双系统运行：疫情中企业复工应对实用指南

◆任声策 / 文

1 引言

当前，新型肺炎疫情确诊病例已超过五万例，且尚无明显好转迹象，然而企业复工在即，国务院办公厅之前发布通知，延长2020年春节假期至2月3日起正常上班［1］。上海、浙江、江苏、广东等地则陆续发布通知，将企业复工时间推迟到2月10日。面临年前年后截然不同的局面，企业及其他组织管理者在复工伊始普遍面临一个共同的严峻挑战：如何在特殊形势中做好经营管理？本文综合管理体系的核心架构，提出一个简明的指南，帮助企业管理者有效应对当前局势，以期为疫情中的各类企业和组织管理者提供参考，为国家社会经济发展攻坚克难贡献力量。简而言之，本文认为企业可以通过快速建构“双运行系统”，即调整第一运行系统（原业务运行系统），同时并行建设并启动第二运行系统，即疫情防控系统，有效提升疫情期间风险应对能力并恢复生产运作能力。管理者可以根据“双运行系统”提供的行动清单，以清晰思路和框架来完善公司在疫情期间的管理。

之所以提出这样一个行动清单，是因为当前大部分企业（尤其是中小企业）缺乏应急管理体系，而管理者又缺乏一个较为体系化的参考指南。目前，已有不少管理者或学者提供了一些范例或建议，例如华住酒店季琦在2020年2月2日给员工的信件，从员工、顾客、加盟商、公司战略和应急行动计划方面较为全面地实施了公司的应对举措［2］，又如前不久中国多位管理学者给中小企业从不同角度提出若干建议［3］。但企业经营者事实上更需要一个应急作战地图，当前的资料仍然难以实现这一目标。本文以经典的7S管理模型（即公司管理需要7个要素协同作用，分别为：Shared value——共享价值观，Strategy——战略，Structure——结构，System——制度，Style——风格，Staff——员工，Skill——技能，其科学性及逻辑此处不再赘述）为基础，提出企业构建“双运行系统”的基本行动指南，管理者可以根据组织自身特征进一步明确、细化和补充。

2 第一运行系统调整

第一运行系统是指企业原有的业务运行系统。在此次疫情的大面积影响之下，大多数企业必须在原有业务系统基础上迎接疫情挑战，故需对原有业务运行系统进行调整。

在价值观上，保持原有价值观并针对疫情适当调整。首先，企业必须高度强调可持续发展的重要性，即“活着”，企业必须竭尽全力保证存活到疫情之后。第二，企业需要在原有价值观中增补或强化员工和合作伙伴健康第一的观念，并贯彻落实。第三，企业需要就疫情对公司的影响进行内部剖析沟通，以便获得员工一致认识、理解和后续决策支持，这可以通过发动员工参与开展，如员工建言献策等，从而更容易与员工形成同舟共济的思想统一。高管需要特别强调对上述价值观的调整。

在战略上，首先，高层需要保持镇定。其次，管理层需要开展疫情对公司影响的多情形评估和应对方案储备。第三，根据公司业务特征评估和调整战略目标，其中“活着”应作为一个底线目标，对业务结构、区域业务进行评估和调整。第四，评估和调整公司资源配置、预算，开源节流，对影响公司底线目标的项目进行压缩或延期。第五，做好现金流保障，用好信贷支持等各种政策。第六，增加短期战略评估和调整。疫情仍处于变化中，企业需要根据形势发展和运行反馈及时调整策略。最后，企业不应忽视关注新机会。这种事件常常孕育着新的机会，在条件合适的时候，企业也应及时抓住。

在结构上，企业需要根据上述战略适当调整组织结构，这可能或多或少涉及到部门和岗位职责调整、人员配置调整等。例如某个业务、某个区域的营销人员可转向其他业务或区域；原来负责业务运行的员工或因业务量下降增补到营销队伍之中；等等。

在制度（含业务流程）体系上，企业首先应考虑业务操作流程调整。例如外勤人员（营销、采购、客服等）降低外出、接触环节以避免传染可能，以及对业务操作制度调整（降低外出、接触环节的规定）。第二是建立和完善网上办公应急流程和制度。第三是评估增加无接触或降低人工进行业务操作的可能性。第四是与合作伙伴加强沟通、共度难关，可在供应商付款、客户交付等条件上进行协商。

在风格上，需要管理者在原有风格中补充或突出疫情防控和健康关怀要素。鉴于疫情时期大量的变革发生，也需要领导层在原有风格中补充或突出变革要素，进一步激励员工同舟共济、团结一心的价值观。此外，企业原有文化也要与疫情防控期特殊要求进行结合。

在员工工作方面，首先需要评估并处理人员富余、缺乏情况，及时调整。其次是缩短员工工作时间，降低员工心理压力，提升员工工作效率。第三，必须遵守劳动相关法规，因为疫情时期违法劳动相关法规的负面效应会加倍放大。第四，评估自动化替代部分员工工作的可行性。第五，激发员工主动性。例如强调通过此次事件选拔和发现优秀人才，必要时考虑管理者带头降薪，降低公司成本负担。

在技能上，主要是提升员工远程办公、网上办公技能。以上指南列于表1，共有22条清单供对照参考。

3 第二运行系统构建

第二运行系统是指疫情应对系统，这套系统完全为应对疫情的新增任务而产生。这套系统建立的理论基础是企业社会责任理论、利益相关者理论等，此时企业需要更加积极承担社会责任、更加积极关注利益相关者。第二运行系统是临时运行系统，可以按项目形式组织管理，在疫情结束时系统将停止运行。

在价值观上，企业需要快速形成第二运行系统的价值观，建立公司疫情防控系统的主要理念，强调为每一位员工、为家庭、为公司、为股东、为伙伴、为社区、为国家积极承担责任。此后，需要加强第二运行系统价值观在公司内部的沟通传达，形成共识，让员工认识到这是疫情特殊时期所需，公司需要疫情应对职责，促使全员重视疫情防控，获得全员支持疫情防控，提升员工对公司的认同感。

在战略上，第二运行系统需要围绕疫情防控确立公司目标，例如无感染、无传播、信息敏捷、合规、降低业务风险等，形成防疫工作任务；需要为疫情防控配置资源，例如防护工具（如口罩、消毒水、备用药品等），同时为员工的工作餐、交通出行、工作场所等提供便利条件。同时，可在公司预算中适当增加危机管理资金和人员投入。最后，需要积极争取外部资源支持，例如政府或金融机构的贷款、惠免政策等。

在结构上，第二运行系统首先需要调集各部门代表人员组建疫情防控领导小组和临时执行团队，公司高管担任团队负责人，下设疫情防控临时主管岗位，可由行政后勤部门主管兼任；需要加强临时团队沟通，可组建疫情防控沟通群。其次，需要做好疫情防控临时团队职责分工，明确疫情防控信息采集和分析、决策职责和分工，设置疫情防控管理和执行、疫情外联职责，例如与园区、物业、社区等的外联沟通责任。

在制度（含业务流程）体系上，第二运行系统需要制定和实施简明的内部、伙伴、社区、公共疫情防控信息报送流程和制度；制定和实施简明疫情防控措施实施流程和制度；制定和实施简明疫情防控信息通报制度；制定员工疫情应急管理办法，一旦公司内部员工发生感染，应有备用方案。

在风格上，第二运行系统需要首先发挥领导防疫示范作用，例如戴口罩、消毒，在交谈、会议、办公场所中的行为细节等。另外，可以加强疫情防控时期特殊文化建设，发挥有形和无形的文化作用。最后，需要及时沟通阶段性成果提升疫情防控士气。

在员工工作方面，第二运行系统需要汇集员工健康信息，建议公司按日汇总员工健康信息，可由每人通报给部门疫情防控代表，再汇总给疫情防控主管。其次，提供员工心理咨询和支持。第三，必须严格遵守疫情时期特殊用工相关政策规定。第四，建设疫情防控志愿者队伍，全员参与。

在技能上，第二运行系统需要培训员工防疫技能，加强管理者应急管理技能。以上指南列于表1，同样有22条清单供对照参考。

表1 双系统运行指南

4 双系统运行部门任务分解指南

鉴于各行各业不同规模企业受疫情影响的不同，企业可参考上述指南构建双运行系统，特别是缺少应急管理体系的广大中小型企业。为便于尽快构建双运行系统，可将上述指南中的任务分配到企业各个部门，高效推进。由于各类企业部门设置的差异，此处以传统企业部门设置为例，列出各主要部门在双系统运行中的主要任务清单，如表2所示。

表2 双系统运行期主要部门任务清单

此外，企业疫情防控组开启复工工作，需要做好复工条件审查和复工后疫情防控准备两件基础工作，同时公司需要注意随时搜集应对疫情的公共支持政策。

（一）审查员工复工条件，建立复工程序。具体流程可以参考如下步骤执行：

1.员工复工前向疫情防控组提交个人信息；

2.防控组根据员工个人信息决定，可参考如下标准（举例）：

（1）如果假期未离开本地且14天内（根据当地隔离时间标准确定）无外地人员接触史，身体健康，可复工；

（2）如果假期未离开本地但有外地人员接触史者，按当地通行隔离时间要求，隔离期满后身体健康者，可复工；

（3）如果假期离开本地已返回当地者，按当地通行隔离要求，隔离期满后身体健康者，可复工；

（4）如果假期离开本地尚未返回当地者，若在湖北等疫情较严重地区，根据当地办法隔离观察，根据当地通知；若在其他地区，可尽早返回，按要求隔离期满后健康者，可申请复工。

（5）以上若有症状者，根据医生建议申请复工。

3.未复工者，若身体健康、部门需要，条件具备，可进行线上复工。

（二）复工后疫情防控措施。可以参考以下要点执行：

1.日常防护：戴口罩，勤洗手，多留心。

2.通勤：短途鼓励步行、自行车或电瓶车；远距离鼓励私家车或地铁错峰出行。

3.办公：入门测温，超温禁入；暂停来访，避免外访；定时消毒，定时通风；线上沟通，线上会议；线下集中，保持距离；健康信息，每日申报。

4.就餐：鼓励自备餐食，食堂分批就餐，保持距离，鼓励打包、自备餐具。

5.园区或物业：服从物业要求，借助物业防疫支持。

（三）政府帮扶政策。企业可以留意当地政府出台的抗疫情企业帮扶政策，政策可能包括以下内容（可参考商务部［4］及北京、上海、深圳、苏州、宁波等地最新通知）：

1.金融支持政策。包括融资成本降低，融资难度降低，融资渠道增加，金融机构支持服务等。

2.员工就业政策。包括失业保险费政策、社会保险费政策等。

3.企业减负政策。包括物业费减免政策、税费减免政策、税收延期政策，各种财政补贴、贴息政策，其他帮扶政策等。

5 总结

企业一旦复工，需要立即启动双系统运行，因此开工之前需要做好准备，把第二运行系统的临时小组组建起来。双系统运行的时间究竟会持续多久，需要根据疫情发展来决定。疫情没有结束，双系统运行状态应该保持。目前来看，企业首先应做好3到6个月打算，同时应保持高度敏捷性，及时调整双系统运行状态。双系统运行期间，企业需要在管理的计划、组织、领导和评估控制工作中保持更大的灵活性和敏捷性，从而做到及时感知、及时评估、及时决策、及时调整、及时行动。

依据德鲁克（Drucker，2014）［5］的观点，此次事件蕴藏创新机会，需要管理者充分发挥企业家精神；依据约翰·科特的观点，新时代要求企业更加敏捷、具备双系统运行思维（Kotter, 2012a；2012b）［6］［7］，此次事件也是变革型领导发动变革的时机。期待我国企业能够克服困难，顺利过关，迎接更好的未来！