高校“报账难”探究

段芊颀 易再超

摘 要：本文结合CS学院报账实际状况，从学院、财务处、经办人员三个层面出发，探究财务报账难的原因，提出相应的解决策略，以期缓解CS学院报账难困境，提升CS学院的财务管理水平，更好地为学院教学、科研、服务社会等职能服务。

关键词：高校;财务管理;财务报账

一、案例背景

2013年CS学院升格为本科院校，目前学院在校学生16000多人，教职工800多人，拥有二级部门20多个，二级学院11个，附属单位6个。学院财务处包括处长及附属单位财务共15人。会计核算科承担着报账审票、制单等核算工作。会计核算科共5人，包含科长1人，科员4人（负责经费报销审核制单3人），其中2位会计还承担着学院基金会、研究会、食堂后勤、校友会、杂志社等账务。

二、“报账难”原因探究

1.学院层面

从学院层面分析，可以看出该校对财务工作重视程度不够，对财务工作要求较高，但人、财、物支持少。

（1）人员配置不齐。CS学院财务处包括处长及附属单位财务共15人，人员配置只有同规模的兄弟院校的一半。财务处现有处长一人，无副处长，处长对大小事一手抓，内部工作沒有对应的副处长分管牵头，仅靠一位处长的精力和能力不足以应对学院现有的财务管理状况。

（2）办公设施配置不足。目前CS学院报账工作集中在会计核算科约15平方米的办公室，三位会计及一些基本办公家具占据了办公室大部分空间，既没有可供教职工修改报账单据的电脑等自助设备，更没有足够空间让教职工排队等待报账。根据财务报账规律，在每学期末和年底，大量教职工、学生扎堆涌入会计核算科办公室排队，嘈杂的环境、漫长的等待使得经办会计和报账教职工容易产生焦虑情绪，再加上遇到因填写错误而退单的情况，报账人员情绪就更显焦躁，使得本来就嘈杂的办公室气氛更加紧张。

（3）财务信息化建设滞后。财务处一直提倡的智慧校园项目进展缓慢，校园内部没有类似企业的OA系统，审批签字全靠教职工两条腿跑。而且已有的各类校园系统不能共享，不能有效衔接流程，实现数据共享。共享信息全靠人工手动操作，不仅造成各类信息处理效率低、传递速度慢，而且各类数据的安全也得不到保障。以上三个问题必须要从学院层面重视起来，整体布局，加快推进，统筹调度。

2.财务处层面

财务处作为学院报账的重要负责部门，在诸多方面还存在一些不足，一定程度上制约了报账工作的开展。

（1）岗位设置不合理。CS学院只有3位会计承担事业经费、科研经费审票、制单工作。每位会计接单审票后制单，制单完成后将凭证移交给出纳付款，这样才能将整个报账流程衔接起来。3位经办会计的工作具体而又烦琐，在经办报账业务的同时，每天还要接待大量查询以及咨询。高强度的工作量，有限的报账空间，再加上教职工的不理解，一定程度上影响了经办会计的票据审核效率及服务质量;而报账审票、制单由同一岗位负责，也导致审票和制单工作不能同时进行，核算、结算没形成流水线作业。

（2）网上报账信息化滞后。CS学院2018年曾短暂实行过网上报账，需要报账教职工在线上录入以前由经办会计录入的信息，票据审核及签字审批流程仍然在线下进行，实际上并没有简化工作流程，导致教职工抱怨依旧。再加上财务处人员配置不齐，没有专人牵头落实、改进网上报账工作，随着2019年新政府会计制度衔接和实施，网上报账工作推行暂时搁浅。

（3）报账政策宣传及学习不到位。一是财务工作专业性强，财务规章制度又跟随国家政策不断更新，财务具体报账要求根据巡视、审计整改多次变动，而财务处受困于完成具体事务，没有及时对外宣传报账政策要求，导致教职工觉得财务规则朝令夕改，不知道如何操作才符合最新要求。二是教职工对财务制度要求不清楚，或者自身理解不到位导致了来回返工补材料、补签字，既增加了教职工的时间成本，又给财务人员增加了不必要的重复性工作。三是财务处内部学习不够，缺乏对财务人员的业务培训。财务人员对制度本身制定的目的不清楚，不能准确了解财务规章制度，只会死板地照搬制度，机械化执行，过于重视经济事项的形式合规，却忽视实质合规。财务人员因自身素质，业务能力差别，对政策的理解不尽相同，报账尺度难以一致，容易给教职工造成财务人员水平不高、故意刁难的感觉。

（4）与关联部门沟通不及时。报账业务不只是财务处的工作，而是涉及学院内部诸多业务部门，且高校各项制度的管理并不都在财务处，如资产处制定的“货物及服务采购申购表”要求购买货物及服务都要先行预审，通过预审之后才能进行采购。财务处作为审核业务部门，只能精准执行这些规章制度，但往往经办业务部门不清楚这些审批流程，经过重重签批手续，到财务处审核时被告知票据手续不合规，会认为是经办会计故意为难。同时，有些新出台的政策经办会计事先也不知晓，等业务部门来办理报账的时候才了解到相关部门出台了某项新政策，沟通不及时导致了工作的被动。

（5）报账签批手续复杂。CS学院不同类型的经济业务、不同渠道的经费来源以及不同等级的票据金额，需要不同部门、不同层级的负责人层层审批签字。许多负责人身兼多职，不仅负责日常教学工作，还需管理部门日常事务，教职工经常难以找到领导签字。层层签批耗费了教职工大量的时间精力，影响了财务报账效率。教职工反复周转于财务处及各职能部门，也容易对财务处产生不满情绪，激发财务人员与报账教职工的矛盾，不利于报账工作的顺利开展。

3.经办人员层面

（1）报账教职工方面。CS学院公用经费报账实行报账员制度，但报账员不是专职;科研报账则是教师自己负责。财务报账专业性强，遵行的财务制度会根据国家政策及时更新，这就要求经办人具有一定的财务素质。无论是报账员还是教师，日常很难有时间和精力及时更新财务报账制度及知识，对财务政策主动学习较少，从而造成信息不对称导致票据退回返工等问题。此外，报账教职工未对报账时间进行科学规划，经常集中在学期末及年底扎堆报账，导致财务处报账业务量急剧增加，影响了报账工作的效率。

（2）财务人员方面。高校财务工作单调呆板、复杂烦琐，加上学院规模近年来迅速扩大，经费量急剧增加，但因财务處人员配置不足、岗位设置不合理等问题，导致财务人员承受了很大的工作压力。财务人员每天只能疲于应付繁杂量大的工作，缺乏时间和动力进行系统学习，提升业务技能，总结工作经验，一定程度上降低了财务报账工作效率。工作压力大的同时，财务人员的薪酬待遇一般，在职称评聘上除按国家要求考取中、高级会计师外，还有科研要求及名额限制，很大程度影响到财务人员工作积极性及工作效率。

三、“报账难”问题解决建议

（1）从学院层面出发，一是完善人员配置：学院应任命一名财务处副处长，正副两位处长分别牵头融资调度、财务制度建设、财务信息化建设等工作，多方面多维度推进学院财务管理。增加财务处会计核算科会计人员，缓解审单压力，或是将附属单位（机构）的账务移交给附属单位（机构）自行核算，学院财务处履行好监督职能;二是实质推进智慧校园建设：学院应全面引入网上报账签批系统，各层级审批人可不受时间地点限制随时通过外部网络或手机APP软件进入报账系统，查看报账要素并进行电子签批，以解决签字难的问题;三是打通财务人员职称晋升渠道，提高财务人员待遇：对于财务人员的职称评聘，可改为按国家要求考取中、高级会计师后即可评聘，不受科研要求及名额限制。如无法突破编制限制，则通过内聘解决待遇，来激发财务人员的工作积极性。

（2）从财务处层面出发，一是优化审批流程和岗位设置：在遵守会计制度、财务规章前提下，财务处可探索适当简化审批流程，放宽签字层级;优化内部岗位设置，将票据收单审核岗与制单岗分离，实现核算、结算流水线作业，提高工作效率;配置专人跟进财务信息化建设，特别是网上报账系统的改进。二是增强政策宣传力度。财务处可通过网页、微信公众号、QQ群等渠道对全校宣传财务制度、政策的更新情况，及时向科研教师、新进教职工和新任报账员宣传最新的报账要求;编制财务报账手册，印发到每位教职工手中;制度上墙，对外在会计核算科办公室将报账审批流程公示，对内及时将最新的规章制度培训给经办会计，统一审核标准。三是加强与各业务部门的联系协调。将学院教务、科研、资产、学生等管理系统与财务系统对接，打破信息孤岛，使各类信息数据能进行有效传递;各部门制定的文件只要涉及经费报销的都要经过财务处会签，以便财务处及时了解最新的学院政策、制度要求，并及时在财务工作中落实。

（3）从经办人员层面出发，对于报账教职工，一是主动学习财务知识。多学、多问才可少跑路、少返工，提高报账效率。二是合理规划报账时间。当月的票据当月处理，尽量避免在学期末及年底扎堆报账。对于财务人员，一是注重技能强化，着力素养提升。在日常工作中做到与时俱进，及时学习，领会精神，勤于总结，不断提高工作效率。二是保持积极心态，树立服务意识。在工作压力下及时调整，时刻以良好心态面对工作，热情为报账教职工服务。

参考文献

1.李成艾，沈烈.高校财务报账制度的困境、根源与调适――基于机制设计理论的视角.财会月刊，2017（19）.

2.高校财务如何走出“报账难”的困境――基于财务管理与报账师生双重视角.新会计，2019（1）.

3.高校财务管理信息化建设研究――以内蒙古财经大学为例.内蒙古财经大学，2017.（责任编辑：刘海琳）