简析高校学籍档案的本质属性与管理

刘佳

[摘           要]  近几年，随着新课改的积极推行，越来越多的学生有机会步入高等学府，接受高等教育。当今大学所采用的传统学籍档案管理方式仍然存在诸多不足，难以适应现代高校教育的发展需求，为此，有必要对传统的学籍档案管理方式做出一定的改变和更新。将对高校学籍档案的本质属性进行论述，并根据高校学籍档案发展中留存的问题提出相应的解决措施，保证高校学籍档案管理相关工作事务的有效进行，以便大学更好地为社会输送人才。

[关    键   词]  高校学籍管理;档案;本质属性

[中图分类号]  G647                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2020）14-0230-02

当前我国许多大学为了响应国家在高校扩招方面的號召，普遍连续大规模扩招，促使高校的就读总人数大幅度增长，学生学籍档案管理的难度也明显提升。大量的学籍档案对高校学籍档案管理工作提出更高的要求，各高校只有完成学籍档案相关工作，才能够保证其发展得更好，所以如何确保学籍档案工作任务的有效完成成为各高校教学管理部门最为注重的内容。

一、学籍档案的本质属性

每个学生从进入大学到毕业离校，在这过程中形成许多具有参考价值的信息和数据，原始性、记录性和历史性是学籍档案所具有的三个属性。随着学生的入学，学籍档案从而产生，学籍档案中的相关信息数据是在教育管理部门填写完成的，整个过程没有经过修改也不能进行修改，所以这是其原始性的主要表现。学籍档案中的部分信息数据关乎学生的就学阶段，学生的成绩记录是最为常见的，高校会不定期将有关学生个人的重要信息在学籍档案中进行填写记录，所以说学籍档案具有记录性[1]。历史性是因为学生在校期间会取得一些成绩，学籍档案中将记录这些成绩，这些记录下的内容能够体现学生在校的表现和个人的优点，而且学籍档案的历史性也符合高校教学管理部门的一定需求。

二、我国高校学籍档案管理工作的现存问题

依据高校学籍档案所具有的本质属性，为了保证每个在校学生以及毕业生学籍档案信息数据的完整、正确，维护学籍档案原始的历史记录性，顺应现代高校教学管理部门工作的开展需求，这就对高校学籍档案管理工作提出了一定的要求和挑战。越来越多的学生进入大学接受高等教育，各个高校也越来越注重对学生学籍档案的管理工作。然而高校在进行学籍档案管理工作时往往会忽略一些问题，笔者将就这些问题和相应的解决措施略谈一二。

建设数字化校园一直被提起，但仍然未见学籍档案管理实现真正的数字化、现代化建设，我国大部分高校的学籍档案管理者没有形成一致、正规的标准，学籍档案也是格式各式各样，还有一些高校学籍档案管理依然是依靠纸质档案进行存档，即使有电子档案，也没有实现纸质与电子的双重保护，最终造成毕业学生学籍档案的信息数据遗漏或缺失。高校学籍档案中的信息数据未录入统一的信息管理平台，各部门相互分离，各自有一套属于自己的信息系统，给学籍档案管理工作增添了管理难度，导致信息共享难以实现、信息数据不完善、档案管理不当、内容更新缓慢，未能顺应现代高校教育数字化校园的发展趋势。

近年来，我国根据现代高校教育发展规律出台了许多高校学生管理的相关章程条例，高校需要根据相关法令律例拟定一些相应的有关学生学籍档案管理工作的规章制度，这将对学籍档案管理工作产生重要影响，但是在学籍档案管理工作的现实操作中仍然有许多需要改进和确立标准的地方。学籍档案涉及领域很广泛，例如，学生个人信息如何归档，毕业生如何移交学籍档案，这些都需要统一规划的操作完成。没有相关的学籍档案管理规章制度，会造成学生学籍档案完整性降低甚至是信息数据的缺失。

学籍档案管理工作具有较强的专业性和程序性，所以想要胜任学籍档案管理工作，需要在学生学籍制度、档案管理制度、高校管理等多方面有专业上的优势，并且在工作过程中具有认真、严谨、细致、耐心的素质。而相比较大部分高校，在学籍档案管理方面缺乏相关的专业人才，因为工作岗位变更比较频仍，所以很难形成比较固定的管理人才团队，因此在学籍档案管理工作上的协作和信息上的共享容易造成不利影响[2]。其次，我国高校对学籍档案管理人员的正规培养缺乏重视，学籍档案管理人员对专业基础知识掌握不够，导致在处理工作事务过程中经常出现失误和差错。因此，各高校需要多注重对学籍管理人员的培养，增强对其学籍档案专业知识的学习和理解。

三、有关学籍档案管理的相应解决措施

我国号召各个大学扩大高校招生规模，因此大学的在校生和即将结业学生的人数急剧增长，使学生学籍档案的数量也逐渐上升，同时也给学籍档案管理者的工作增添了一定难度和强度。传统的学籍档案管理所采取的手工记录与查找方法已经难以适应当今高校的发展需求。虽然学籍档案管理人员能够通过手工记录的方法完成学籍档案的记录任务，但在学籍档案的查找方面仍然非常麻烦，而如果没有将学籍档案进行有序的分类整理，不仅难以迅速查找档案，还会阻碍整个学籍档案管理工作的有效进行。

针对上述存在的问题，需要运用现代化技术对传统学籍档案管理方法做出改变和创新。各高校可积极借助计算机网络技术取代传统手工记录和查找方法，将传统纸质学籍档案转变为现代电子学籍档案，并且按照不同类别对学籍档案进行有序的分类处理，这样能够方便、快捷地查找某一学生的学籍档案[3]。电子学籍档案的应用也反映了大学学籍管理工作顺应当今高校教育数字化校园的发展潮流，学籍档案管理人员需要对学籍档案管理方式不停地进行探索和更新，以便电子学籍档案不被淘汰并且持续发展下去。电子学籍档案在提升学籍档案管理工作效率的同时也带来了一些弊端，因为电子学籍档案可以随意修改，所以学籍档案的两大本质属性丧失了。因而，要在学生仔细、多次的核对下将每个信息数据录入到电子学籍档案中，并且要求学生在规定的时间段内完成信息的核对，以此提高电子学籍档案信息的准确性，缩短学籍档案的录入时间，促进相关事务的高效完成。除此以外，学籍档案管理人员还需要对学籍档案实行电子版与纸质版的双重保护，避免学籍档案信息缺失、内容被盗用所造成的一系列问题。

一些高校对学籍档案的管理事务缺乏重视，因而造成了一些学籍档案信息数据不真实的问题。例如：由于许多纸质学籍档案格式存在差别，容易发生信息遗漏的情况。因为是手工记录，使用的书写工具大多不一样，经历长时间的放置会出现学籍档案中字迹不清或消失的状况。又或是在采集学籍档案信息数据时，由于工作人员的工作疏忽，使学生学籍信息少填、漏填或未按照要求填写。除此以外，部分高校缺乏对存放学籍档案管理房间的重视，容易出现学籍档案受潮、发霉甚至损坏的问题，大大降低了学籍档案的参考价值。

因此，高校教务管理部门需要尽快完善相关学籍管理的章程、政策。首先，要進一步规范对学籍档案的登记程序，拟定出相应的章程，提高学籍管理者的业务素质和业务水平，要求学籍档案管理工作人员认真、负责地完成工作。在完成学籍档案信息数据的录入工作后，要让相关人员仔细核对信息数据，并在核查无误后进行签字，以保证信息的准确性。其次，为了进一步保证学籍档案的整体能够完善，高校需要尽快建立健全有关采集和查询学籍档案信息的制度。学籍档案管理人员要及时地对其管理的学籍档案进行更改和重新录入，因此要按期地对学籍档案的所有学生组织回访。并且要对学籍档案的修改时间及内容进行多次核对和校阅，确保录入信息数据足够全面和准确。

高校需要进一步加强对学籍档案的保护和重视，增强对学籍档案的维护力度。首先，要增强学籍档案管理人员对学籍档案的保护意识，因为学籍档案的受保护程度直接受管理人员工作态度的影响[4]。只有让学籍档案管理人员认识到所从事工作的关键性和重要性，管理人员才能够以更加负责、敬业的态度来完成工作，从而促进高校学籍档案管理事务的有效完成。

除此之外，各高校还要进一步加大对学生学籍档案保护意识的宣传和教育，增强学生对学籍档案的保护意识，让学生知道学籍档案的重要性，明白学籍档案会影响到个人毕业后的就业甚至更加长远的未来，让学生有危机意识，在学生填写和检查学籍档案信息数据时能够以更加认真、严谨的态度对待，重视自己的学籍档案。

综上所述，学生的学籍档案具有很大的利用价值，学籍档案具有原始的记录性，是其他文献无法超越的。学籍档案管理工作在教学管理领域发挥着重要作用，促进高校学籍档案管理事务的有效进行，满足用人单位和高校学生的需求，有利于各大高校更好地培养及输出人才。因此，需要高校建立健全学籍档案管理制度，运用现代化技术打破传统方式，重视对学籍档案的双重保护，这样才能确保学籍档案管理工作的有效进行，真正地落实和完成，从而实现学籍档案的真正价值。

参考文献：

[1]赫婷.现代信息技术在学籍档案管理中的应用[J].内蒙古电大学刊，2019（6）：85-87.

[2]王磊.高校学生学籍档案的数字化管理模式研究[J].山西档案，2019（6）：74-78.

[3]祝伟伟.高校本科生学籍档案管理现状及对策[J].办公室业务，2019（17）：125.

[4]苗丽芹.对高校学籍档案的本质属性与学籍档案管理分析[J].考试周刊，2019（15）：14.

编辑 司 楠