说，取决于馆藏档案在收集整理时是否完备，保管的方式途径以及查阅和提供利用的工具的先进性和便捷性，档案法律法规和管理制度的完善性和执行力度;从主体方面来说，取决于医院管理层的重视程度，档案管理工作人员的综合素质和专业素养高低，以及档案利用相对方对档案的看法。

（一）信息化程度低导致利用效率低下。医院档案内容丰富、形式多样，涉及医疗、人事、科研、基建、党建等很多方面，关乎民生和医院自身发展。信息化的档案管理就是发展的要求，但是从公立医院的实际信息化档案管理现状来看，信息化程度还相对较低，这就导致档案管理整体效率低下，以及档案资料的价值得不到充分发挥。大数据环境下，传统档案管理方式已不能满足档案信息高效便捷快速使用的要求。目前有的医院信息化管理手段，不管是软件还是硬件方面，有不少需要亟待完善和改进的地方。

（二）对档案工作的重视程度不够。对档案工作的重视程度不高：一方面，是医院管理层对档案工作不够重视，视档案工作为从属和附属性质的工作，没有把档案工作看成是独立的有自身价值的工作;另一方面，是档案工作者自身对档案的重视程度不够，随意归档，随意查找，流程混乱，制度执行不到位，对档案质量和存放要求，没有入脑入心，真正落实到位。导致想查阅相关档案的时候，难查找，甚至无从找起，找到了发现文不对题或者资料残缺，耗时耗力，形成医院档案管理低效低质和年代久远严重落伍的刻板印象。医院管理层对医院史料不重视，甚至还可能会引发对医院整个管理水平不信任的塔西佗陷阱，非但不能为医院发展提供有力的知识物质支撑，还会发生负面的效应。

（三）档案管理工作质量不高。档案管理工作质量欠缺，制度层面表现为依法依规治档落实力度不够，实际操作中档案管理工作缺乏有效的监督评价体系，只有一般性的规定，没有结合医院实际的档案质量管理制度，没有运行制度执行情况的考核体系。而档案管理人员的素质参差不齐，也从操作者层面给档案管理质量埋下隐患。专业程度不高，对档案的理解就是简单的保管抄录、复印和留存，一些档案工作者没有经过系统性规范化的培训，也没有相关的专业知识和技能就上岗，有的甚至档案工作人员都是迎接检查的时候临时拼凑的，其他部门借调组成的专班，对档案工作的内容和要求一知半解，或者仅仅是照本宣科来操作，对档案利用的咨询答复和提供信息方面，也欠缺权威性，不能有理有据令人信服。安全防范措施和意识存在矛盾方面，一些档案工作者对档案利用的需求全身心戒备和提防，过度担心档案损毁丢失和夸大利用产生的损耗，而又会对利用的档案缺乏规范的防范措施和应急预案，利用起来听之任之，产生负面影响就因噎废食，形成恶性循环，归根结底，还是自身素质和能力欠缺导致的。

二、改进医院档案利用现状的对策

（一）加快医院档案工作信息化进程。医药卫生体制改革对医院管理提出了更高的要求，档案作为医院各项工作的痕迹和历史记录，同时也是现行工作的起点和进一步创新的物质基础，在目前大数据和电子政务的环境下，应该与时俱进，充分运用现代化的科学管理手段，加强硬件设施建设，提高传统纸质档案的电子化水平，完善档案保护措施，保證档案的原始性、完整性和真实性，高效的提供给各方面利用。信息化管理技术在提高医院档案管理质量和效率的同时，会减去大量的人工操作部分，转变为用计算机计算、整理资料，所以提高信息化管理的安全性非常重要，不能随意泄露档案资料，提前检查计算机的安全性。同时，档案信息化管理必须合理调配档案使用权限，对档案进行分级管理，分级授权，既保证档案密级制度的执行，保证档案的安全，也为档案的利用提供了更便捷的平台和路径。

（二）加大医院档案工作重要性宣教工作。档案的合理和高效利用，不仅需要提高档案自身的质量，提高档案利用的便捷度，还需要让档案重要性和合理利用的理念深入人心，加强档案工作重要性的宣传工作，让大家在需要的时候，能够第一时间想到查证和参考档案资料，用事实说话，以史为鉴可以明得失，用历史经验指导工作，用前人的智慧和成果来为我们今天的工作服务。加大档案检索统计和编研等工作力度，让档案从简单的凭证，变成源源不断的政策参考依据和智力成果，提高大家对档案利用的认识，提高档案深层次的利用率，同时也促使档案管理工作更加精细化和规范化，让宣教工作基础更加牢固。

（三）构建医院档案工作全面质量管理体系。档案的利用是档案工作的终末环节，加强档案利用不能就事论事，必须加强整个档案工作链条上各个环节的质量控制和管理，构建全面质量管理体系。运用目标管理法，构建平衡记分卡表单，将通过关键绩效指标即KPI指标项填充其中，比如说档案收集整理的完整度、归档时间节点的准确率、档案室环境管理的达标率、档案借阅手续完备性、档案编研成果见刊率以及档案资料的影响因子等，通过科学的、量化的、清晰的、有针对性的、动态调整的考核指标，并通过周边绩效，即档案利用的利益相关者的满意度调查评分，将医院档案管理总目标和档案室工作目标有机结合，质量管理的顶层设计和落地实施结合起来，通过PDCA循环，实现良性互动，通过SWOT分析，不断修订和完善考核指标体系，构建档案工作全面质量管理的运行机制。考核结果的运用和反馈，可以倒逼档案管理相关科室改进档案服务质量，提高服务的主动性和及时性，加强各部门之间的协作和配合，提高档案利用的效率和效益。

（四）开展医院档案管理人员素质提升工程。《档案法》第九条规定：档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。这是档案法对档案工作人员的职业道德要求，也是对档案工作人员的综合素质最基本最基础的规定。开展医院档案管理人员素质提升工程，必须首先全面实施依法依规治档，档案工作人员的职业素质必须首先达到法律的基本规定，才能将法律内化于心外化于行，依法依规办事，才能在档案提供利用的过程中，保证档案内容的完整性、流程的合法性和密级的有效性，才能进行后续的提升工作，以匹配日益增长的档案利用需求。

三、结语

随着医院的高质量发展和广大人民对健康需求的不断增长，档案利用工作的要求也越发严格。医院档案工作涉及知识面较广，专业性要求高，同时也有较高的保密要求。医院档案工作人员不仅要求有专业的档案工作技能，还要对医疗、人事、科教、院感、护理、党建等各个方面都有较为全面的了解。这就要求档案工作人员要与时俱进，注重学习，积极开展专业培训，不断夯实知识基础，同时关注档案工作动态和前沿方向，积极做好各项工作，以不负时代和人民的厚望。

【参考文献】

[1]胡诗.医院档案资源开发价值与利用研究[J].办公室业务，2019（7）：43.

[2]仝姗姗.供结侧结构性改革视阈下的档案提供利用思想探究[J].档案天地，2019（3）：44.

[3]穆恺.提高医院档案管理效率的对策[J].临床医药文献，2019（6）：187.

[4]徐海燕.新时期医院档案管理信息化建设探讨[J].科技创新导报，2016（18）：130.