参保人历史信息审核现状引发劳动用工管理的思考

田艳艳

摘 要：养老金为老年人生活提供了基本的生活保障，对职工的历史信息进行审核是核发养老金的前置工作，在历史信息审核的过程中，人事档案中部分关键信息的不确定，给退休办理和养老金核发带来了不少争议。笔者针对历史信息审核中出现的问题，提出严格用工制度、规范档案管理、建立大数据库，来进一步完善养老保险制度，和谐养老保险关系。

关键词：养老保险;历史信息审核;人事档案;劳动用工

养老保险，全称社会基本养老保险，是国家和社会根据一定的法律和法规，为解决劳动者在达到国家规定的解除劳动义务的劳动年龄界限，或因年老丧失劳动能力退出劳动岗位后的基本生活而建立的一种社会保险制度。养老保险是社会保障制度的重要组成部分，是社会保险五大险种之一。养老保险的目的是为了保障老年人的基本生活需求，为其提供稳定可靠的生活来源。

养老保险制度的建立，使老年人老有所养，为老年人提供了基本的生活保障。然而，在为职工（本文中的“职工”均指国有和县级以上集体所有制单位的原干部和固定工）办理退休手续时需要确定职工的出生年月、工作岗位、缴费情况等信息，以此确定职工退休时间及计发养老金，因此需要审核职工的历史信息，查阅人事档案，但是在历史信息审核的过程中，会发现如档案资料缺失、信息不一致等问题，本文将从对职工历史信息审核的角度对劳动用工管理方面进行思考和探索。

一、历史信息审核的背景

我国城镇职工的基本养老保险制度，是按照国家统一政策强制实施的，以保证广大离退休人员基本生活需要。其发展经过了长期摸索到逐步完善的过程，它是以1951年颁布了《中华人民共和国劳动保障条例》为起点发展起来的，“文化大革命”时，遭到严重破坏。十年动乱结束，养老保险制度发展进入新时期，特别是1984年以来，养老保险制度经历了三个重要时期。第一个时期是1984—1991年，实行了退休费用社会统筹和职工个人缴纳养老保险费。1991年国务院颁布《国务院关于企业职工养老保险制度改革的决定》提出建立多层次的养老保险制度，基本养老保险费用由国家、企业、个人三方面共同负担，实行个人缴纳养老保险费。第二个时期是1992—1996年，1993年党的十四届三中全会决定建立社会主义市场经济体制，我国实行的基本养老保险制度是社会统筹与个人账户相结合的模式。第三个时期是1997年颁布了《国务院关于同意企业职工基本养老保险制度的规定》，这个文件实现了“三个统一”：企业缴费和个人缴费的统一，企业缴费不超过工资总额的20%，个人缴费不超过工资总额的8%，将来逐步过渡到个人缴费8%;统一账户比例，个人缴费都进入个人账户，不够11%由企业缴费补充;统一了计发比例，职工养老金由三部分组成：基础养老金、账户养老金和过渡性养老金。基础养老金是按照当地社会平均工资的20%发放，账户养老金是根据账户积累数量发放，缴费高的发放就多;过渡养老金是根据建立账户之前的工龄计算的。

根据国务院国发《关于深化企业职工养老保险制度改革的通知》（﹝1995）6号），建立养老保险个人账户后，养老金的计发办法采取“新人新制度、老人老办法、中人逐步过渡”的方式。其中“老人”是指建立养老保险个人账户前已经退休的人员。“中人”是指建立养老保险个人账户之前参加工作，建立养老保险个人账户之后退休的人员，“新人”是指建立养老保险个人账户之后参加工作的人员。

职工累计缴费年限包括实际缴费年限和视同缴费年限。由于计划经济下的退休制度没有养老保险费的积累，职工也不需要交费，国家将职工参保前符合国家原規定计算的连续工龄视为视同缴费年限。它在计发“中人”养老金时关系到养老金数额多少，对于计发“老人”的养老金不起任何作用，而计发“新人”的养老金时也将被“实际缴费年限”来替代。

因此对于“中人”来讲，由于养老金的计发跟视同缴费年限、个人账户金额、工作岗位等因素有关联。在发放退休金之前，社保经办机构会对职工的出生日期、参加工作时间、工作经历、参保信息及工作岗位等情况进行审核。人事档案是职工历史的真实记录，通过档案可以清楚地了解职工的工作轨迹。因此，查阅人事档案是对职工历史信息审核的重要途径。

二、历史信息审核中出现的问题

在实际工作中，对职工历史信息审核，出现的问题可归纳为以下几方面。

1、档案中材料的缺失

人事档案作为见证个人学习及工作状态的可信凭证，其内容分为10大类，跟视同缴费年限审核有关的，影响退休办理及退休后待遇计算的主要材料有：招工材料，包括招工录取通知书、招工审批表、报到单等;“知识青年”上山下乡手续材料，包括上山下乡的登记表、审批表、回城招工审批材料、报考审批材料等;军人从军材料，这部分材料包括入伍审批表、退伍登记表;工作调动材料，包括商调函、档案转接通知书等，工作变动服从组织调动原则，人员的流动要经过各级劳动部门审批，由于个人原因离开单位的，一般不能作为视同缴费时间。

职工的档案里面的原始材料作为认定职工连续工龄的依据，在审核连续工龄时，基本的要求是“符合政策、材料齐全、手续完备”。但是由于一些劳动用工手续不全，在历史演变中出现界定不清的情况，如早期知青下乡，有些没有办任何手续。还有一些档案管理不规范，没有将这些资料及时入档，多年以后，造成劳动者档案中这部分材料的缺失，这将影响了职工视同缴费时间的审核确认。

2、档案中信息之间不一致

在为职工办理退休手续，查阅职工档案时，发现职工的档案材料中有些信息的记载是不一致，信息之间有冲突。

如出生日期，在历史信息审核中，出生日期关系着劳动者的退休时间。《国务院办公厅关于进一步做好国有企业下岗职工基本生活保障和企业离退休人员养老金发放工作有关问题的通知》及劳动和社会保障部1999年发布的《关于制止和矫正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》中指出：国家法定的企业职工退休年龄是男年满60周岁、女工人年满50周岁、女干部年满55周岁。从事井下、高温、高空、特别繁重体力劳动或其他有害身体健康工作的，退休年龄男年满55周岁，女年满45周岁，因病或非因工致残，有意愿证明并经劳动能力鉴定委员会确认完全丧失劳动能力的，退休年龄为难年50周岁，女年满45周岁。然而，在职工档案中，关于出生日期存在多种不一致的情况：前后记载不一致;记载日期被涂改;组织上过去认定出生日期做出的结论与最先记载的不一致;单位或个人提供的有关证明材料与档案记载出生日期的再造材料不一致。这些信息不一致就会导致难以确认出生日期，从而对退休时间产生争议。

3、政策依据不统一

社会养老保险是社会保障体系的重要保障体系的重要组成部分。为我国的经济发展和社会稳定做出重要的贡献。但是，长期以来，由于我国各省、各行业用工管理方面政策依据或者政策理解的不一致，在国家养老保险采取地方统筹以后，对于职工某些工作时段是否属于视同同龄，社保机构、用工单位及职工有着不同的理解，容易引起争议。比如，铁路企业对于国家统一招生计划内招收的自费生，在行业统筹管理时，经过行业审批即按照国家统一分配的大学生管理办法进行用工。在划入地方统筹管理后，社保机构根据按照地方用工管理办法，认为招用自费生没有经过劳动行政部门的审批，不能作为视同工龄。再比如铁路职工局内跨省工作调动，铁路企业认为是内部调整，局内单位做好调转手续即可，社保机构在审核连续工龄时，认为跨省调动则需要行政部门审批才予认可。这些由于劳动用工依据政策不一致给视同缴费年限计算出了很大的难题。

三、劳动用工管理的思考

就现在而言，办理退休手续时，需要进行历史信息审核的人员包括职工中的“中人”，还有养老保险“双轨制”改革前的具有机关事业单位工作经历的职工。当然，很多历史信息审核中关键因素难以确定都是历史原因造成的，但是从审核历史信息工作中审视、分析这些问题，对于现在及以后的劳动用工具有一定的指导意义，笔者对劳动用工管理有以下几个方面的思考：

1、严格用工制度

我国的劳动用工经过长期的发展，不断地完善。我国现行的关于劳动用工方面的法律有：《劳动法》、《劳动合同法》、《社会保险法》、《就业促进法》、《未成年保护法》、《职业病防治法》、《工会法》、《残疾人保障法》等;行政法规有《女职工劳动保护法》、《关于修改（职工工作时间的的规定）的决定》、《失业保险条例》、《工伤保险条例》、《劳动保障监察条例》等;行政性法规文件有《国务院关于职工探亲待遇的规定》、《国务院关于建立城镇职工基本医疗保险制度的决定》、《国务院关于进一步加强就业再就业工作的通知》等;部门规章有《关于工资总额组成的规定》、《劳动和社会保障部关于职工全年月平均工作时间和工资折算问题的通知》等，还有一些地方性规章，等等这些，都为企业劳动用工的规范性提供了依据，通过严格把控用工制度，进一步规范劳动用工方面的管理。一方面，企业要严格按照这些法律法规的规定，建立企业的劳动用工制度体系，规范劳动用工手续，签订劳动合同，从劳动报酬、休息休假、安全保护、社会保险和福利等方面规范单位和员工的行为;另一方面，加强劳动用工方面的监察。由于劳动者通常为弱势群体，通过监督监察，及时矫正企业不为职工参加缴纳或者少交社保费等劳动用工方面的不良行为，保护劳动者的合法权益。

2、规范人事档案管理

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依據和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。

为了防止档案材料的遗失和信息不一致，建立健全人事档案保管制度是非常有效和必要的。一要材料及时归档，首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求，然后根据材料的内容和属性，及时将材料放入档案;二要审核鉴别，严格要求与立足实际相结合，对填写不规范、手续不完备的档案材料要重新填写、补办手续，通过补充收集、原件复印、完善手续等方式进行补充，并结合档案记载情况综合研判确定，进而保证信息的准确、一致、可靠。三要安全防护，定期对人事档案进行检查，查看是否霉烂、虫蛀等，定期对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，以保护人事档案的安全和完整。

3、建立信息数据库

长久以来，全国各省的社保工作及省内各机构之间的工作处于相互独立割据状态，有的部门以安全和影响系统运转效率为由，不对外开放数据库或者降低数据共享权限，这也给审核职工的历史信息造成了一定的困扰。一方面，社保经办机构在审核历史信息时除了职工档案，没有其他方面参考信息的来源渠道;另一方面，审核历史信息时出现审核结果与职工意见不一致时，社保机构要求单位或职工举证补充相关资料，但由于历史等原因，单位和职工无法提供其他工作证明资料。这样就会引起职工和社保机构之间的矛盾，在某些情况下，确实会降低职工本身的利益。

随着信息化时代的到来，建立信息数据库就显得非常有重要和必要。一方面，建立全国范围内的人事信息系统，这样可以打破地方之间人才流动的壁垒，人事信息可以作为人才引进人的重要参考，同时社保信息可以做到无缝衔接;另一方面，建立信息数据库，社保、公安、民政、税务、银行等部门之间数据实现共享，在审核职工历史信息时，人事档案中原材料遗失或者不完整的情况下，大数据中的信息可以作为一个旁证材料进行综合研判。此外，数据是信息的源泉，更是挖掘价值的基本资料，建立信息数据库，可以针对数据进行梳理、分析，并将数据分析融合到经办工作中，用数据服务决策。

参考文献

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