刍议办公自动化在办公室管理中的创新

杨威

摘要：办公自动化是办公室管理发展的必然趋势。以现阶段办公室管理情况为依据，结合近年来办公自动化的概念及功能，分析如何在办公室管理中创新应用办公自动化，并明确未来办公自动化发展趋势，以此为企业革新发展提供有效依据。

关键词：办公室;办公室自动化;办公事务;信息管理;管理决策

中图分类号：TP311 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）08-0284-02

通过局域网或广域网，运用各种媒体形式、管理及传输信息，可以优化传统办公形式，进而实现无纸化办公，这样不仅能提高办公室管理效率，而且可以优化整体办公环境。对企业发展而言，在竞争越发激烈的市场环境中，为了占据重要地位，必须要及时、全面掌控信息，并在实践工作中充分利用，这也是判断企业市场竞争力的主要因素。因此，在新时代背景下，面对越来越高的办公需求，企业在探索办公室管理工作的同时，还要合理运用办公室自动化进行创新，只有这样才能实现预期发展目标。下面对办公自动化在办公室管理中的创新工作进行研究。

1 背景介绍

从1940年开始，美国部分企业加大了针对办公业务的探究力度，并运用机器处理办公业务，此时这种方式称为“办公室自动化”[1]。在全球经济飞速发展中，信息技术得到了拓展与优化，办公室自动化也逐渐突破了传统办公范围，开始融入管理工作中。由于这项内容运用了大量先进技术理念，不仅能提升实践工作效率，而且可以提高工作质量，所以各国企业在革新发展中逐渐认识到办公自动化的应用功能，并开始结合自身需求进行创新。从功能角度分析，办公自动化主要分为三点：其一，事务处理;其二，信息管理;其三，决策支持。其中，事务处理属于基础内容，其中包含了文字处理、行文管理及人事管理、资源管理等;信息管理作为第二层次，融合了处理事务的办公系统和支持管理控制活动的管理信息系统;而决策支持作为最高层次，会以其他两层为依据向企业员工提供决策或辅助决策。了解当前我国企业发展情况可知，事务处理级的办公自动化系统最为常见，目前依旧处于持续优化和完善的发展阶段。

2 办公自动化分析

2.1 概念

办公自动化系统也叫作OA系统，是指运用先进电子信息技术和现代办公设备构建的人机信息处理系统，主要用来辅助管理人员实施各项办公活动。一般来讲，办公自动化系统主要包含办公信息、办公设备及办公机构等内容。

2.2 功能

具体功能分为：第一，构建内部通信平台。通过优化组织内部的邮件系统，有助于更快传递企业内部信息;第二，构建信息发布平台。为企业内部的信息发布和交流提供有效平台，如电子公告、电子刊物等，这样不仅能让内部制度、技术沟通及新闻简报等尽快传递到基层，而且可以使员工及时掌握企业发展变化;第三，实现工作流程的自动化。这项工作包含了流转过程的实时监控和跟踪，能有效协调各岗位及部门，促使企业在工作中逐渐实现高效化发展。同时，也可以实现文档管理的自动化。通过按照不同权限去储存、共享及应用各类文档，并选择便捷的查阅方式，不仅能减少以往业务处理难题，而且可以科学管控企业文档;第四，辅助办公。会议管理、档案管理等都可以为日常企业办公提供辅助，随着各类管理工作水平的提高，企业可以逐渐实现辅助办公的自动化[2]。

3 办公室管理中办公自动化的应用形式

3.1 办公事务

通过在简单办公事务中运用办公自动化系统，有助于将其包含的基本功能融入实践工作中，促使企业员工在共享数据的同时，提升工作效率。一般来讲，办公自动化系统具有文字处理、文件收发及统计数据等功能。

3.2 信息管理

对现代企业发展而言，融合信息管理型办公系统，可以充分利用数据库中包含的大量重要信息，这样不仅能提高整体管理水平，优化实际办公效率，而且可以为各部门提供共享的数据库。需要注意的是，这一数据库是以事务级OA系统为依据提出的，形成信息管理型的OA系统。

3.3 管理决策

信息管理级的办公自动化系统在收集数据库数据后，会构建完善的数字模型，从计算机中得到计算结果，以此针对决策问题执行相关程序。企业管理人员能结合计算机计算数据，以自身发展与竞争对手为依据，在市场环境支持的条件下提出对应管理决策。

3.4 云计算

现阶段，我国很多优秀的OA软件企业会从规模较小的企业人手，向他们推广性价比更高的办公管理服务。这项工作包含了小型企业日常管理活动和重要IT基础设施，能帮助管理人员更好落实日常管理工作。

3.5 物联网技术

简单来讲，物联网是指在物理世界的实体中部署具有执行能力、感知能力等内容的各类信息传感设备，可以在网络设备的支持下进行信息传递、处理等工作，最终可以实现大范围的信息交换需求。若将OA系统和物联网融合到一起，不仅能实现跨区域办公管理，而且可以突破传统管理模式的限制[3]。

3.6 智慧办公

在5G时代的到来，为企业实现智慧办公带来了更多可能性。通过借用可以上网的区域运用手机OA系统接收与发布信息，不僅能加快企业信息传递速度，而且可以提升实践业务处理效率。

4 如何在办公室管理中创新应用办公自动化

4.1 转变传统观念，提高员工综合素养

现阶段，虽然办公自动化这一理念已经融入各行企业管理中，但从本质上讲部分员工依旧将其看作处理基础业务的主要依据，并没有从多角度人手研究办公自动化。由于办公自动化中涉及社会学、系统工程及行为科学等学科，所以在现代化企业办公室管理中创新应用是发展的必然选择。此时，要想实现高效办公管理，在应用办公自动化的同时，还要提高办公人员的综合素养[4]。如果没有按照全新办公要求严格要求员工素质与技能，将无法适应现代化企业发展步伐，这样很容易被市场所淘汰。尤其是在新时代背景下，随着无纸化办公理念的提出，OA系统的全面落实，促使现代化企业办公人员提出了更高要求。虽然部分企业已经完全进入无纸化办公，不管是文件收发还是传递都运用计算机操控，但因为没有优质的工作素养和专业技能，致使办公室工作出现了大量问题。因此，在未来建设发展中，现代化企业在应用办公自动化的同时，要从两点人手，一方面，突破员工传统工作思维，向他们传递全新技术内容，并提高他们的信息素养，以此在明确办公自动化应用价值的基础上，在实际工作中熟练应用;另一方面，定期组织员工参加企业培训活动，在他们奠定扎实基础知识的同时，引导他们理解和应用相关法律规定，以此为实现真正意义上的办公自动化提供基础保障。

4.2 发挥技术作用，强化科学管理意识

从某种角度分析，办公自动化作为全新的办公活动，具有信息处理的特征。在实际工作中，通过合理运用通信技术和计算机技术，并结合科学管理意识管控具体工作流程，不仅能构建与现代化发展相符的管理体系，而且可以针对实践工作需求提出明确的管理制度。整合当前企业发展情况分析可知，不管是员工职责还是工作效率等，只有做到权责结合，才能在实现办公自动化发展目标的同时，提升整体工作效率和质量[5]。

4.3 創新应用技术，优化实践工作服务

在计算机水平不断提高中，办公自动化逐渐从初期文字输入、查阅检索及处理等转变为现代化网络办公系统，并将多个单一办公系统结合到一起，构成了群体办公系统，此时再运用远程网络可以将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。随着多媒体技术的提出，办公自动化迎来了全新机遇。通过在系统运行中应用多媒体技术，可以在提高图像、图形等处理工作水平的同时，拓展办公信息处理的应用范围。除此之外，网络安全作为影响企业发展的主要因素，也是各行企业关注的焦点。最常见的安全问题有病毒入侵、黑客攻击等。因此，现代化企业在应用办公自动化的同时，要不断优化与创新，只有这样才能保障其更好服务于企业业务[6]。

5 办公室办公自动化的发展前景

了解企业传统管理模式可知，员工之间的联系主要涉及沟通、控制及协调，而部门之间的关系主要依靠人力或传统传输工具，这样不仅会影响整体工作效率，而且会在业务管理中出现大量由人为因素引起的安全问题。因此，从提出办公自动化理念开始，各行企业就已认识到这一内容的重要性。通过运用计算机交流和处理各类文件信息，促使员工从烦琐、单调且重复的工作中解脱出来，并让部门内容形成一个庞大的办公室，既能共享部门资源，又可以明确部门员工的职责。因此，针对现代化企业发展需求，持续推广办公自动化必须要从以下几点人手：第一，帮助员工形成良好的工作习惯，并提升他们的工作素养;第二，规范工作流程，强化内部沟通，并提高整体管理水平;第三，推广无纸化办公理念，在减少资源消耗的同时，控制企业管理成本支出;第四，在普及办公自动化计算机应用技术的同时，逐渐向着先进化和数字化的方向革新，如开展视频会议、电话会议等;第五，加强互联网安全管理工作的关注度，尤其是对传递与发布信息而言，现代化企业管理人员要构建完善的安全系统。

6 结束语

综上所述，随着办公自动化的推广与应用，促使企业办公人员在共享信息的同时，更加便捷处理相关信息，这样不仅能突破传统管理模式的限制，而且可以更好针对现代化企业发展需求进行全方位管控。由于办公自动化建设是一项需要长期坚持的工作，且要结合时代变迁进行创新与优化，所以在日益革新的市场环境中，各行企业要整合预期发展目标，在明确自身发展水平的基础上，合理运用办公自动化。

参考文献：

[1]张红.浅析计算机技术在办公自动化中的应用[J].通讯世界，2017（4）：22-23.

[2]徐涛.分析计算机网络办公自动化及安全策略分析[J].工程技术：文摘版，2017（20）：00305-00305.

[3]尹媛媛.对事业单位办公自动化的几点思考[J].办公室业务，2017（24）：189-189.

[4]石若漫，浅谈办公自动化与文书档案管理[J].办公室业务，2017（23）：142-142.

[5]王夏瑜.OA系统在企业档案管理中的应用与实现[J].办公室业务，2017（7）：135-135.

[6]马逸文.计算机网络办公自动化及安全策略分析[J].信息与电脑：理论版，2017（2）：222-223.

【通联编辑：李雅琪】