“互联网+”环境下房地产档案管理新探

摘要：房地产电子档案管理虽然逐渐形成了规模，但随着互联网技术的不断提升，很多原有的档案管理方法已经不再适用。本文阐述了运用互联网信息技术管理房地产档案的优势，提出改革并健全房地产电子档案管理体系、提升数据信息资源整合效率等提升档案管理水平的新形式，希望切实提高房地产档案的管理质量。

关键词：互联网+;房地产档案管理;数据信息;资源整合

引言：

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房屋买办等活动中，根据实际情况确认的房屋及土地的自然情况，包括文字资料、计算材料、设计图纸以及音频、视频等一切能够作为凭证的材料。在“互联网+”环境下，房地产行政管理部门应该加强电子档案的管理水平，保护档案安全。

1.运用互联网信息技术管理房地产档案的优势

在“互联网+”环境下，任何行业的纸质档案均已形成了电子版，不仅颠覆了传统的管理模式，还具有如下优势：第一，对于广大人民群众来说，房屋、地产是非常重要的资产组成部分，很多人终其一生攒下的家业均投入此中。在纸质档案时代，一旦档案记载出现错误，寻求改正的过程冗长、繁琐，致使原定计划受到打击，甚至影响收益。而在“互联网+”环境下，上至房地产行政管理部门、各大房地产企业，下至房屋买卖网点、中介机构，均可以接入档案系统，档案出现问题时，具备权威机构出具的认定书，即可改正错误信息，显著提升了效率。第二，当前中国社会呈现出极强的“流动性”，城市外来务工人员较多，房产交易、租赁市场火爆，基于互联网开展的看房、订房、买房、卖房工作开展的如火如荼，极大地提升了成交量，其中房地产电子档案的作用不可忽视。

2.“互联网+”环境下提高房地产档案管理水平的新形式

2.1改革并健全房地产电子档案管理体系

互联网技术已经广泛应用于房地产档案管理工作，形成了较为完善的管理体系。但随着互联网技术的不断升级，“互联网+”市场环境也在逐渐改变，很多房地产电子档案管理方式随着时间的推移也可以适用“传统”这个形容词。面对此种情况，必须对现有的管理体系进行改革，使之不断健全，从而能够满足当代用户的需求。首先，房地产行政管理部门以及相关企业应该结合智能化互联网技术，重新梳理电子档案管理模式，找出技术运行及管理过程中的漏洞。其次，很多电子管理系统经过长时间使用，系统很可能存在漏洞或出现功能上的“退化”，比如数据存储系统的软硬件一旦出现问题，造成数据丢失，尽管通过云端协助可以恢复数据，但必然浪费大量时间。因此，应该建立系统定期审核制度，保证档案处于正常的存储状态。最后，注重房地产电子档案精确性管理。部分人员认为电脑操作是一件简单的事情，因此在日常工作中重视程度严重不足，经常由于粗心导致档案信息录入错误，从而给用戶带来麻烦，比如将用户姓名打错、身份证号输入错误、日期相差一天导致无法享受利好政策等，基于此，相关人员必须予以重视。

2.2提升房地产数据信息资源整合效率

为了提升房地产档案的使用价值，在管理过程中应该加强数据信息资源整合效率。首先，建立完善的信息筛选机制，对一些重要的信息实时记录并尽快更新，如房屋所权全変动、土地使用权采用租赁的形式进行变更等必须详细记载。在此过程中应该反复确认，保证数据信息真实有效、避免错误信息导致档案失去应有的价值。其次，在档案分类管理时，按照类型、首次录入时间、变更时间（可以根据变更次数有所区分）、区域、名称等信息进行分组，方便查阅。对于一些使用频率较高的房地产档案，可以将之划分到同一个数据存储区，如果互相之间关联性较大，还可以共同存放，加强相关档案信息的完整性。最后，根据实际情况，设置搜索关键词，比如某大型开发商新近开发了楼盘，档案管理人员可以在保留原有档案存储模式的情况下，将该企业的历史开发档案记录全部调取，在相关文件存储区内建立子文件，为有需求的用户提供完善的信息。

2.3结合用户需求，构建智能档案探寻系统

如上文提到，很多用户出于自身的考量，需要对大量房地产档案进行分析，特别是在房屋买卖、租赁的过程中，为了获得最高的收益，广大消费者或是业主经常多方探查，重点收集相关信息。对于此种情况，相关部门和企业应该结合用户需求，构建智能房地产档案探寻系统。首先，将大众关注的热门房地产档案进行置顶操作，用户无需进行搜索，登陆房产信息网站即可迅速获知信息。其次，针对有特殊需求的用户，在原有的搜索引擎基础上，可以设置智能关联系统，当用户简短地打出搜索关键词后，系统迅速列出用户心仪的房产档案资源备选名单，提高搜索效率。最后，务必保证档案信息的真实性，可以设立监督、举报系统，对不实信息的发布者进行追踪，一经发现立刻纳入黑名单，如果是内部人员出现错误，应该予以适当的惩罚。

2.4建立信息化档案管理团队，保障网站安全运营

为了保证“互联网+”环境下信息化房地产档案的安全，应该建立专业的管理团队，使相关网站时刻处于正常的运行状态。首先，面向市场招聘互联网安全管理人才，同时组织内部人员进行培训，全面提高档案管理人员的技术水平。其次，根据技术侧重点的不同，将相关人员安插在档案建设、运行、后台维护、网站管理等不同的岗位。最后，在日常工作中，将“错误发生率”作为考核指标，每个月为一个周期，没有任何错误，则绩效为优;错误数量在1～3次内，绩效为良;5次以内为合格，超过5次则视情况严重程度扣除奖金。

结语：

在房地产档案管理中充分运用互联网技术，提升管理效率的同时，也面临着诸多未知的风险，如果档案信息数据存储空间遭到破坏，导致档案丢失或被恶意篡改，会给广大用户造成不可挽回的损失。因此，相关部门应该不断探索新型管理方法，全面提高房地产电子档案的管理效率。

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作者简介：魏宏宇（1979.4.20）男，籍贯：黑龙江绥化市，学历：本科，职称：中级档案师。