人事档案管理工作中存在的问题及对策分析

冯明哲

摘 要 人事档案管理工作对企业来说是必不可少的，事业单位在选择人才的时候需要根据人才档案来进行筛选，人事档案管理工作的优化，能够对人力资源的管理有着深刻的影响。可是，现如今人事档案管理工作还存在着许多的不足之处，这些问题严重影响了人力资源管理的优化和提升，因此，本文对人事档案管理工作中存在的问题进行分析，并给出对应的解决措施。

关键词 人事档案管理;事业单位;解决措施

1人事档案及人事档案管理的基本概述

①人事档案的概述。在人事档案管理中，人事档案是最基本的材料文件，它主要用来记录这个人自身学历、品德、特长等内容。人事档案包括一个人的个人学历、个人资历、政治面貌等方面的信息，这些信息与工资待遇以及社会劳动保障是挂钩的。严格来说，人事档案是用来记录一个人人生轨道的，并且具有法律效力。现如今人事档案主要用来开具证明、办理养老保险、个人转正等。②人事档案管理的概述。在企业人事档案管理工作中，人事档案主要用来记录个人在人事活动中的表现，并对其进行收集、统计、保存。人事档案管理的制度主要为保障人事档案的隐私性、确保人事档案的完整性、真实有效性等方面[1]。

2当前人事档案管理中存在的不足

①领导对人事档案管理工作不够重视。在企业人事档案管理工作中，很少有领导会对其进行重视，这种情况在各个大大小小的企业中或多或少都会有一些，并且这种情况仿佛已经成了习惯，主要原因为上层领导没有认识到人事档案管理工作的重要性。在上级领导眼里，他们觉得人事档案管理只是一种附属性工作，没必要对其进行重视，只要保证其不丢失、不泄露，能够随时用来应对查档就可以了。领导自身对人事档案管理工作带着这种错误的认知是没办法有效优化人事档案管理工作的。这种情况所带来的弊端主要在工作没计划时表现出来，档案工作没有足够的人员来支撑。②对档案工作硬件设施投入不足。档案室存在的意义就是为了有效管理档案，为人事档案提供一个良好的环境。可是在实际工作中，大多数单位都会将大部分经费用来完善其他工作中的硬件设施，从未在档案室增添新设备，造成档案室设备落后，无法有效对档案进行有效的规划，有一些单位更是连档案室都没有设置，人事档案也没有专门的人员对其进行管理，只是将其随意堆放在一起，没有有效对其进行保护，最终导致档案材料发生霉变或者虫蛀的恶劣后果，这样才需要用到档案的时候就会带来很多不便之处。③人事档案收集工作力度不够。在工作当中要想加强对人事档案的管理，必须必备一套比较全面的集中档案工作的制度，然而，在当代工作中还存在许多的单位制度并不全面，在对档案实施的人员要求不够严格，从而给档案整理上带来了不必要的因素，例如：需要存放的档案归类的不够及时，对整体的工作造成了影响，让整个工作中处于被动的状态，没能达到档案工作的整理齐全[2]。

3人事档案管理的对策及研究

①收集材料是基础。在现在社会当中，因为一些干部人员的资料不断增加，不管是在考核上，还是个人经历及专业技术上都有存放的材料，这样也给档案收集人员带来了更多的要求。然而，档案工作人员还必须要做到对每一个职工每年的考核和学历上的变化，等进行收集、整理和归档。如果出现个别的工作人员需要调动或者查询自己的档案资料，那么运用之后要及时的归还到位，并且要求按照一定的管理制度整理装订完整。②加强档案工作基础建设。在对档案工作管理上，一定要抓紧制定好管理上的工作制度，因为这些资料都是非常重要的。所以，在档案管理上要加强对工作人员的培养，可以对相关人员开展一定的培训计划，传递一些相关的理论知识，让工作人员灵活的运用到管理工作当中。同时，也要做好的管理环境的设施，在档案柜上装置安全锁，还要做到防湿、防火的相关配置，从而对档案管理起到更大的辅助作用。③加强人事档案管理队伍建设，提高人事档案管理人员素质。为档案管理工作人员创建一个良好的队伍，加强工作人员的责任心，充分的发挥他们的工作能力，从而起到更好的作用，同时，调动工作人员的工作态度，提高积极性。④建立人事档案管理信息系统，提高科学管理水平。在这个网络信息时代，要让人事档案管理发展的越来越好，就要做好档案管理上的整体工作，让工作人员很好地去运用信息资源完善档案管理工作的发展[3]。

4加快现有人事档案的信息化建设

人事档案信息化管理将对于人事以及组织工作有着很大的影响，主要表现在以下几方面：①有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务。清楚明了的人事档案管理优点在于可以让人事部和领导快速找到自己想要查询的资料，并且能够准确了解掌握干部在各个方面的表现情况。②有利于提高人事档案管理人员的工作效率和服務质量。档案管理实行纸质人为收集管理是以往的人事档案管理方式，同时这也暴露出了一些问题，工作人员有着巨大的工作量，在整理材料时所耗费的时间也很多。融入现代信息化运行的人事档案管理，在查询干部工作资料时拥有更加快捷、迅速、准确的高效率优点，同时对于所呈现出来的信息完整性也更加有保证，并且可以做到实施的更新，以便于掌握最新的信息。在很大程度上给档案管理工作人员也降低工作困扰。一方面，档案管理人员会第一时间保证人事档案信息的准确和完整;另一方面档案信息会得到及时更新，方便领导和有关方面调阅，为组织人事部门科学决策提供准确信息。

5结束语

实行人事档案管理在工作单位中有着举足轻重的作用，能够有效促进单位的管理和改革，跟进时代发展的脚步来实行信息化人事档案管理。单位领导需要认清现代发展管理的新思路，对人事档案管理能够起到充分的重视，做好与人才服务部门的交流，有助于提高单位人事档案管理的效益，能够实现人事档案管理对提高人力资源管理的积极作用，推动人事档案管理的科学化、合理化发展，达到推动单位人事档案管理发展的目的。

参考文献

[1] 牛雪玲.事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].现代国企研究，2018，（22）：174.

[2] 孙伟.浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].中国卫生产业，2015，12（30）：168-170.

[3] 郝小艳.医院人事档案管理信息化建设中存在的问题及对策探究[J].现代交际，2016，（7）：235.