档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法

武星焰

摘 要：随着技术的发展，档案整理的方式也在不断的变化，档案整理的原则和方法也理所应当的发生了巨大的变化。档案整理原则探讨成为了档案整理理论的重要话题，分析档案整理的原则，结合当下信息技术的发展情况，能够让我们在新的档案整理工作中拥有全新的工作面貌。笔者就自身的工作经验浅谈档案整理工作以及信息化档案处理方式的状况及相关策略。

关键词：档案整理;信息技术;档案处理原则

随着信息技术的迅猛发展，让档案管理的相关技术手段获得了极大的进步，但是同时在研究档案学的内容中，相关的内容却已经被忽略，在这种技术与时代交错的矛盾之下，进一步对档案整理的理论进行深入研究，能够让我们抛弃固有的枷锁，并且把握住技术发展的脉搏，真正实现档案整理工作的再次升级。

一、信息化档案整理技术的理论变革方向

1.对原数据的處理

所谓原数据就是定义和描述其他数据的数据，他所代表的是要处理数据的信息内容，我们在信息技术中所处理的大量数据，就是对这种信息内容的完全解释。原数据之所以重要，是因为在档案文件形成以及未来使用的过程当中，想要建立起不同的档案文件之间的关系，并且将这种关系构建成一个整体的构架，都需要得到原数据的知识和描述。西方一些国家已经利用信息技术实现了电子政务，并且利用相关的平台实现了电子文档的一体化管理，在这种条件之下，原数据的整理技术很快被普及到了各行各业。

信息化技术最大的一个特征就是能够快速的将办公系统形成一个统一标准的整体，所有的文件产生、传送、收集、整理，都在这个系统的构架中完成，这能够使信息沟通交流变得更加迅速无障碍。而我国的信息化技术在电子文件管理领域，还没有十分广泛的推行开来，因此档案管理并没有实现全国范围的文档一体化，原数据的处理技术在短时间内还没有快速的普及。

2.非原数据的数据处理技术

由于原数据在我国的信息处理和档案整理工作中并没有全面的普及，有很多技术是属于非原数据整理技术，主要包括了不同载体混合整理技术，双套制整理技术等等。

长期以来，我国所运用的非原数据处理技术，逐渐形成了区别于原数据处理系数的系统，这延伸了我国传统的档案整理方法。虽然原数据整理技术与非原数据整理技术所包含的范畴不同，但是档案整理和档案联系的整理，这两个体系都是相对独立的。同时，虽然我国没有完善的一体化的电子政务平台，但是原数据处理技术与非原数据处理技术在本质上仍然是一致的，因此，在非原数据处理技术的基础之上，我国的电子文件整理也逐渐形成了一种完善的体系，并根据这样形成了一系列的非原数据档案整理技术的模型。

3.虚拟整理技术的应用

在档案管理工作中虚拟整理技术，就是指对于虚拟档案的整理或者将档案整理转化为虚拟化的过程。虚拟整理是指对历史联系进行整理。在档案分类当中，大量的历史联系必须依靠整理进行构建，因此，在今天的信息技术快速普及的情况下，虚拟整理已经突破了以往对于档案历史的实体限制。但是其本质并不仅仅局限于历史联系的整理，而是对于历史联系和逻辑联系整理的综合，也就是说虚拟整理是不考虑档案的实体，而利用信息技术对于档案的历史和逻辑联系进行整理的活动。

我们称其为“虚拟”，是因为它是依靠信息技术再造了一种记录档案联系的系统，而这种再造的档案联系的系统可以和原来的档案整理系统相融合，在需要的时候也可以独立出来，具有十分重要的作用。虚拟整理技术，让档案的逻辑联系更容易显现，在完成历史联系的构建以后，虚拟技术仍然可以再造一个系统，对档案进行逻辑联系的整理，这种二元档案的实践模式，使我们当前的档案管理工作获得了突破。电子文件整理本身就必须包含虚拟整理的内容，也就是说要对分散在磁盘各个位置的电子文件进行历史联系和逻辑联系的整理，这与我们上述所说到的原数据处理技术以及非原数据处理技术都有很大的相关性。

二、信息技术环境下档案整理工作的新策略

1.以条为基本的信息内容单位

在信息档案处理的过程中，由于历史的原因，我们对信息内容的单位规定有不同的称呼，比如一条、一卷、一件等等。而这里说到的以“条”为信息处理的基本单位，是为了适应当下的信息技术环境而形成的。在档案管理当中信息无法以字数来规定其大小，或者以多少字来衡量一条信息的单位，因此我们选用“条”来描述一个信息就突破了这种信息内容大小的限定，以一条信息表达一个明确的概念，这也是一种思路上的变化。

用“条”来处理档案是为了适应当前的整理技术，档案联系包含了档案之间的历史联系以及档案之间的逻辑联系，这种联系其实本身就已经形成了一种信息，而在信息处理技术当中所获得的结果是不能够以一卷或者一件作为基本单位的。一卷和一件对于描述档案来说，都是一种实体的计算单位，没有办法计算历史联系的记录以及逻辑联系的记录，因此在数据库的整理当中，我们应该用一条来衡量这种数据的单位，这就为数据库的整理剥离了实体的限制，记录对象的值就是一种技术，而不局限于其实体的大小。我们都知道大数据的收集和整理具有及时性、碎片化以及非结构化的特征，信息碎片只能靠只言片语或字段句词等信息来源进行档案的整理。如果所有的档案都要分门别类，最终构成严谨的结构，那么新技术的应用可能就会受到束缚，因此以“条”作为基本单位，对档案管理适应大数据技术的发展需求是非常有利的。

2.用索引取代来源

在档案管理当中，如果某单位保留自己的档案不进行移交，那么对于档案管理机构来说，就不会担心来源的问题，不是说相关单位不用考虑来源，而是说不需要界定来源。这主要是因为全部的档案都是自己的，来源最大的区别也就是各个部门之间的区分，而其他所有问题都是档案馆接收档案的衍生问题。另一方面如果档案数量超过了管理人员处理档案的速度，那么没有被处理的档案就会被积压下来，最后越来越多导致无法处理，整个档案管理的工作就会变得十分复杂。

因此，来源的原则在未来将会慢慢退出整个信息化的档案管理体系，以今天的技术，无论是对于历史联系的构建，还是逻辑联系的构建都可以满足我们的需求，档案管理最主要的价值就是记录历史和再现历史，而通过索引我们能够快速的将这所有的内容全部找出。索引就是将文献中具有检索意义的事项，按照一定的方式排序起来。本质上来说，这是对于数据库中所有的数据进行的一种结构，为了能够将所有的数据通过多维度的逻辑联系排列起来，并且能够在索引的过程中快速的将其找到。所以当前的信息化档案管理就是要构建一套档案联系的索引体系，以往的档案管理依靠来源以及全宗进行整理，在进入信息化时代以后，我们可以突破物理限制，将档案的历史联系和逻辑联系，通过信息技术进行多维度的构建，使得整体的档案管理工作变得更加方便高效。

3.以大数据思维突破全宗原则限制

在传统的档案管理工作中，全宗原则是必要存在的，它能够使所有的实体档案变得更加有序，在物理排序上更加有迹可循。然而在大数据技术普及的前提下，全宗的原则已经使得数据整理和档案管理变得低效。

大数据的碎片化特征以及档案的逐渐虚拟化使得全宗管理不再成为必要，对数据的挖掘也需要半结构化、非结构化数据的逐步引入。因此，在今天基于大数据技术，我们应该进一步的将实体的档案管理与虚拟的索引有机的结合起来，构成一个完整的搜索体系，帮助人们快速便捷的检索、查证、调用档案和信息分析。只有尽快的将工作的思路转变过来，我们才能够真正在实际工作中运用好相关的技术，同时，将规则定立好也能够迎接未来，终将会到来的人工智能管理模式。依托传统的档案管理方式，用新的思维和新的技术推动档案管理工作的继续迈进，这是我们在未来工作的前进方向。

综上所述，档案管理是一门专业性很强的工作，同时也要求良好的实践能力。传统的档案学认为不经归档的资料就是没有联系的资料无法记录和还原历史内容，也就不能称之为档案。但是在信息技术的基础设施已经逐渐完善，档案学的核心理论也在不断的发展，在长期实践的过程中，大数据互联网以及其他的信息技术都在不断的提升档案管理工作的效率。在今天先进的发展技术，在档案管理工作当中的运用，突破以往工作思维的限制，能够让我们进一步的完善当前的工作，实现档案管理的本质目的。

參考文献：

[1]夏 郁.试论高校人事档案管理工作存在的问题与对策[J].安徽职业技术学院学报，2009

[2]陈旭东.浅谈高校档案管理工作存在的问题及对策[J].哈尔滨金融高等专科学校学报，2010

[3]张 燕.做好高职院校干部人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息，2008

[4]陈爱芬.职业高中档案管理的问题与对策[J].商业文化（上半月），2011

（作者单位：南宫市档案馆）