内控视角下高校经济合同信息化管理模式思考

吴旻昊

摘 要：经济合同管理是高校经济活动的重要组成部分，是内部控制建设的重要环节。本文通过对经济合同概念的界定，分析现今高校经济合同管理存在的问题，通过对高校合同管理系统的介绍，提出完善内部控制建设，统一归口部门，完善管理流程等机制，建立包含合同管理系统在内的大审计信息化平台。

关键词：高校;合同管理平台;内部控制

随着教育经费投入的不断加大，高校经济活动越发多元化。经济合同作为连接高校和社会经济活动的桥梁与纽带，发挥着越来越重要的作用。如何提高经济合同管理水平，防范和控制各项风险，加强内部控制建设成为亟待解决的问题。

一、高校经济合同概念界定

高校经济合同是指学校开展教学、科研及其他活动时，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。主要包括物资采购合同、工程合同、零星维修合同、租赁合同以及技术服务合同等。本文讨论的经济合同不包括人事合同和科研合同。高校的经济合同一般都是围绕学校教学、科研和服务社会等功能开展的，既要符合满足合同的一般要求，也要符合政府采购法等相关法律法规的规定。

合同管理贯穿于经济活动的始终。通过合同管理，一方面有利于规范双方的经济活动，防范各项风险;另一方面可以帮助学校提高管理水平，完善制度，深化内部控制建设。同时，随着信息化技术的发展，合同管理的信息化平台也逐渐提上日程，这将大大提高合同管理水平。

二、高校经济合同管理存在的问题

（1）管理主体不明确，缺少统一的归口管理机制。根据省财政厅《关于全面推进行政事业单位内部控制建设指导意见的通知》和省教育厅《江苏省省属院校经济活动内部控制实施指南（试行）》的要求，高校应设立专门机构或专门人员对合同实施归口管理，明确签订合同的业务和事项范围以及合同授权签署权限。目前，高校经济合同一般按照合同类型，由不同的部门实施管理。如：物资采购、资产租赁合同由资产管理部门负责，工程合同由后勤管理部门负责，图书、期刊以及电子资源的采购由图书馆负责，教材的采购由教务处负责，信息网络建设由网络中心负责等等。在这种模式下，合同分散在各个部门，学校管理层无法从宏观层面把握合同的整体情况。一旦产生纠纷，责任主体不明晰，容易产生推诿，无法在第一时间及时、有效解决问题。

（2）内部控制不明晰，缺少合同管理流程。在财政厅和教育厅的文件中都对合同的订立、履行、检查与保管等有明确的要求。正式订立的合同，应当由学校法定代表人或其授权的代理人签名后，方可加盖合同印章。学校应当建立合同履行监督审查制度等等。目前在高校，授权问题比较突出，主要是授权意识淡薄。大部分高校财务审批权限均已下放，一般合同的签订权限同财务审批权限相同，但是均没有书面的授权委托书。有的二级学院因体量较大，业务繁多，二级学院领导会进行二次授权，类似授权的规范性有待提高。

同时，很多高校内部控制建设缺失，带来合同管理流程的不健全。对于合同和预算的匹配度，合同审核权限、合同签订情况、合同实际执行情况等都无法把控，并且合同履行的监督审查制度难以建立。合同管理过程中流程制度的缺失势必导致合同内控风险的增大。

（3）信息化发展不充分，不能满足合同管理需要。在财政厅和教育厅的文件中提出应加强合同登记管理，充分利用信息化手段，实行合同的全过程封闭管理。当前大部分高校仍然采用手工登记合同，不但费时费力，而且对合同的查询、统计、分析等难以实现。有的高校合同管理没有独立的系统，依附于学校的行政管理体系;有的高校的系统仅包括线上申请、线上复核等功能，对于合同执行、变更、终止以及归档等管理缺失，准确的来说是合同审核的信息化系统;有的高校虽然有独立的系统，却无法实现和财务系统、招投标系统、物资采购系统的联通，反而成为信息孤岛，为了管理而管理，实际上对合同的订立、履行情况等一无所知。

（4）专业人才不足，难以实现有效管理。高校经济合同涉及学校工作的方方面面，这对于合同管理人员提出了非常高的要求，不仅需要有法律相关知识，还需要对合同内容涉及的各方面有一定的了解。比如医学院校对于试剂耗材的采购量比较大，理工院校对于工程、材料方面的需求较多。目前大多数高校都是行政人员在进行合同管理。他们大多数只精通各自专业，并承担着日常行政事务，精力能力有限。很多高校越发意识到法律的重要性，会聘请校外律师作为法律顾问，对限额以上的合同进行审核。但是校外律师往往对高校情况不了解，所提建议适用性不强;有的高校自身有法律专业的老师，会请专业老师参与合同审核。虽然高校老师熟悉学校运转情况，但是老师一般没有法律资格证，无法出具具有法律效用的意见函，在面对纠纷时无法起到应有的作用。

三、高校经济合同信息化管理的有益实践

借助学校进行内部控制建设的契机，南京讇状笱Ф院贤芾硎孪罱辛耸崂恚范ㄉ蠹朴敕ㄎ翊ξ贤芾淼墓榭诓棵拧S缮蠹朴敕ㄎ翊ηM罚贫搜：贤芾碇贫龋范ê贤芾砹鞒蹋魅泛贤蠛酥霸鸷腿ㄏ蓿贤芾硇畔⒒教ǖ目⑻峁┝嘶 ？

南京讇状笱ё？017年开始着手开发合同管理系统，本来是作为内部审计信息化平台的一部分。随着学校的高速发展，经济合同数量激增，合同管理任务越发繁重，因此将合同管理模块独立出来，单独设立合同管理系统。2018年下半年开始在资产管理部门、后勤管理部门试用，2019年已在全校推广使用。

（1）设置权限，明确职责。根据学校合同管理制度，各部门明确合同经办人和初审负责人名单，并留下字样，报校领导同意后，形成正式的授權管理书。根据授权管理书，系统管理员在系统中进行设定权限，分配角色，明确职责。同时按照合同管理制度，对合同分级复核进行权限设置，完成信息化平台基础性工作（见图1）。

（2）线上审批功能。通过合同管理信息系统，各项合同可以线上申请，由初审部门负责人审核后，直接转至复核部门，经复核经办人初审后按照合同金额实施分级复核。如果复核经办人发现合同文本中存在问题则可以直接退回给初审经办人（见图2）。线上审批功能的实现大大节约了合同经办人的时间，只要在系统中看到合同完成复核，将合同送至审计与法务处盖章即可。

图1图2

（3）合同管理功能。通过线上审批，每一份合同均形成唯一的合同编码，有效避免合同重复签订。系统中的查询、统计功能设置多个选项，可以通过合同要素任意进行筛选，实现不同统计目标。比如可以查询各个部门每年的合同量、大额合同签订情况等。在合同录入时，需要输入合同使用经费代码，因此可以轻松实现对于某项经费使用的查询。

同时，在合同管理系统中设立模板管理，逐步完善各类合同模板。通过合同模板，各类合同能实现规范化管理，有效降低合同文本的法律风险。

（4）系统联通功能。合同管理系统在设计之初就预留了与财务系统对接的端口。在申请合同时，通过经费代码可以看出经费余额，从经费角度保证合同事项可以顺利完成。当经办人到财务报销时，财务人员输入合同编码就可以看到合同审核情况，同时后期此合同事项执行情况均可以从财务系统流转到合同管理系统，方便合同管理人员进行实时关注。同时，合同管理系统已集成在学校OA系统，教职工用工号一次登录即可统一处理各项事项。并开发短信提醒功能，合同处理到任意阶段都会自动向此阶段的经办人发送短信提醒。

通过合同管理系统，实现合同的线上审批，大大提高工作效率。唯一的合同编码，避免合同漏签或者重复签订。合同模板的建立，可以最大限度降低合同文本带来的法律风险。和财务系统的联通，可以从另一个角度明晰学校资金走向。统计和分析功能还可以为领导决策提供依据。

由于系统运行时间不长，也没有类似经验可以借鉴，因此该系统还需要不断开发完善。我们已经着手开发手机版本，并已经开始试行，待稳定后有待在全校推广，这将进一步提高合同审核和管理的效率。同时，正在开发的招投标系统、物资采购系统以及验收系统都将和合同管理系统实现联通，采购事项从申请、招投标、合同、付款、执行、验收都将实现线上闭环管理。内部审计系统、合同管理系统以及招投标管理系统将构成大审计平台，进一步提高高校内部审计信息化水平。

参考文献

1.杜云翔.高校采购合同执行全过程的思考与信息化实践.行政事业资产与财务，2018（7）.

2.王春暉，曹越.内部控制视角下对高校经济合同管理的思考.会计之友，2016（19）.

3.史为业.高校合同管理的路径探析.会计之友，2010（10）

.（责任编辑：兰卡）