ERP在企业内控管理中的应用及其局限性

杨杰

摘 要：目前市场经济改革不断深入，企业之间的市场竞争也日趋激烈，为了能提高企业的发展水平，就需要完善内部控制体系，实施高效的内部控制计划。本文对ERP在内部控制中的应用进行分析，并分析其在内部控制中的具体运用方式及其局限性，以期对企业内部控制效果的提高提供参考。

关键词：ERP  内控管理  应用  局限性

一、ERP与内部控制概念

ERP指的是企业资源计划，是对企业的资源予以合理的规划，以实现生产、财务、采购、销售等价值链的科学管理。其发展是建立在信息技术发展的基础上，为决策层和员工提供信息服务的平台。

内部控制是企业为了提高经营效率，保障日常经营，控制经营过程中的风险，从而实现企业的经营管理目标而制定的一系列控制方法以及管理措施。内部控制涵盖了企业各经营管理业务活动，还涉及各职能部门的效益管理。

二、ERP对增强企业内控的重要性

近年来我国市场经济不断发展，企业竞争压力逐渐加大，企业面临的生存压力与日俱增。企业如在内部控制过程中出现风险，可能导致一系列的经营危机，甚至导致破产。为了有效改善企业经营过程中的管理，加强对资产等资源的监督与控制，企业就必须要改善内部控制的方法，提高内部控制的效果。传统的内部控制，难以发挥最好的效果，甚至经常出现资金流失和企业人员违规现象。传统的内部控制方式采用人工操作，不仅效率低下，且存在较高的人工成本。随着企业经营规模的不断加大，企业涉及的信息不断增多，传统的内部控制方式难以适应飞速发展的信息模式，无法保障企业的成本效益，降低了企业整体的管理效率。将系统与内部控制相结合，不仅能提高内部控制的效果，还能有效提高企业的经济效益，确保企业生产经营活动受到合理的监督与控制，保障内部各项制度的贯彻执行。该系统要求操作人员必须按照系统规定的流程进行操作，在无形中也保障了内部控制按流程执行，避免了人工操作带来的一系列风险。

三、ERP在企业内控管理中的具体运用

（一）组织规划设计和授权

企业要根据自身的实际情况和市场的具体需求，选择合适的ERP管理模式，并根据自身的组织结构设计合理的授权系统，使其能够符合企业的各项特点与要求，并与相应员工的岗位职责相适应，规划明确每一位员工对操作系统的使用权限，规范员工修改、查询、审批、授权等一系列操作，避免出现操作系统权限管理混乱的现象。

（二）会计系统

财务管理部门是企业内部财务数据记录和核算资金活动的部门，对企业管理效益的影响较大。为了确保财务部门的正常运转，促进资金的正常运营，需要加强对财务部门的ERP系统内部控制设计的重视程度。根据财务管理部门的具体会计核算工作，对系统的具体内容进行设计，加强对会计数据的查询权限设置，规定基层会计人员的操作权限，确保管理人员才能查阅相应的财务数据，保障财务数据的安全性。企业的会计制度是否健全，关系到企业的发展，企业内控对该系统的会计核算要求不仅体现在系统要有明细确的会计核算模块与操作权限规范，同时要确保数据的安全性，防止会计数据在后期被恶意篡改，同时要及时对会计系统的数据进行备份与存档，实行双备份制度。

（三）人力资源系统

人力资源是企业重要的资源，也是推动企业发展的动力。内部控制的效果是由員工的个人素养和职业技能等一系列因素所影响的，因此企业必须要将人力资源当做一项重要资源，在内部控制活动中予以重视。在系统的内部控制中，将人力资源的控制重点建设，建立与企业发展相适应的人力资源管理模式，量化各部门员工的考核指标，提高员工的工作效率与工作积极性。企业要健全该系统中的各项功能，建立与人力资源特点相适应的员工档案，加强对员工的考核机制的执行，确保员工在今后的今生中有据可依。

（四）预算管理

内控管理的重要工具之一是完善的资金预算系统。资金预算是企业内部控制的重要内容之一，是实现企业长远发展规划，落实战略目标的渠道。ERP管理系统中应该体现资金预算管理，提高企业在资金预算过程中的准确度，为企业的日常资金使用与安排提供科学的依据，通过系统收集企业业务信息，并对企业生产经营过程中的各项活动进行合理的分析，判断相应的资金是否得到高效率的使用，使资金预算的目的得到落实。经济业务发生之后，应该使用系统中的审批功能帮助决策者进行决策。

（五）财产保全控制

企业资产管理的重要目的之一是实现资产的保值与增值，企业需要通过ERP系统与内部控制的结合，实现对资产的有效管理。例如系统的应收与应付模块可以有效的实现对上游供应商应付账款管理与下游客户应收账款管理，实现账龄分析等一系列功能，并对相应的款项进行核对，提交项责任人进行催收，防止出现呆坏账。同时，企业应制定相应的固定资产管理制度，明确固定资产的采购、转移、损失、报废等审批手续，并将全部流程录入系统中，让资产的使用流程都能够有迹可查，并定期对资产进行盘点与清查。另一方面，使用系统对存货的采购、保管、领用等进行记录与审批，体现存货的变动情况，让财务人员及时了解存货的信息。以充分地对存货进行管理。

（六）风险防范

企业的风险可能会影响企业的正常经营，甚至导致企业面临破产危机。因此，内部控制的重要工作的任务之一是为了实现对风险的控制。在企业经营管理过程中，要将企业可能面临的风险进行细化与分解，建立相应的风险模型，通过设定相应风险的测算公式，使系统自动收集相应的数据对风险进行测算，若风险指标达到预警程度则自动发出警报，由相关人员对风险进行处理，同时可以开展会议探讨解决风险的措施，以对风险进行有效的防范。

（七）内部审计

内部审计部门是企业设置的监督机构，其任务之一是根据企业的实际需要，对内部控制的有效性与合理性进行及时的评价，并对内部控制的执行效果予以评价，防止出现内部控制风险。在实际中，可以设置专门的内部审计模块，帮助内部审计部门更顺利地开展工作。在报表功能中预设内部审计报表，自动生成部分表格，通过对相应数据进行自动处理减少审计部门的工作量，降低企业的人力资源成本，提高企业的管理效率。

四、ERP系统适用的局限性

ERP系统有多个不同的版本与类型，不同厂家有其自身特点与侧重点，模块设置也有一定的差异。如果软件不符合企业自身的特点与内部控制管理的要求，可能会影响内部控制的效果。该系统能够对企业的各项资源进行集成式管理，但是还仍然无法涵盖内部控制的全部内容与企业活动的全过程，因此企业要根据自身的实际情况对系统加以优化，以让员工更加顺利地使用系统，并对内部控制制度进行贯彻落实。企业在选择时，要充分考虑自身的实际情况与行业特征，减少系统与企业之间的摩擦，以满足企业的管理需求。

五、结束语

随着信息化时代的到来，ERP系统的使用能够极大地提高内部控制的效率与企业管理效率，但是内部控制在使用过程中也存在一定的局限性，企业要将该系统对内部控制的优势充分发挥出来，并合理考虑实际存在的局限性，以提高企业内部控制的管理效果。

参考文献

[1]钱庆军.对ERP环境下企业内控审计的研究[D].首都经济贸易大学，2014.