人事档案信息数字化管理面临的问题与对策

谢心梅

摘要：人事档案管理是事业单位的重要部分，传统的人事档案管理是用纸质进行管理的，随着社会科技的不断进步，信息数字化的管理方式也应用到人事档案中。人事档案是每个事业单位人才的展现，人事档案管理得当可以体现单位的能力。但是人事档案信息数字化管理面临着很大的挑战，例如保管的环境、计算机系统、网络安全性、管理人员的能力以及信息是否真实……想要提高管理水平，必须发现其存在的问题，根据问题提出解决的对策。让人事档案管理更加优越。

关键词：人事档案 信息数字化管理 面临的问题 解决对策

人事档案是每个单位组织人才信息的重要载体，它不仅是记录每个人的经历，还是每个单位了解人并用人的依据，因此人事档案的管理是很重要的。随着社会信息化水平的提高，人事档案也通过信息数字化进行管理。由于信息数字化的更新速度太快，所以人事档案信息数字化管理还是存在一些不足的地方，而想要人事档案信息数字化管理，还需要进行研究与改进，让人事档案的管理更加方便简洁。

一、人事档案管理的重要性

人事档案的管理是每一个单位的重要部分，所以在管理人事档案也需要重视起来。传统的档案是在纸上填写信息，管理员需要将这些档案分类整理，分开管理，这样的档案需要足够的空间，而且在查阅的时候也不是很方便，会浪费大量的时间去寻找。人事档案信息数字化管理之后，可以直接将人事信息存放在移动硬盘或者电脑中，节省大量的存放空间，在查阅的时候，也比纸质版省时间，而且方便。但是现如今网络社会，网络病毒等一些问题，也危害着信息数字化管理。因此要提升信息数字化管理的各方面水平，保证人事档案得到更好的管理，让人事档案信息数字化管理更加优越。

二、人事档案信息数字化管理面临的问题

人事档案信息数字化管理还存在很多的问题，例如，保存环境的不足、所依赖的载体——计算机的问题、安全性的不足、管理人员的能力素质低以及人员信息是否真实……

（一）人事档案信息数字化管理中保管环境的不足

传统的人事档案管理是通过在纸上填写信息，然后由管理人员进行整理、保存。现如今社会进步，人事档案开始用信息数字化管理，这样的管理比传统的管理方式要便捷很多。傳统纸质的人事档案需要足够大的空间来保存人员信息，现在人事档案信息数字化管理可以将人员信息保存在光盘、移动硬盘或者电脑中，就可以有很大的空间为其它工作使用。这样看似很好，但是也还是存在不足的，光盘、移动硬盘或者电脑万一有所损坏，这样就会导致人员信息缺失，也不利于档案长期管理。

（二）人事档案信息数字化管理中依赖的载体——计算机的问题

计算机已经成为二十一世纪的潮流，计算机可以储存大量的信息，计算机可以查阅很多不清楚的问题，计算机可以浏览信息，可以了解世界动态，计算机可以拉近人与人之间的距离，当然计算机也可以在工作中使用……计算机给人们带来了很多便利，也同样带来了一些不足。现如今各单位人事档案也开始用信息数字化来管理了，大部分的人员信息都通过计算机输入，在计算机中保存，这样较传统的人事档案管理方便很多。但是计算机也存在一些问题，例如，计算机系统可能会出现漏洞，导致人员信息丢失;计算机在保存的过程中也可能出现延迟的现象，让人误以为保存好了，这样也会使人员信息丢失。所以人事档案信息数字化管理在计算机方面还是存在很大的不足的。

（三）人事档案信息数字化管理中安全性的不足

人事档案是每个单位的关键，所以人事档案管理的安全性是很重要的。现如今是网络社会，网络病毒也使网络存在很大的安全隐患，这也使人事档案信息数字化管理存在安全性问题。

1.人事档案信息数字化管理人员的问题

管理人员的能力及素质有很高的要求，如果管理人员素质低的话，可能会泄露人员档案的信息。管理人员自身的素质决定人事档案管理的安全性，管理人员素质高，对工作也会认真负责，对于人员信息也不会向外泄露;管理人员素质低，在工作或者操作时也不能认真完成，对于人员信息也不会绝对保密。因此人事档案信息数字化管理人员的素质也需要提高。

2.人事档案信息数字化管理中的网络问题

现如今网络已经遍布全球，但是网络也存在很大的安全隐患。每个事物都有好与坏两个方面，这也包括网络技术。随着社会的进步，网络也开始进入人们的生活中，网络给人们带来很多便利，但是网络也有很多不利的方面。例如，现如今人们已经离不开网络了，黑客也随着网络产生了，黑客会通过网络而入侵人事档案中，盗取人员信息，从而影响人事档案的管理。网络中也会有电脑病毒的存在，电脑病毒入侵计算机，会导致信息的泄露，系统不安全，也会对人事档案信息数字化管理造成困扰。

（四）人事档案信息数字化管理中管理人员能力不足

管理人员的能力很重要，现如今人事档案已经用信息数字化进行管理，所以这就要求管理人员具有计算机系统操作能力，可以在计算机上进行操作管理人员档案。因此这就要求管理人员不仅具备计算机系统操作能力，还要具有基础的档案管理能力。管理人员还要具有很高的素养，不能泄露人员的信息。所以人事档案信息数字化管理中对管理人员的要求很高。

（五）人事档案信息数字化管理人员信息的真实性

传统的人事档案是纸质版的，人员将自己的信息填写在纸上，如果有更改就会留下明显的改动印记。而现在人员信息都是员工将信息通过计算机编辑好，上传即可，这样就看不出信息是否更改过。员工信息的真实性就会存在问题，所以要加强员工管理，加强人事档案管理，保证人事档案管理的真实性。

三、人事档案信息数字化管理针对问题的解决对策

针对人事档案信息数字化管理出现的问题，应该加强管理，进行系统升级，让人事档案信息数字化管理更加优越，更加完善，这样有利于单位管理员工，也有利于各单位不断发展。

（一）人事档案信息数字化管理，选择合适的载体

人事档案用信息数字化管理，首先要选择合适的载体。载体是人事档案信息数字化管理最基础的硬件设施，载体又是在人事档案信息数字化管理中起直接作用，所以在载体的选择上一定要慎重。在选择载体时，先考虑其与人事档案信息相关联的数据能否保证安全性，其次还要保证人事档案信息不能更改，还要考虑这个载体的寿命、操作速度以及其使用是否便捷。只有选择合适的载体，才能让人事档案信息数字化管理更好。

（二）强化人事档案信息数字化管理的操作系统

人事档案信息数字化管理的操作系统是最基础的软件技术，它与硬件设施相互配合，共同完成工作任务。人事档案是各单位很重要的部分，所以在保存管理的过程中不能出现任何问题，因此在人事档案信息数字化管理中操作系统必须过关。操作系统一定要在技术方面过关，符合技术要求。在系统操作的过程中一定要注意人事档案信息的完整性。现在信息数字化的运用，人事档案信息修改之后很难看出来，也就有用心不良的人伪造档案，因此为了保证人事档案的真实性，系统要注意不可更改的设定。系统需要时常更新，但是在系统更新时要注意保证安全性，不能因为更新系统而导致人事档案信息丢失或者数据损坏，因此人事档案信息数学化管理系统必须完善，不能因为其中的漏洞导致人事档案信息被盗取或者丢失，要避免不必要的麻烦。操作系统的强化可以为人事档案信息提供更安全的操作平台。

（三）培养专业的人事档案信息数字化管理的人员

人事档案信息数字化的管理人员不能仅是只会简单档案管理的人员，现在需要的是具有更高素质及能力的管理人员。首先管理人员自身的素质过关，不会轻易泄露人事档案信息;其次管理人员要会系统操作，可以进行信息数字化管理，可以建立安全的网络环境，保证人事档案信息更好的保存。因此在培养这方面的人才时，要注意培养他们的计算机操作，网络的熟悉程度，信息技术的掌握，人事档案信息的管理以及安全意识。

（四）提高人事档案信息数字化管理的安全性

保证人事档案信息的安全是整个管理工作中最重要的一个环节，现在社会竞争压力大，就会有心怀不轨的人盗取人事信息，所以人事档案信息的安全是很重要的。网络的出现既给人们带来便利，也给人们带来困扰。随着电脑网络的流行，电脑病毒也开始有目的地蔓延，给人事档案信息的安全带来很大的隐患，所以在人事檔案信息数字化管理的过程中要定期采用正规的杀毒软件对系统进行防毒、杀毒，保证人事档案信息的安全。

四、结语

人事档案信息数字化管理已经全面展开，面对人事档案信息数字化管理中存在的不足，各单位要尽快解决，为人事档案信息数字化管理更好的发展奠定坚实的基础。随着计算机、网络技术的不断发展，人事档案信息数字化管理也要随之进步，为每个人的档案信息保驾护航。

参考文献：

[1]孙锡铭.浅析信息化建设项目中的档案管理系统建设[J].中国管理信息化，2018，（18）：176-177.

[2]陆益.强化档案管理现代化面临的问题与对策研究[J].经贸实践，2018，（19）：209.

（作者单位：四川省九寨沟风景名胜区管理局）