基于信息化背景下的教育考试档案管理工作探究

尹春玲

摘 要：教育考试档案管理是教育考试管理工作的重要部分，是教育考试事业发展的基石。在这些档案资源中，蕴含着丰富的教育考试信息和发展动态，有着非常重要的作用。本文先介绍了目前教育考试档案管理工作的进展，再分析了进行信息化建设的必要性，然后分析了存在的問题和针对这些问题的解决措施。

关键词：信息化;教育考试档案;管理工作

档案是教育考试管理中的重要凭证，对于考生非常重要，在他们的考试过程中和考试之后都有着不可替代的作用。另外，教育考试档案也是管理部门进行责任认定的凭证，可以对考生和相关管理人员进行考察。在信息化程度较高的今天，教育考试档案管理变得更加重要，有关人员应当采取科学的信息化管理方式对其进行管理，使这些档案信息能够发挥出应有的价值。

一、教育考试档案管理现状及进展

信息化发展时期，各行各业都已经引入了信息技术和大数据技术等高新技术，教育考试档案的管理也进行了相应的升级。在目前教育考试所面对的机遇与挑战下，关于教育考试的档案管理获得了长足的进展，主要表现为以下几点：

第一，资料档案信息化。在纸质资料之外，还有很多电子档案和资料这样进行保存，重要的资料有双重保险，不重要的资料只需要有一个电子存档即可，减轻了保存纸质资料的压力和工作量。而且，档案资料信息化可以方便师生和相关人员进行查阅，提高工作效率。

第二，促进教育考试事业的发展。近些年来，随着信息化和教育考试档案的不断发展，这些档案资料的利用率越来越高，而且对于这些档案资料的开发和利用也在不断开展。之前很多的纸质资料很难进行有效的统计和开发，但是逐渐信息化后，这些资料逐渐获得了更充分的研究和统计，并从中发现了一些问题，并且加快了教育考试事业的发展。

二、加强教育考试档案信息化建设的必要性

1.教育考试档案管理信息化是教育考试事业发展的基础

加强考试档案管理信息化是教育考试管理规范化的基础，尤其是在信息资源越来越重要的当下。教育考试档案信息是一种原生态的信息资源，加强整个考试档案资料的信息化建设，是教育考试档案管理现代化的要求，也是提升教育考试档案服务水平的有效方式，可以为考生和社会提供更高质量的服务。

2.教育考试档案管理信息化可以将信息效益发挥到最大

在信息化的趋势之下很多单位都将档案等资料转化成电子形式存档，只有将教育考试档案转为电子文件的形式，才可以将这些信息资源的价值发挥出来。而且可以利用较小的面积保存很多的信息，为教育考试的信息资源开发和利用提供了坚实的基础。

3.教育考试档案管理信息化是社会发展的重要方向

在信息化快速发展的今天，很多行业都已经离不开这种技术。因此，只有跟上时代，做好教育考试档案管理的信息化，才可以跟上社会发展的步伐，跟上这波必然会越来越普遍的趋势。

4.教育考试档案管理信息化可使教育考试工作和国际接轨

在考试档案信息化建设过程中，可以使我国的教育事业和国际接轨，将我国的教育考试格局进一步扩大，对这些考试档案信息资源进行更进一步的开发和利用。这也代表了教育考试档案发展适应了工作的需要和时代的发展。与国际接轨指的是管理方式进行接轨，并不意味着信息互通。只有明确了这一点，才可以吸收国外的优势和经验，去发展我们自己的考试档案管理事业。

三、教育考试档案管理存在的问题

在信息化背景下，教育考试档案管理在许多方面都有了很大的进步，但是有些问题仍然影响着教育考试管理的发展，应当重视这些问题，并从中找出相应的措施。

1.管理制度不够完善

传统的管理制度下，档案整理之后会被封存，至于资料收集是否完整、准确并没有得到应有的重视。这其实对于档案资料管理不利，很难对这些档案再进行有效的管理。还有些档案管理人员的职责没有划分清楚，很多资料和档案分别由多个人负责保管，这样就会导致档案资料进行调取时很慢或者根本找不到负责人的情况。这样的情况会对教育考试档案管理工作带来很大的困难，甚至会造成不必要的损失。

2.在档案管理过程中只重收集，不重利用

在进行档案信息统计过程中，只将这些信息收集归类之后，就觉得完成了管理工作，并没有考虑到后续的查找和利用的工作。这样做会使得档案管理工作无法发展，查阅和使用变得困难。关于利用方面的问题主要体现在相关部门没有符合信息化时代特征的硬件设施，而且也没有引入档案管理和查询软件系统，也没有对档案网络共享系统进一步完善。这样使得档案信息的查询效率较低，经常是很长时间才可以找到自己需要的资料。

3.教育考试档案管理人员素质较低

在信息化时代，档案管理人员素质没有尽快跟上，而且也没有对一些相关人员进行培训，造成了很多管理人员对于信息化时代的档案管理认识不足，很难提高档案管理工作水平。不仅如此，计算机操作水平的限制也让很多管理人员很难去做好管理。管理人员素质的不足会让档案管理水平停滞不前，也会让一些需要档案服务的人不能获得较好的服务，不能满足他们的需求。下一步应当让管理人员提高自身管理素质，变得更加专业。

4.考试档案信息管理风险意识不足

在大量考试档案信息进行信息化管理之后，就要面临安全性的问题。信息化和互联网可以使档案管理变得快捷方便，但是也会增加不必要的风险。由于很多档案管理部门刚刚引入信息化管理体系，并没有对这种风险有足够的认知，所以很难对于出现的风险有所防范。

四、信息化背景下的教育考试档案管理措施

教育考试档案的管理工作应当顺应潮流，用更先进的管理方式和理念对档案信息进行管理，以便更好发展教育考试档案管理事业。

1.做好管理人员的培训和队伍建设

教育考试档案管理人员是具体管理工作的执行者，在信息化管理基础上更应该注重这些管理人员的素质培养，最好建立一支成熟的管理人员队伍。档案管理人员应当掌握好计算机操作、档案管理等方面的知识和实践能力，更好开展信息档案管理工作。在管理部门内部，要适时吸纳一些有专业背景的复合型人才，还要根据实际情况做好相关工作人员的培训，提升他们的意识和业务水平。

2.建立完整的考试档案管理平台

信息化背景下，考试档案和众多信息应当是一个系统，所以应当对这些信息进行平台化的建设。比如，很多高校的学生成绩和考试信息可以在内部进行共享，高校的很多师生可以在信息平台上查找到与自己相关的信息。信息平台的建设中，索引和查找系统十分重要，要重点进行建设。其中，还要注意一点就是做好信息的查询权限设置。这样，信息的安全性可以得到保障，不用担心信息被泄露和更改。只有整个系统平台建立好，教育考试档案管理工作才可以更加精準、高效。

3.实现信息化档案的网络共享

在学校中，有很多部门都需要用到教育考试档案，需要对这些信息进行查阅，但如果每个需要查阅的部门都要去档案管理部门查阅，那么会造成工作效率的低下。所以，教育考试档案管理部门可以将这些数据和信息进行上传，在学校的局域网中共享。这样各种数据和信息可以很好地被各部门使用，节省了大量时间，提高了办事效率。

4.加强教育考试档案信息化制度建设

进一步加强教育考试的信息化建设可以对整个考试档案的管理制度进行完善。随着时代的不断发展，学校和相关管理部门应当建立一套科学的现代化考试档案管理制度。首先，应当加强相关工作人员对于档案管理的认知，使他们认识到这项工作的重要性。其次，还要升级一下档案管理的硬件设备，并定期升级软件和管理系统。最后，要提升信息化档案的利用效率。在信息收集和统计过程中做好分类，也要注重利用和查询，并对这些档案资料做较为完整的分析，为决策提供相应的依据。

五、结束语

总而言之，教育考试档案管理信息化建设不是一蹴而就的事情，需要管理人员和办事人员共同努力。想要做好这项事业，还需要较高的技术水平和充足的资金去保持整体的推进。在实际的建设过程中，还要面临一些之前从未出现的问题，但这些都应该逐一解决，努力建设出完善成熟的信息化管理系统。教育考试档案中蕴含的信息在教育考试管理工作中的作用很大，信息化建设的脚步也应该加快，将这些信息利用起来，能够推动教育考试事业的不断发展。

参考文献：

[1]苏子毅.做好考生档案管理工作的研究与探讨[J].办公室业务，2017

[2]王田荣，曹敏洁.高职院校考试档案管理的研究与探讨[J].无线互联科技，2016

[3]董传奇.考试档案：高校考试管理的一个视角[J].扬州大学学报（高教研究版），2014

（作者单位：招远市教育招生考试中心）