信息化系统在医院物资管理中的应用效果分析

宗佳惠

摘要：物资管理，是医院的众多管理系统中非常重要的一个环节，而医院的物资管理所连接的部门繁杂庞多。因此，物资管理的工作量也很大。为了更加有效和方便地进行医院的物质管理，我们应该使用信息化系统去管理物资，这样可以大大减轻物资管理工的工作难度同时也可以提高与各部门之间沟通的效率。该文也将通过现阶段我国医院的物资管理工作中存在的问题进行深度的分析，探讨如何在医院的物资管理中对信息化系统进行有效的利用，使信息化系统不断地完善，极大的促进医院物资管理现代化、规范化。

关键词：信息化系统;物资管理;效果

中图分类号：G642 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）08-0010-02

1 关于医院物资管理及信息化系统的简介

医院物资是确保医院各项基础医疗活动顺序进行的基础。物资管理不仅包含了物资所涉及的采购、储存、分发等情况，还要涉及管理方面的计划、组织、协调、控制等职能。由于物资管理的工作费时费力，且工作流程中涉及的关联因素复杂庞大，导致物资的采购、出库、入库、使用耗损登记不及时，以及与各部门沟通不到位等问题频发。每一个失误都极易造成物资流向不明，财务账目与库存不统一的情况。

然而，运用现代化的信息系统进行物资管理是指，采用现代信息化技术通过运用信息网络将物资从采购到入库，再到出库，直到各部门对接环节这一流程中的所有数据进行统一处理，同步更新。这样能够使医院的相关工作人员，随时的监控物资流向和库存情况;财务人员能够更好地进行财务信息核对，避免资金错乱现象。能够极大提高医院物资管理工作的效率，做到及时补缺维持医院各工作高效，安全的运营。

2 医院进行信息化物资管理的目的

1）为实现在全院范围内能够跨科室的共同合作。要构建以需求采购库存三大部分管理为核心的物资管理平台。

2）让各个科室能够实时共享跨科室的数据。并且能够随时查阅与监控实现全院的物资采购管理，和各科室的采购状况。

3）对外可以与供应商形成管理协作系统。这样能够有效地查阅供应商的资历和信息进行评估并从中从供应商中挑选出最佳供应商。

4）有助于全院信息共享，并且各科室可以按照各类单据有效的执行各科室的任务。并且能够实现在全院范围内跨科室的调取查阅需要的数据及报告。

5）能够随时查看物资的入库出库以及采购中的流水和数据情况，能够很好地帮助医院的财务入员做财务结算。极大地避免了人员因素上的财务疏漏。

3 医院信息化物资管理系统的工作流程

由于医院的物资管理涉及的工作纵横繁密，非常的庞杂。因此，医院涉及物资管理的信息化系统设计也必须十分详细不同。不同作业体系物资管理也应该对应不同的设计流程。具体隋况见图1。

4 医院进行物资管理的现状和问题

（1）供应商信息管理麻烦

医药物资供应商的资质情况以及报价都是通过招标的方式确定的。而确定后的信息均是以电子表格、文档的形式分别储存在电脑系统和档案室内，若是想要对比同类供应商的资质条件，需要手动翻阅或是调取多个电子表格。因此，在每次决定采购前都需要查找大量的耗材证件还有供应商信息，不仅对物资管理人员的记忆力要求较高还加大了相关的工作难度，降低了工作效率。

（2）采购管理流程烦琐

一般医院的物资采购，是由各个科室根据现在的存量，并结合将来计划工作要使用到的物资，按照每月编制的方式制定采购计划，且要上交分院长以及各科科长审阅批示之后才能转交上报给物资管理室。物资管理是还要根据现有的物资库存以及医院的采购成本额度，进行采购单的制作，也在交由各个科室的科长和分院长进行批阅确定后才最终上交到采购部门。

这样的流程使各科室以及物资管理室的采购权受到限制，并且还有可能会因为领导个人的时间安排而耽误采购单的呈递，降低采购效率。而且要确定采购量只能依靠各部门的经验去估算，很难形成精确化的采购计划。

（3）库存管理难度大

目前大多医院的库存管理采用的是半手动录入半系统录入的形式，需要人工定期地进行盘存和记录，因此会造成物资入库到出库到盘存之间的时间差。这样会带来许多问题，比如部分应急的物资可能还未及入库，就已经被其他科室领走却未来得及记录，造成库存误差。同样每月向财务科上缴入库清单出库清单进行盘存时，只是反映当月记录的入库与出库，无法明确中间过程中人员疏漏的造成的物资流向不明。造成物资出入不对等，盘存出现问题，增加财务工作的难度。

（4）存货核算准确度不高

目前业务科室只有非常基础的存货核算技术为了和财务数据保持一致。许多科室等到发票领取之后，才填写消耗量。由于大多数科室在记录物资消耗的时候，采用的是手工记账出错率较大，无法保证最后核算时发票上的使用数据是否是真实的消耗数据。

5 医院使用信息化系统进行物资管理的优势

5.1 优化物资库房管理方案

传统的医院物资库房管理方法无法及时更新物资的出库和入库信息，时常出现登记资料与实物不符的问题。最终形成库存紧张或是库存积压的问题，为医院的正常工作带来不小的麻烦。使用信息化系统进行医院物资管理，申领物资的人员需在系统中完成物资申请、确认等工作。同时，物资管理物资管理人员可以随时地进行监督把控，不需要再人工的去核对人员可以根据实时、准确的库存信息科学地制定采购计划，在保障医院物资不间断供应的基础上，合理地安排物资库存占用资金的比重，避免资金浪费。

5.2 降低物资采购、配送难度

使用信息化系统进行采购，各科室的物资需求情况会通过信息系统自行生成。并且信息能够在全院范围内被查阅，同时同步地呈现在物资管理人员和采购人员面前极大地缩短了中间的流程。信息化系統统计的信息数据也更加精确化，能够高效协助采购人员和各科室的制定采购计划。