云时代声像档案管理的现状及具体措施

陈美珍

【摘要】立足信息技术飞速发展的云时代，声像档案影响力与日俱增，尤其是在地质勘查领域，声像资料源源不断产生，形式多样，其管理工作也面临挑戰，因此，要重视以云时代为背景，结合声像档案管理工作面临新的环境，对其发展现状进行全面剖析，掌握问题所在，构建科学发展战略，实现云时代与声像档案管理的有效结合，切实提升声像档案管理水平，为声像档案价值的发挥创造有利条件。

【关键词】云时代;声像档案管理;现状;措施

声像档案以影像与声音为主，在文字描述与说明的支持下，构建以磁性材料与感光材料为载体的档案，达到对价值性影像影音资料的全面收录。声像档案以逼真性与瞬间性为主要特征，支持快捷复制与剪辑。目前，信息技术发展飞速，云计算时代到来，声像档案管理也将其引入其中，以先进的技术为先导，加快声像档案信息化发展，以求得管理效率与质量的全面提升。

一、云时代声像档案管理的现实意义

（一）声像档案管理的含义及特征。对于声像档案管理，主要依靠科学的原则与手段，实现声像档案收集与整理的目的，以便更好发挥声像档案服务价值。从内容上分析，声像档案管理涵盖收集、整理、鉴定保管以及利用等多项系统性工作，极具专业性、管理性、服务性以及机要性的特征。

（二）云时代视角下声像档案管理的意义。对于声像档案管理而言，其隶属基础性的工作范畴，依托先进的网络技术，尤其在云计算的支持下，更好地服务于档案资源高效查询与使用，资源共享程度更高，档案资源利用率亦显著提升。从根本上讲云存储技术为声像档案科学与高效服务模式的构建提供坚实的技术保障。云存储支持数字化处理，以分布式计算机为特征，借助标准化模式，简化档案管理流程，虚拟内存容量巨大，有力维护了声像档案资源的完整性，发挥集中与统一管理的优势，档案安全性更高。

二、云时代声像档案管理技术的应用

（一）云端储存发挥核心技术功能。云时代以云计算为核心，将互联网技术作为基础，大大区别于传统互联网计算方式。传统互联网计算模式主要以本地计算机为主体，而云时代是在大量分布式计算机基础上进行计算。云存储有效融合了集群以及分布式文件系统功能，以应用软件为手段，强化多种类型存储设备的有效连接，达到协同效益，促使数据存储与业务访问的功能更加强大。在大数据背景之下，云端存储能够容纳较大规模数据，存储效率得以提升，能够适应更加多变的信息资源，存储更显准确性与及时性。

（二）数字化云时代声像档案管理的主要模式。随着云技术的日趋成熟，其应用范畴不断扩大，在声像档案管理领域得到应用，满足云端存储的需要，发挥云服务技术的优势。尽管声像档案载体具有特殊性，设备类型多样，但在云端存储平台的支持下，声像档案存储管理优势更加明显。声像档案以数字化为方式进行资料的管理与应用，使用统一的格式，支持编码与音频转码，更显声像档案管理的标准化与统一化，这对档案资源的快速定位、查找以及应用意义重大。

三、云时代声像档案管理的现状探讨

（一）缺乏对声像档案管理的深入认识。当前声像档案的价值与影响力日渐增大，但有些单位尚未真正认识到这一问题，对声像档案整理分类不及时，文件完整性很难保证。文件备注与格式转换工作也未妥善落实，有效性不强，档案安全受到威胁。另外，档案管理体系建设之后，引发声像档案归档漏洞，一旦出现人员变更，档案资源的系统性势必遭受威胁。

（二）尚未构建完善的声像档案管理制度。对于声像档案管理而言，完善的制度不可或缺。但是，很多单位恰好缺乏完善的档案管理体系，尤其是在数字化声像档案管理方面，尚未构建健全的管理机制，导致系统性与科学性严重不足。由于声像档案资料管理存在随意性，存储不准确与不及时性的问题尚未引起足够的重视，执行力不强，引发声像档案缺失问题。

（三）声像档案管理人员综合素养亟待提升。对于声像档案管理，其与管理人员关系紧密。只有拥有较高素质与能力，才能保障管理效果与质量。但很多单位声像档案管理人员并非专职，兼职居多，专业档案管理知识匮乏，培训与教育不足，工作效果深受技能制约。同时，工作重点掌握不到位，认识不深刻。另外，很多管理人员尚未认识到云时代对声像档案管理产生的影响，对信息知识认识不足，观念滞后， 信息技术操作能力不强，制约了档案管理信息化进程，阻碍声像档案管理与云时代的有机融合。

（四）数据信息安全建设滞后。立足新时代，尽管云时代的到来使得声像档案管理更加便捷与高效，但安全风险仍然存在。究其原因，主要是数据安全问题尚未得到足够的重视，安全技术水平仍需提升，很多声像档案处于安全临界点位置，一旦遭遇不安全因素的影响，如黑客入侵，数据安全势必受到威胁，很难维护数据的安全性与可靠性。另外，信息安全建设方面不完善，这也是造成声像档案云端存储风险的重要因素。

四、云时代如何提高声像档案管理水平

（一）积极构建标准与统一的声像档案管理制度。为了促进声像档案的良性发展，需要重视健全相关法律法规，以便为声像档案管理工作提供可靠依据。另外，要遵守档案行业发展方向，重视协调性与统一性，在充分考虑地域差异的前提下，制定具有普遍指导意义的法律法规。结合具体情况，进行声像档案管理机制的高效构建，声像档案利用制度、管理制度、信息系统操作制度于一体，促使各个环节的工作都处于制度规范约束之下，保障管理行为有章可循，避免失误的发生。

（二）健全以信息技术为支撑的声像档案管理体系。声像档案管理工作的有序开展离不开完善的管理体系。在进行体系建设的过程中，要对档案管理工作的整个流程与各个环境了如指掌，尤其掌握声像档案的收集、格式转换以及整理归档要点，与信息网络技术相融合，落实模块化管理。与此同时，要将档案管理监督工作落实到位，以便实现有效的督促作用，保障声像档案安全。

（三）构建融档案管理与信息技术于一体的复合型人才队伍。云时代声像档案管理工作需要更多高素质的专业人才。要重视对管理人员进行培训与教育，落实行业交流，善于引进与借鉴先进管理经验。另外，要加快人员观念的转变，正确认识云计算以及信息技术对声像档案管理产生的影响，增强信息化思维，将信息技术的优势与档案管理相融合，促使自身成为融档案管理与信息技术于一体的复合型人才。

（四）落实声像档案信息安全建设。在声像档案管理与云端存储结合的过程中，安全管理问题十分突出。尽管云服务提升了声像档案管理的效率，但信息安全的问题也不容忽视。要增强管理者安全防范观念，提升保密意识。合理增加数据安全投资，应用高级防护系统，落实秘钥安全管理，避免黑客攻击。针对具有重要价值的声像档案，知识产权保护不失为一种有力的保护手段。

（五）重视流程控制，强化云时代与声像档案管理的全面融合。云端存储声像档案的首要工作是进行数字化形式的转换，而前提又是数字化的采集。借助专业化的数字化设备，达到对传统文件的处理，以数字化形式进行存储，更好地服务于数字化管理需要。也可以发挥数码产品的作用，如照相机，达到数据存储的目的。另外数字化采集模式下的数据需要进行数字化处理，目的是更好地服务于用户的搜索与使用，以便快速定位目标资源，切实提升检索效率。在线数据库的检索势在必行，能够最大程度提升资源共享水平。在声像档案中，一般涉及音频、视频以及图片等类型，将其作为数据库分类的依据，以便有效提升检索效率。除此之外，在数据库建设过程中，需以单位实际为前提，避免盲目性。

五、结语

在科技飞速发展的时期，云时代势不可挡，成为影响各行各业发展的重要因素。云时代的声像档案管理工作也要积极转变思维，坚持与时俱进，结合声像档案管理实践，积极构建更加科学与高效的发展策略，落实信息化与数字化发展方略，切实提升声像档案管理水平，以更好地服务于社会发展。

【参考文献】

[1]田佳妤，孙勇.大数据时代下声像档案数字化建设及共享平台建立探析[J].兰台内外，2019（29）：3-4.

[2]黄雅雯.新时期声像档案的管理与发展[J].城建档案，2019（08）：42-43.