浙江档案服务网建设现状与发展思考

陈星

摘要  文章介绍了浙江档案服务网的建设历程，深入分析了当前该平台的建设现状，肯定了平台在管理规范性、功能性、安全性等方面的成效，提出了在平台对接、信息资源建设方面的不足，并从优化馆际协调及监管机制、资源建设和技术支撑力等方面进行了长远性思考。

关键词  浙江档案服务网 民生档案 平台建设 档案网站

2019年4月，李明华在全国档案局长馆长会议上，肯定了上海、江苏、浙江、安徽等地推进长三角地区的民生档案“异地查档、跨馆服务”，并指出2019年将启动全国档案查询利用服务平台建设，最终实现全国范围内的一网查档，让利用者足不出户即可实现查档需求[1]。目前，全国多地已开展民生档案跨馆查询工作。作为民生档案跨馆服务的先行者之一，浙江省档案局创建并在全省范围内成功推行了浙江档案服务网，使浙江省档案公共服务向高水平、高效率的目标迈进一步。笔者以浙江档案服务网为研究对象，分析了平台建设取得的可喜成绩，也对目前其存在的不足进行了优化思考，以期对浙江档案服务网的长远发展和全国档案查询利用服务平台的建设有所裨益。

一、浙江档案服务网建设历程

1.平台筹备阶段。自2013年9月以来，浙江率先在全国推出省、市、县三级联动的“异地查档、跨馆出证”服务，积极推进浙江省域档案工作网络的构建，为后期平台的推出奠定了良好基础。该项服务的推出，减少了传统查档模式下档案利用者需两地奔波之苦，档案利用者可以在全省范围内到就近档案馆，由馆内工作人员协助向省内任何一家国家综合档案馆申请查档，民生档案查档服务变得便捷、高效，提升了综合档案馆的公共服务能力。

2.平台投入使用阶段。浙江省依托政务服务平台，打造了集省内各综合档案馆的查档咨询、档案行政审批或事项办理、互联网开放档案信息发布等服务于一体的浙江档案服务网，并于2017年11月在全省范围内正式启用，真正实现了省、市、县三级国家综合档案馆跨馆查档的平台一体化，是浙江省各综合档案馆开展档案信息服务的窗口。通过该平台，档案利用者在实名认证后，可在线申请查询本人的婚姻登记档案、移民档案、知青档案和企业职工档案等民生档案。

3.平台优化阶段。随着社会经济的不断发展，人员流动性增强，群众跨省查档的需求越来越大。为了提高档案服务效能，2017年12月18日，浙江省档案局与贵州省档案局签订合作开展民生档案“异地查档、跨馆服务”工作协议，档案利用者将能通过浙江档案服务网实现浙江、贵州两地的档案便捷查阅。这是浙江省第一个跨省合作档案服务协议，是浙江与其他省在民生档案远程服务联动合作上的一次成功尝试，是档案管理现代化进程中的产物，也是今后档案服务的一个发展方向。同时，这也意味着浙江档案服务网走出了浙江，开启浙江档案服务网纵横发展的新格局。

二、浙江档案服务网建设现状

1.主要成效。

（1）平台管理规范性增强。

一是平台管理制度规范化。浙江省档案局出台了《“浙江档案服务网”查档工作规则（试行）》《“浙江档案服务网”工作平台运行管理办法（试行）》《“浙江档案服务网”系统管理员规定（试行）》《“浙江档案服务网”系统安全管理规定》《“浙江档案服务网”系统运行应急预案》等制度规范，对全省档案局、馆的跨馆服务方式、服务范围、服务程序、工作人员的责任义务、平台的安全防范措施和应急预案等方面进行了规范[2]，为浙江档案服务网在全省范围内的顺利运行保驾护航。

二是人员培训规范化。在平台上线后，浙江省档案局定期组织全省各市、县（市、区）档案局馆的单位系统管理员和查档业务人员开展档案基本知识和业务知识培训，提高了档案部门工作人员的档案知识素养和業务服务能力。同时，这也对浙江省档案馆树立档案部门服务品牌、提升档案公共服务能力及档案部门政务信息化水平起到了重要的助推作用。如2017年9月，浙江省档案局在杭州举办“浙江档案服务网”业务培训班，并形成定期的培训机制，保障跨馆查档工作的顺利开展。

三是出证方式规范化。浙江省各档案部门目前采取的出证方式主要有，在档案数字化扫描件、电子文件上附加水印或档案馆印章图片的电子出证方式，还有在政策文件支持下的协议档案馆间进行的协议盖章出证方式，保证了档案异地出证的真实性、有效性。

（2）平台功能性提升。传统的档案查询方式有到馆现场查询、电话异地查档，到馆的利用者需携带必要的证件进行现场出证或者邮寄出证，操作上费时费力。在浙江档案服务网的在线联动查档模式下，档案服务方式变得灵活便捷。档案利用者可到就近档案馆由工作人员协助向浙江省内或协议省市的任何一家国家综合档案馆申请查档，接受申请的档案馆通过档案异地查档机制，对申请给予及时回复，免去利用者两地奔波之苦。此外，档案利用者亦可通过浙江档案服务网在线填写查档申请单，选择到馆自取、快递送达或电子邮件发送这三种利用方式中的其中一种。如果是利用要求比较高的档案，档案馆也可通过平台告知用户准备好相应手续和材料到馆自取，实现查阅开放档案“最多跑一次”的服务目标[2]。

除此之外，浙江省档案局充分重视平台的用户使用友好性，平台为用户提供了详细、脉络清晰的查档指南，用户可根据自己的需求，快速、便捷地在线查阅浙江省各综合档案馆所开放的民生档案目录。为深入推进浙江省档案信息服务的网络化，平台还积极推广微信“掌上查档”小程序和“浙里办”APP档案查阅服务，实现了浙江档案服务网和官方社交媒体的无缝对接。

（3）平台安全性加固。在线实名认证程序加固了平台入口的安全性。根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，查档时需要对利用者进行实名制登记，除了到馆登记外，利用者也可登录浙江省政府统一的政务办理平台——浙江政务服务网，进行实名认证。然后，通过访问浙江档案服务网提交查档申请，平台系统管理员会根据利用者申请查档的内容分发覆盖范围内的目标档案局、馆，再由各级档案局、馆系统管理员将本馆馆藏系统或档案库房中的查询结果反馈给利用者。这种基于政务内网建设的省域档案服务集成平台，成功构建了高效的档案资源利用体系，也大幅提升了平台的防御能力。

同时，这种访问界面与档案资源库分离的方式，有力地阻隔了黑客和网络病毒的潜在攻击。在整个查档过程中，采取的是线上线下结合，政府内网和政府外网物理隔离的方式进行的，在满足公众查档需求的同时，有效降低了档案数据资源连入互联网可能带来的信息安全风险。

2.主要问题。

（1）平台与各网站对接情况不佳。作为一个功能服务型平台，浙江档案服务网是省内各综合档案馆的联合服务大厅，集结了省内各市、县（区）档案馆的官方门户网站。为尽可能保证研究结果的全面性，笔者对浙江档案服务网及“浙江省综合档案馆分布图”中所列举的浙江省辖11个地级市和89个县级行政区划单位的综合档案馆门户网站进行访问、分析。结果表明，浙江档案服务网的构架清晰，各栏目的设置合理、层次分明。但平台首页“浙江省综合档案馆分布图”中各档案馆的覆盖率、门户网站的可访问率和链接功能却有待提升，网站对接情况不容乐观。市级综合档案馆的可访问率仅为81.82%，仍有嘉兴市、台州市档案馆的门户网站无法访问。区县综合档案馆门户网站的维护情况更不理想，仍有杭州、绍兴、金华等5个市辖管的区县综合档案馆覆盖率未达到100%;在配置了综合档案馆的区县中也存在6个区县综合档案馆开设门户网站占比未达到100%;根据平台提供的档案馆网站链接，各网站的可访问率也差强人意，都存在网站链接无法访问或链接的网址为其他网站的情况。部分档案馆的门户网站介绍也是寥寥几语，浙江省内各市、县（区）档案馆对网站信息的日常维护还是远远不够的。

（2）各网站信息资源建设不平衡。虽然浙江省档案信息资源建设已经走在全国前面，但浙江档案服务网在信息资源建设过程中还存在一些问题，主要表现在：第一，平台上各综合档案馆档案信息资源建设情况不一，可供查询的档案在内容上、开放程度上不尽相同。根据“查档指南”中的目录，剔除无效数据后，平台共提供3643项内容备查，但可供在线申请查档的内容仅为3260项，在线查档的比率为89.49%，仍有部分档案只能通过到馆查询的方式来获取。目前可供利用的档案资源主要集中在婚姻、移民、知青等民生档案，仍有部分公众关注度高的公证、契税、医保等档案还不能实现跨馆查阅，需要通过立档单位进行查询利用。第二，平台上省际档案馆间的档案信息资源互联互查暂未实现。由于各档案馆的信息化和服务水平不一，浙江档案服务网虽基本实现了全省范围内开放档案的联动查档，但是协议省市间的跨馆在线查档工作仍待推进，如贵州省早在2017年就已与浙江省档案局签订合作协议，但贵州省各综合档案馆至今仍未连入浙江档案服务网，省际档案馆间的互联互通还有很长一段路要走。

三、推进浙江档案服务网建设的思考

1.完善馆际协调监管机制。完善馆际协调机制，提升档案的馆际联动水平。加强各省市档案馆间的合作，以点带面，推动更大区域或全国性档案跨馆服务体系的建立。当前浙江省已基本实现全省范围内档案跨馆服务全覆盖，并在管理体制、规范和技术研发等方面形成了一系列便民、利民的新机制，在档案信息资源建设、平台安全防护、人才培养等方面形成一定的实践和理论积累。可以在此基础上开展更大范围、更深层次的档案跨馆服务合作，进一步扩大服务的区域范围、受众人群，打通档案服务的“最后一公里”，真正实现“让数据多跑腿，让群众少走路”。

完善平台监管机制，减少平台建设过程中因职责不明导致的各档案馆间相互推诿或履职过程中不作为的情况。针对平台对接不畅、信息维护难的问题，建立统一的馆际协调联动工作规范，进一步明确各个综合档案馆在浙江档案服务网运行过程中的职责，落实各个主管部门的权利和义务。在强调各馆之间协作查档的同时，强化制度的监管作用，对在平台运行过程中可能存在的不作为、不主动的工作态度进行纠正，督促相关部门定期更新、维护各综合档案馆在平台的相關信息。

2.加快档案信息资源建设。

一是加速民生档案数字化建设。平台档案信息资源建设需以档案资源数字化为支撑，而当前档案跨馆服务的利用范围主要集中在民生档案，民生档案数字化是档案信息资源建设的重要内容，是档案跨馆服务的基础。因此，加强浙江省各综合档案馆的民生档案数字化建设是当务之急。现阶段，浙江省很多馆藏民生档案中只有部分档案进行了全文数字化，民生档案也还需依靠电子目录查询。应坚持统筹兼顾的原则，解决省内各综合档案馆民生档案数字化程度不平衡、不统一的问题，强化民生档案全文数字化建设，提升平台的办事效率。

二是拓展平台开放档案的内容。浙江省各综合档案馆应不断丰富馆藏，加大民生档案接收力度，多渠道、多种类收集，尤其是公众利用频率较高的契税、医保、学籍等档案，进一步推进档案资源的异地实时利用。在有效整合各方面档案资源的前提下，提升档案馆的公共服务效能及社会影响力。同时，档案馆还应重视对个性化民生档案信息资源的收集与整合，对部分因历史原因而不完善的档案信息进行修复，方便群众查询利用。

三是加强平台互联互通功能。长期来看，当未来档案资源的数字化程度和开放鉴定程度发展到较高水平时，档案信息资源在线利用平台将取代如“浙江档案服务网”之类的交互型档案服务平台，为档案利用者提供实时的档案资源查询、出证等服务[3]。浙江省应立足长远，力争构建一个集应用系统平台、基础设施平台、信息资源平台以及技术支撑平台等为一体的档案跨馆服务平台，实现系统管理、数据交换及检索等一系列功能的集成管理。如深圳市南山区“e事通”政府平台服务系统，实现了档案管理服务的零距离、零材料和零跑腿[4]。

3.强化网络平台技术支撑。运用区块链技术支撑平台网络体系。浙江档案服务网是采用相对隔离的政务网来确保档案信息传输的安全性，但用户的个人信息安全问题仍不容轻视。档案服务平台搭建过程需在考虑便捷性的同时，注重档案信息及用户个人信息安全问题，可结合区块链的去中心化、自主对等、难以更改的技术特征，构建基于区块链的档案数据安全共享网络体系[5]。

运用大数据技术提高服务水平。在平台中嵌入大数据分析软件，对档案利用者在平台的使用信息进行捕捉和分析，对用户在平台的访问轨迹进行跟踪测量，提取和分析各地区、各层次用户的需求曲线，对用户的需求进行深度分析，有针对性地开展档案工作，提升用户的服务体验。