两种质量管理工具在高校资金管理工作中的应用

鲁晓娟

(天津城市职业学院，天津 300250)

质量管理理论和实践的发展，催生了质量管理工具的应用与进步。现有的十几种质量管理工具依其特性在质量管理过程中承担不同的角色，协助管理者对数据资料进行系统、科学的整理和分析，以达成质量控制目标。本文通过分析PDPC法和流程图法两种质量管理工具的特点和工作原理，讨论将其应用于高校资金管理工作的可行性。

一、PDPC法

(一)概念

PDPC法(Process Decision Program Chart)，又称过程决策程序图法，将运筹学中所运用的过程决策程序图应用于质量管理。PDPC法是指在制定达到目标的实施计划时，对具备的条件加以全面分析，预测事态进展中可能出现的结果及问题，设想和制定相应的处置方案和应变措施，确定其达到最佳结果的方法。 PDPC法可以在一种预计方案不可行或效率不高出现质量问题时采用第二、第三……方案，确保最佳效果。PDPC法适用制定质量管理的实施计划以及预测系统可能发生的问题并预先制定措施控制质量管理的全过程。

(二)实施思路与特点

如图1所示，项目起点为A0，终点为Z，先考虑序列A1到Ap的过程，在执行过程中如果预估A3无法实现，则采取采用A1，A2，B1到Bs的序列来替代。以此类推，最终实现结果Z。

图1 PDPC法决策过程

(三)过程规划及步骤

规划阶段 PDPC法的实施一般分为两个阶段进行。首先，以文字资料形式，分析、整理历史资料和数据，提出计划实施过程中有可能出现的问题，同时将固有的技术、经验逐一列示，匹配问题得出初步的解决方案。其次，依据计划执行顺序绘制图表，预测执行过程中出现的情况，迅速处理。

制作方法 一般情况下PDPC图(图2)有两种制作方法，分别为“依次展开型”和“强制连结型”。前者工作过程为：首先明确起点与最终目标，并作出达成目标的乐观步骤，其次应考虑、预想步骤中可能发生的不好结果并提出解决对策，在此基础上逐项展开，重复上述流程直至达成目标。后者则以所要达成的最终预期结果为作业依据，逐一列示在作业执行过程中有可能成为阻碍的各项因素，并相应提出解决方案或回避对策，将其全部标示于图表上。

制作步骤 第一步，召集相关人员讨论所要解决的目标。第二步，从自由讨论中列出达到理想状态的手段、措施。第三步，提出措施，列出预测结果以及遇到困难时应采取的措施。第四步，将各项措施依据紧迫程度、所需工时、实施可能性及难易程度予以分类。第五步，决定各项措施实施的先后顺序，并用箭头按理想状态的方向连接起来。第六步，确定承担部门或实施负责人，归口责任至具体执行部门。第七步，按计划实施并定期检查，以便在出现新情况时能够及时对PDPC图做出修改或补充。

技术表示

图2 PDPC图常用表示符号

(四)高校资金预算管理需求分析

高校资金预算管理，是高校资金管理过程中的尤为重要的一环。结合以往的工作实践，我们可以看到高校资金预算管理工作的几个重要特点：

1.全局性

资金预算是高校全面预算体系的核心。年度资金收支计划直接影响学校整体工作安排。为保证学校业务运行持续平稳，业务预算应基于资金预算，以“收”定“支”。日常运行经费要优先保障，依据往年资金结余和预计资金流入规划整体支出规模，再细化指标到业务部门；项目建设普遍周期较长，应考虑其在几个连续经营周期中的资金需求，在项目执行的各个阶段做到资金收支与建设进度相匹配，项目指标分解落实到人，相关项目负责人对本项目资金“何时收、何时支，收多少、支多少”应有明确规划和安排。

尽量不吸烟，少饮酒，少喝浓茶、咖啡等，少食辛辣食物。有过敏反应体质的人，应尽量少吃或不吃富含异体蛋白质的食物（如鱼、虾、螃蟹、蛋、牛奶等），以免引发或加重瘙痒。可适量补充植物油脂、维生素C、维生素B及维生素E等。多喝开水，也是对皮肤的恩泽。

2.时效性

时效性强调管理者对资金流入结点的预测与控制。高校事业收入的主要来源之一为学费，高校收费具有季节性是该项资金流入的时效特点。因此，管理者应做好事业收支规划，根据事业收入资金流入时间安排各项事业支出，充分利用财务杠杆、提升资金弹性，有效抵御财务风险；另外，作为高校又一主要资金流入来源的项目建设拨款，其立项申请、审批、执行也有相应的时间要求，项目负责人应协同财务部门和建设单位对资金的收支趋势做出科学预测和合理安排，避免出现因项目前期准备不充分和财政预算资金到位率低等原因导致的项目预算执行度不均衡等一系列问题。

3.可修订性

资金预算需要具备可修订性。科学的资金预算方案不是静态的，无论是高校的日常运行还是专门的项目建设工作，均对资金弹性有一定要求。因而在资金预算编制过程中，应尽可能增大依据预算执行情况实时修正指标的可能性，在预算流程中预留指标修正通道，以便在有实际需要时能够迅速有效的完成资金预算的调整，保障资金使用能够达到动态的平衡，从而达到优化资金配置、提高资金使用效率的目的。

(五)PDPC法的解决之道

在高校资金预算管理过程中，具备“全局观”是非常必要而且重要的。PDPC法可通过历史数据分析，有效提示高校资金预算中的风险点，督促管理者在事前做好风险防范措施，降低纠错成本。我们正是利用了PDPC法能够通过整体把握系统动向、结合历史数据进行预测的这一特点，在资金预算的初始阶段就能充分考虑预算执行过程中可能行走的路径和易于出现的问题，从而达到未雨绸缪、防患于未然的效果，有效降低资金使用成本。

依照时间顺序对系统进程的动态管理是PDPC法的另一主要特点，恰与资金管理与运行的“序时”特性不谋而合。在高校资金运行的每一个过程中，都可以运用PDPC法设置控制节点，实施监测与追踪，便于管理者把握系统动向、了解资金运行情况；同时，动态监测的方法也提供了实时修正计划的可能性，为预算的追加和修订提供了有效的途径。

PDPC法为高校资金预算管理提供了新的解决之道，通过“整体把握+全局判断+动态流程”的预算编制模式可以使资金预算更贴近预期资金实际使用情况，消除各类影响因素带来的资金使用不确定性，减少繁琐、冗余的工作环节，降低管理成本、提升资金使用效率。

(六)业务实例——高校资金收入预算流程PDPC图

高校资金收入预算流程PDPC图(图3)主要用于优化高校资金收入预算过程，因涉及业务仅限于高校财务部门，故结构较为简单。图表采用“依次展开型”制作方法，以预算目标完成的时间顺序为序列逐步展开；主要数据来源为高校基期财务决算数据(出现财务政策变更情况除外)；数据测算方法为财务预算基本方法中的“增量预算法”和“零基预算法”；关键问题点为造成基期数据不准确的两个主要原因，依其不同的成因给出相应对策。高校资金收入预算流程PDPC图是单部门PDPC图的典型示例，它有机整合了过程管理和风险管理两项工作，我们可以通过该图准确把握资金收入预算的实施步骤、风险节点和改进时机。

二、流程图法

(一)概念和特点

流程图就是将一个过程的步骤用图的形式表示出来的图示化技术。所谓“流程”亦称为过程，这种过程既可以是生产线上的工艺流程，也可以是完成一项任务必须的管理过程。借助流程图，有助于管理者和操作者正确认识过程中各步骤间的关系，全面分析导致错误的原因，完成质量控制、实施质量改进。

图3 高校资金收入预算流程

流程图法的特点：组织系统内各项工作之间的逻辑关系是一种动态关系；工作任务以可视化的图形形式呈现，简洁明了，操作过程直观，推进和执行人员容易接受和落实；对重复性的常规工作实施流程化、标准化处理；打破操作部门之间的沟通壁垒，有效促进部门间交流合作，协作达成流程的优化。

(二)实施步骤

(1) 明确“作业范围”，即流程图所要体现的工作过程的主要内容，同时记录流程的“起点”以及“终点”。

(2) 按照完成次序完整记录工作内容，分析各项工作内容，依其性质选取相应符号做出表示。

(3) 按照作业顺序，使用“流程符号”予以连接。

(4) 寻找管控节点(风险节点)，提出控制要求并作出简要说明。

(5) 常用的流程图示(图4)。

图4 流程图法常用表示符号

(三)流程图法在高校资金管理工作中的应用价值

流程图法已经被越来越多的运用在财务控制领域中，资金管理是财务控制的核心内容之一。在高校资金管理中应用流程图法，主要目的在于消除管理层面隐患、防范资金风险和提高资金使用效率。其应用价值主要体现在如下几个方面：

其一，资金管理是高校内控体系中的重要环节，构筑高校资金管理制度的整体框架，整合相关制度、文件、办法，形成可视化资金管理过程，能够有效解决原有“分散型”资金管理手段所造成的“重制度、轻管理”的问题，是提高高校内部控制水平、强化内部控制力度的一条重要途径。图表型的业务流程规范直观、明了，兼具引导和说明的作用，更有利于不具备相关专业知识的经办人员理解业务操作过程。业务流转部门的明示能够有效促进各业务部门之间的交流合作，共同优化流程设计，同时也有助于管理者完成对管理责任的追溯和开展资金管理水平的绩效评价。

其二，通过绘制资金管理流程图，可以帮助高校管理者理清资金管理的整体思路、全面了解资金流转过程。管理者通过比照实际业务操作和流程图即可充分判断现有业务处理程序中是否存在管理漏洞，从而达成对业务执行过程和结果的有效控制。资金控制是连续的过程，以往的管理模式强调对单一业务的评价与考核，无法直观反映资金链运行过程中各操作环节之间的相互影响。在高校实际的资金业务执行过程中，一次国库集中授权支付失败就有可能影响整个项目完成进度，形成财务领域的“蝴蝶效应”。应用资金管理流程图将各个资金管理过程整合起来，才能方便我们从整体把握资金管控的重点，规避隐藏的风险。

其三，突破原有的“任务管理”模式，以“资金”为管理主体，依据资金使用目标和资金流向设置、规划资金管理过程，对不同用途资金实施差异化管理。在高校资金管理实务工作中，资金来源和走向都呈现日趋复杂的态势。不同来源的资金具有其自身的特殊性，集中反映在资金使用成本、管理方式、使用期限以及绩效评价等方面，这就对高校管理者和财务人员的资金管理的水平提出了更高的要求。完成资金管理流程图设计的过程，实际上是倒逼资金管理者对各类资金实施性态分析、细化管理手段的过程。

其四，通过“业务流程控制节点”的设置，把控资金管理过程中的重点、难点，有效防范资金风险。“业务流程控制节点”一方面能为高校管理者提示业务风险，另一方面也可作为对业务人员的操作警示，这样就能有效的发挥其对于管控与操作两方面的监督机制，给业务流程控制上了“双保险”。在此基础上，我们依据“业务流程控制节点”设置量化评价指标，这是将“流程控制”与“绩效考评”相结合的新尝试。量化评价指标的出现，使业务数据可视、可比，更有助于形成长效的资金监控机制，敦促管理者优化资金配置，提高资金使用效率。

图5 财政专项资金支付流程图

(四)业务实例——财政专项资金支付流程图

财政专项资金支付流程图所反映的业务是高校日常财务工作中最常见的资金支付业务。该图按照资金流动的方向描述了财政专项资金流出的各个步骤，明示财政资金申请、审批、审核、支付的完整流程；通过对各业务部门工作内容的表述，明确责任归属；利用“控制节点”提示业务流程中的控制重点和风险来源，帮助管理者提升管理效率(见图5)。

结语

在过去的几十年中，质量管理理论为推动企业管理进程的发展贡献了不可小觑的力量，各类质量管理工具功不可没；现在我们将质量管理工具应用于高校资金管理，作为一种尝试，为高校财务管理方法的研究提供了新的思路。随着高校的发展和转型，高校财务管理工作也将面临日益复杂的工作环境，不断学习、有效地发掘现代管理理论中适用于高校财务核算、管理工作特点的理论和实践工具，是高校财务人员提升管理水平、提高工作效率的最高效、最便捷的途径。