新媒体环境下事业单位综合办公室的工作效率研究

张晓妍

摘 要：在事业单位的日常工作中，综合办公室工作是其中重要的组成部分，在新媒体环境下，对于事业单位来说是一个发展的机遇，但是也面临着极大的挑战，因而需要进一步提升该项工作的效率，并且降低工作的错误率。文章在此基础之上，介绍了事业单位综合办公室工作效率的基本含义，然后提出了提高工作效率的措施，希望能够促进事业单位的发展。

关键词：事业单位;综合办公室工作;工作效率

在事业单位的正常运转过程之中，综合办公室工作是非常繁杂的，这不仅仅是一项长期的工作，也是基础工作之一。在新媒体环境下，事业单位已经进入了一个新的发展阶段，这就对综合办公室工作效率提出了更高的要求。因此，事业单位应该做出改变，在转型阶段中需要借助新媒体，将其与综合办公室工作相结合，通过让二者能够融合发展，促使事业单位的综合办公室工作发生创造性变革。

一、事業单位综合办公室工作效率概述

（一）综合办公室工作效率的内涵

对于事业单位来说，综合办公室工作十分重要，并且繁杂的系统工程，若想提高工作效率，首先要了解其包含的内容，可以将事业单位综合办公室工作工作效率的内涵归纳为以下几点：

一是综合办公室工作的执行速度。对于工作效率来说，速度是一个比较直观的评判指标，能够反映出当前的工作效率。通过长期以来的实践发现，速度与效率虽然有着密切的联系，但并不代表速度加快之后，工作效率就随之提升。在日常的综合办公室工作之中，决定综合办公室工作效率的重要因素之一是工作的正确性，只有在这种情况下的工作速度才是有意义的，才能够切实提高综合办公室工作效率。

二是工作所反映出来的效果。通常认为综合办公室工作效率是与工作效果有直接联系的，能够客观地反映出工作的有效性。在某种程度上来说，工作的效果也是衡量事业单位管理的首要因素，并且提高综合办公室工作效率的最终目标也是为了能够达到最好的工作效果。

三是工作的精细化管理。在综合办公室工作的细节之处，通常会将其归纳到管理的规则之中，事业单位工作内容的精细程度直接决定了工作的效率。在提高事业单位的综合办公室工作效率时，不应该泛泛而谈，而是将其放在细节之处。

（二）综合办公室工作的特点

对于综合办公室工作来说，日常工作是非常复杂的，因而具有以下几个特点：

其一，执行性。在事业单位中，办公室是不属于领导部门的，但是其工作内容却是直接面对领导的，日常工作就是执行领导的工作和决策部署。这就要求办公室的工作人员能够全面执行领导的具体指示，并且注重执行工作的效率。

其二，协调性。对于办公室工作来说，通常是要协调多个部门和员工之间的关系的，是事业单位中用来联系各个部分的纽带，体现出其重要的沟通与协调作用。办公室不仅仅是要接受上级领导的工作部署，还要及时督促下级能够按时按量的完成相应工作，因而办公室的工作具有协调作用。

其三，服务性。在事业单位的各个部门中都体现出了服务性，而在办公室工作中体现的尤为明显。在实际的工作中，办公室人员必须要充分的体现出服务性，从而提高办公室的服务质量，最终体现出工作的效率。

（三）提高事业单位综合办公室工作效率的重要性

现阶段，我国经济和社会都在快速发展，事业单位的各项业务和管理工作也出现了很多的转变，而办公室工作也需要满足单位整体的发展需求。对于事业单位的发展来说，与办公室工作的落实情况有着直接的关系，不仅能够展现出行单位内部的发展情况，更是其他各项工作落实的重要保障。在信息化背景下，传统的办公室工作效率已经不能够满足事业单位的发展需要，而办公室工作是众多管理工作中的一项重要内容。由此可见，必须要加强对办公室工作效率的管理，提高工作效率，进而发挥出其内在价值，最终为提升事业单位工作和服务水平打好基础。为了更好的解决这一问题，相关人员首先要分析当前办公室工作中所遇到的困境，再从此入手来将其一一击破，进而获得可持续的发展。

二、新媒体环境下事业单位综合办公室工作效率的提升策略

（一）建立完善的制度规范

俗话说“没有规矩，不成方圆”，一个能够长远发展的事业单位必须要有一个严格的管理制度，在事业单位的管理体制得到提升之后，才能为事业单位的办公室工作提供制度保障。为了能够有效的提升综合办公室的工作效率，不断落实精益化管理，必须要制定一个科学的管理制度。事业单位需要按照我国相关的规定，结合本单位的实际情况，明确技术路线，认真地记录现场的实际情况。为了让综合办公室工作更加顺利，还需要在事前分析出可能出现的不利影响因素，最终制定出相应的处置预案。同时，严格的问责和科学的检查方法是提高综合办公室工作水平和创造性的动力，还要明确界定相关监督部门的权利和义务，将其与现有的管理机构分开，以确保它们在规定的范围内对综合办公室工作工作中作出应有的贡献，避免出现模棱两可责任的现象，还需要强化监督责任的落实，需要将管理手段落实到综合办公室工作当中，一旦发现工作问题，就可以及时提出意见和相应的整改方案。除此之外，完善相应的办公室管理制度，还能够进一步规范化和标准化综合办公室工作。

（二）提高员工的思想意识

为了能够有效的提高办公室工作效率，仅仅依靠严格的规章制度是不够的。因此，办公室工作效率的提升还需要每个事业单位员工的团结协作，只有全体员工积极参与，自觉地从自身进行工作管理，才能从根本上解决效率不高的问题。办公室工作效率的决定性因素之一是办公室工作人员的自身素质以及工作能力方面，从事办公室工作相关工作的人员要有良好的自身素质，要诚实守信，从而保证工作的有效开展，并让办公室的工作人员及时了解当前工作方面的政策和变化，利于在工作之中及时改变，从而保证工作的顺利进行。事业单位的办公室工作人员要定期与事业单位领导进行有效的沟通，对于异常现象要及时的更改，保证办公室工作人员的综合素质，以及提升工作人员的工作能力，从而确保事业单位办公室工作的顺利开展。除此之外，还应该要加强宣传力度，让办公室的工作人员更加了解工作内容，以及提高工作效率的重要性。事业单位应该聘请相关专家，为办公室的工作人员进行定期培训，这也是改善工作人员观念的最主要方式。因此，必须通过对日常工作的有效分析，客观的找出工作效率不高的原因，进而在日后的培训中制定科学的安排培训的内容，寻找适合每个办公室工作人员的培训方法，不能够一刀切，从而提高工作的积极性，保障事业单位办公室的工作效率。

（三）打造智能化管理模式

众所周知，办公室工作具有一定的复杂性，而纸质的信息由于其特质，在保存和使用过程中非常容易出现损坏的情况，从而使得数据丢失或者不完整。在以往的综合办公室工作中，大多都是使用人工来进行各项数据的收集、填写和计算，这种人工的方式经常会出现错误，并且工作的效率也比较低，这种办公方法已经不能够满足事业单位发展的需求。因此，事业单位办公室应该大力开展信息化建设，对于一些纸质信息要及时进行扫描，然后存为电子档案，这样既方便了不同部門之间的查阅，也保证办公室的工作效率。在当前科学技术快速的发展背景之下，互联网、云计算、大数据和物联网是各个行业广泛应用的技术，事业单位若想获得融合发展，就需要借助这四种技术，作为发展的支撑，从而逐渐探索出“互联网+事业单位”的发展模式。为了能够更好地开展“互联网+事业单位”的发展，必须要对科学技术进行整合，这也是事业单位提高办公室工作效率的基础保障。物质环境也是互联网+事业单位创新性发展的重要基础，这里的物质环境是指积极配合完成基础设施建设，事业单位可以引入先进的设备和技术，将智能化的技术应用在办公工作中，从而提高数据的收集效率。另外，这种智能化技术还能够将用户和事业单位之间紧密的联系在一起，从而实现对信息的监督和控制。在事业单位当中，综合办公室工作智能化已经成了必然趋势，而工作流自动化管理软件能够通过现代化技术来将办公流程自动化，并且可以提升管理效率，增强办公的规范性。

（四）进一步加快与新媒体的融合

在新媒体背景下，事业单位综合办公室发生了角色的转变，在以往的过程中，被服务者仅仅是被动的接受事业单位综合办公室所提供的内容，但是现阶段出现了更多的服务渠道。因此，事业单位综合办公室必须要对自身的工作有一定精准的定位，加快与新媒体的融合，才是当前提升工作效率的正确路径。就事业单位综合办公室而言，为了能够满足用户的更多需求，就需要积极使用互联网技术、大数据技术和云计算等等。例如，在微博之上，事业单位综合办公室可以通过发布微博来与公布一下工作计划和内容，并且对一些活动需要前期做好宣传工作;而对于微信来说，可以让办公人员互相添加微信，这样能够打破时间和空间的限制，并且也提升了办公人员之间的沟通效率，这样就可以在最大程度上提升综合办公室的工作效率。

（五）提升事业单位综合办公室管理系统安全性

对于事业单位办公室工作来说，其中包含了许多的数据，但是由于计算机技术仍然存在一定的风险，非常容易出现数据被盗和丢失的情况，因而需要加强安全建设工作，构建软硬件安全、信息安全和保密安全的三位一体安全防范体系。因此，应该做到以下几点，具体如表1所示。

三、结语

综上所述，事业单位在发展的过程中，事业单位综合办公室的传统工作方式已经不能够满足当前发展的需要，应该积极转变工作思路，利用先进的科学技术，不断提高办公人员的综合素质，加强综合办公室的工作效率，进一步完善工作机制体制，方便日后的管理，应该将“互联网+”与事业单位综合办公室工作的相互融合，进而实现事业单位的可持续发展目标。

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