行政审批档案信息化建设对策之研究

王思佳

摘要：档案信息化建设是行政审批档案管理工作的必然发展趋势，也是提高行政审批效率、加快电子政务建设的重要前提和基础。本文分析了行政审批档案信息化建设面临的困境，针对性提出了推进档案信息化建设的对策，为提高行政审批档案管理水平提供决策参考。

关键词：行政审批;档案;信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）04-00-02

行政审批档案是行政许可实施机关在依法实施行政许可过程中直接形成的文字材料及申请人规定提供的文字、图表和照片等不同形式的历史记录。它是行政许可过程中形成的原始记录，也是配套各项监督检查工作的基础证据资料，必须保证档案的完整性、安全性和规范性。在信息时代，行政审批档案管理要运用信息技术加快档案管理信息化建设，使档案管理工作适应行政审批网上办理、电子审批的改革趋势，全面提升行政审批服务效率。

一、行政审批档案信息化建设面临的困境

1.档案资源相对分散

在行政审批业务管理中，由不同的审批职能内设机构负责各自的审批管理工作，形成了各负其责的条块分割式管理模式[1]。当行政审批业务流程在办理完结后，需将材料交由各业务组的专职档案员进行整理，再由专职档案员移交给档案中心，档案中心负责保存、立卷和归档。由于不同类型的业务档案材料分散于不同业务组，在档案移交过程中可能会存在档案信息涂改、复印件不清晰、复印件盖章不全、档案页破损、档案签署不完整等问题，影响后期纸质档案转化为电子档案的质量。

2.档案管理系统建设滞后

行政审批档案中心虽然初步购买了数字化设备，但是受办公空间、经费等因素的限制，尚未建立起专门的档案管理系统，这与行政审批电子化服务和全流程网上办事的发展趋势严重脱轨。加之，档案中心人员配置不足，导致档案中心只能实现部分档案事项的信息化处理，单机录入移交过来的档案，降低了档案信息化管理效率。

3.业务系统对接难度大

在行政审批档案信息化管理中，要求业务档案数据可以在行政审批服务各个系统中实现无障碍传递、共享和查询，以提高档案工作效

率[2]。但是，从当前情况来看，在行政审批网上办理的一些事项是有专门的系统进行办理，如工商管理事项办理系统等，而各个业务部门的系统数据标准不一致，这些系统与档案管理系统尚未实现对接，阻碍着业务系统数据的整合利用。

二、推进行政审批档案信息化建设的对策

基于上述行政审批档案信息化建设面临的困境，档案中心要做好档案信息化建设整体规划，抓好破除困境的关键点，实施有效的档案信息化建设对策。

1.加强档案信息化基础工作

行政审批档案信息化建设要做好建设之前的基础性工作，强化档案信息化管理的前端控制，以保证档案信息化建设顺利推进。具体工作内容包括：其一，开展专职档案人员培训。在行政审批服务局的业务组设置专职档案员，负责整理日常工作中形成的档案资料，由档案中心定期开展专职档案员培训，转变专职档案员过于守旧的工作思维，提高专职档案员的档案意识。其二，规范档案整理与移交。行政审批档案中心应要求专职档案人员必须认真收集整理行政审批业务中形成的文字、声像、图表和电子文件等档案资料，保证档案资料信息完整，无破损、缺失等问题[3]。2019年以来，我中心已经初步立卷归档8000余份档案，为推进档案信息化建设做好了准备工作。其三，制定档案管理规范。行政审批档案中心要明确文件材料的归档要求，确定电子文件归档的工作流程，结合行政审批项目的实际情况制定材料归档范围和保管期限表，将其作为电子档案管理的执行依据。

2.建设档案管理系统

行政审批服务局要积极推进档案管理系统建设，以确保档案工作与行政审批全程电子化办理相适应，提升档案管理的信息化、现代化水平。具体实践策略如下：其一，加大信息化建设资金投入。行政审批服务局应加大经费投入力度，购置计算机、扫描仪等信息化基礎设施，为档案信息化建设提供资金支持。其二，开发功能齐全的管理系统。在软件开发中，要根据档案管理总体规划开发设计档案管理系统的功能模块，执行统一的技术标准，确保档案信息化管理能够高效、安全运行。其三，实现业务系统对接。行政审批服务局应根据行政审批业务系统运行的实际情况，积极配合大数据管理部门，推动各项业务专网系统数据整合共享。建立起统一的元数据标准，实现各个业务系统之间的有效对接以及异构数据之间的有效整合。

3.建立健全档案信息化管理模式

行政审批档案中心应建立健全档案信息化管理模式，依托档案管理系统，及时整合、科学配置和高效利用各个审批业务系统中的档案资源，协调各业务部门共同做好档案信息化管理工作[4]。具体实践措施如下：其一，实施协同运作模式。行政审批服务局要在各业务系统对接的基础上，由行政审批档案中心牵头组织各业务部门转变传统的条块分割式的档案管理模式，基于统一的档案管理平台开展档案工作。其二，推行无纸化电子档案管理。行政审批档案中心要逐步实现无纸化电子档案管理，先选择一些业务组开展试点，利用数字摘要、电子签名、可信时间戳等技术手段，实现电子文件的安全移交，提高电子档案管理效率。待试点成功后，逐步向行政审批服务局内的各个业务组推行无纸化档案管理模式。其三，实现档案信息公开。行政审批档案中心要将原有的纸质档案通过高速扫描、数据库等技术生成电子档案，存储于档案信息库中，使其成为重要的公共信息资源，在电子政务信息公开的背景下，根据档案保密等级的要求分级公开档案信息，提高行政审批服务效率。

4.开展网上电子化归档业务

行政审批档案管理要顺应信息化发展趋势，开展网上电子档案归档业务，以全面提升行政审批档案工作效率。在网上电子化归档业务中，应遵循“一事一卷”的原则进行组卷，统一规范业务流程，开发设计信息化操作平台，严格执行地方档案局发布的电子文件整理归档业务规定和技术标准，对普通行政审批资料进行电子化归档。具体实施措施如下：

4.1分类组卷

行政审批档案按照事项进行分类组卷归档，具体包括：结论性文件和审批材料实行一案一卷、一卷一号制度，统一组卷;对于涉密和个人隐私的文件材料，可实行一案二卷制度，即正副卷归档;对于行政审批决定事项或归档文件材料较少的，可实行合并组卷，组卷数量根据实际情况而定。其中，单独组卷按照时间顺序排列，合并组卷按照审批事项分别整理，分别根据案卷材料形成的时间顺序排列归档。在同一行政审批事项中，根据具体事项的办理情形进行整理归档。

4.2设置归档功能模块

行政审批档案中心可根据自身实际情况适当扩大电子档案归档范围，在档案移交中可采用在线与离线相结合的移交方式，必须保证移交的档案有数字签名、线上时间戳以及电子印章，以保证档案的真实性和安全性。行政审批档案中心可在档案管理系统中设置归档模块，该模块的功能包括归档参数设置（电子归档材料、档号规则和保管期限的设定）、办结并归档、待归档（手动归档、自动归档）、已归档（档案查询、下载）等功能。

4.3统一归档范围与存储格式

在行政审批电子化档案归档时，要对每“一事”设置单独的归档文件夹，分门别类存储“一事”涉及的所有材料，包括申请、受理、办理、办结、送达等业务流程中形成的各类表、证、单、书等材料，将材料存储到关系数据库中。档案材料的存储格式要统一转换为XML、PDF或HTML，便于日后查询和下载。

三、行政审批档案信息化建设的实施效果

1.提高档案资源利用效率

在信息化时代下，对行政审批档案资料利用的便利性和即时性提出了更高的要求。加快推进行政审批档案信息化建设，能够弥补因行政审批业务部门各司其职而造成的档案资源分散弊端，实现对各业务部门档案资料的高效整合和高度共享，以满足档案使用者的使用需求，提高档案资源利用效率。

2.扩大档案归档范围

行政审批档案是关系到多方主体切身利益的重要资料，具有极高的存史留档价值。在传统的纸质档案管理模式下，受档案室空间小、档案人员配置不足等因素的限制，难以做到长期安全保管大量的档案资料。而在行政审批档案信息化建设之后，档案中心可扩大档案归档范围，按照“一事一卷”的原则，将审批业务涉及的所有资料进行电子化归档，保证了档案资料的完整性。

3.保证原始纸质档案安全

在纸质档案查阅、传递过程中，纸质档案易出现文字模糊、页面损坏、资料丢失等问题，难以保证行政审批档案的安全性。而在行政审批档案信息化建设之后，档案中心可利用档案管理系统将所有行政审批业务中形成的档案资料进行电子化归档，将其存储到数据库中。当档案使用者需要调阅档案时，登录到档案管理平台就可以直接查阅相关的电子档案，保证了原始纸质档案的安全性。

4.提升档案工作效率

在传统的档案工作模式下，随着行政审批业务量的增大，档案资料也随之增多，增加了档案人员的工作量，降低了档案工作效率。而在行政审批档案信息化建设之后，可全面开展网上电子化归档业务，帮助档案人员从繁重的工作中解脱出来，并且有助于大幅度提升档案归档整理的工作效率。

结语

总而言之，行政审批档案中心要持续推进档案信息化建设，破除信息化建设中的阻碍，通过加强档案信息化基础工作，建设功能完善的档案管理系统以及实施档案信息化管理模式，全面深化行政审批档案工作改革发展，不断提升行政审批档案工作效率，满足电子政务建设和服务型政府构建的需求。

参考文献

[1]林伟宏.基于网上审批的行政审批电子文件整理歸档和电子档案移交接收模式研究[J].中国档案，2018，（3）：82-84.

[2]黄衍洁.加强行政审批档案管理利用的若干思考[J].办公室业务，2019，（12）：104-105.

[3]林伟宏.基于网上审批的行政审批电子文件整理归档和电子档案移交接收模式研究[J].中国档案，2018，（3）：40-41.

[4]蒋建峰，金怿.“放管服”背景下的行政审批电子档案管理平台构建[J].档案与建设，2019，（11）：121-122.