大科学工程项目档案数据库建设初探

李丹

摘 要：文章从内容体系、管理体系、管理机制等方面论述了大科学工程项目档案数据库的构建方案，以实现我国大科学工程项目档案规范管理、资源共享、确保安全的信息化管理模式。

关键词：大科学;数据库;档案管理

大科学是20世纪50年代国际科技界提出的概念，具有多学科交叉、建设目标宏大、研究过程复杂、资金投入大等特点。自改革开放以来，我国以发展中国家的身份有重点地参与了平方公里阵列射电望远镜等大科学工程项目，自主设计研发了以FAST为代表的一批大科学工程项目。随着研究成果越来越多，研究范围越来越广，梳理现有研究成果，建立完善的档案数据库查询系统，对大科学工程项目的整体规划、统筹部署、督促落实、规范管理、科学运行、协同创新、提升在国际上的科技竞争力、更大程度地发挥科学效益和社会效益等方面具有重要意义。

1 大科学工程项目档案数据库内容体系

大科学工程项目档案数据库按内容可划分为：项目概况数据库、项目建设过程数据库、项目建设管理数据库、研究成果数据库、竣工验收数据库、其他数据库。

项目概况数据库内容包括：主管部门、共建部门、法人单位、参建单位、批复概算、建设选址、开工时间、目建设周期、项目选址、建设目标、主要技术指标、建设方案、批复意见等

项目建设过程数据库内容包括：建安工程相关档案（设计、施工、监理、代建档案）、工艺设备相关档案（包含各分总体）、专家咨询意见、阶段性评估意见、验收意见等。

项目建设管理数据库内容包括：管理机构设置、管理制度、项目资金到位及概算执行情况、质量管理、合同管理、招标管理等。

研究成果数据库内容包括：科研团队基本情况、获奖情况、发表文章情况、授权专利情况、科研成果转化情况等。

竣工验收数据库内容包括：竣工图（建安工程竣工图、工艺设备竣工图）、工程验收档案等。

其他数据库内容包括：大事记、声像档案、相关宣传报道、项目建设期间产生的相关问题及解决方案等。

2 大科学工程项目档案数据库管理体系

大科学工程项目档案数据库按系统分析的角度可划分为：接收系统、保管系统、利用系统、信息反馈系统。

接收系统：包括上传与审核。项目单位根据数据库档案内容体系的要求将工程项目所涉及的综合管理文件、工艺设备文件、建筑安装工程施工文件、竣工图、监理文件、电子文档、声像文档等相关档案材料上传至数据平台。数据平台管理人员负责鉴定审核，不准确、不完整的文档材料将不予以入库，严格限制涉及国家、社会公众和个人利益或敏感信息入库。

保管系统：采用网络安全域、防火墙技术、信息加密技术、身份审核等手段，做好档案数据库文档的保管。

利用系统：包括下载和编研。档案数据库可为利用者提供大科学工程档案信息资源，还可通过统计分析、编辑加工等研究手段对数据库原始信息进行开发利用，编研报告可以作为科技、生产活动统筹部署、协同创新的重要依据。

信息反馈系统：大科学工程项目档案数据库信息来源依托项目管理单位、项目建设单位、项目参与单位、项目评估机构等多家单位共同完成，各单位可以通过信息反馈的方式，制定科学合理的档案数据库管理办法和行业标准;通过信息反馈，还可以及时了解数据库档案的利用率，利用者的需求等相关信息，数据库存在的问题，从而进一步调数据库内容体系和管理体系，进而达到大科学工程项目档案数据库的安全管理和高效利用的目的。

3 大科学工程项目档案数据库主要功能

1）信息上传、下载：档案上传用户可直接选择自己存储设备里已有的文件（音频、照片、文档等）进行上传，上传时需要选择要档案的所属档案分类，描述档案的主题和内容特征。用户可创建档案文件夹用于分类管理文件，可设置档案为私密或公开。

2）信息查询：关键字查询;现状数据查询;过程管理评价数据查询;建设周期查询;进展现状及其变更查询等。

3）数据检索与统计分析：各类科研成果利用信息统计;建设资金到账数据统计;按不同类别、不同区域、不同时期、完成情况统计信息;各类档案利用率的统计;各类统计图输出等，促进管理部门实施数据统计、项目评价等管理工作。

4）信息共享：集合大科学项目工程档案资源，有利于消除信息壁垒，进而实现大科学工程项目档案信息资源共享，提高检索、查新、科技转化等服务，建设一站式的服务平台，有利于为进一步服务大科学项目的发展打下良好基础。

4 大科学工程项目档案数据库管理机制

为规范数据库的使用、维护和更新，确保数据完整、及时、准确、规范、有效，保障数据库管理系统安全高效运行，更大程度地发挥科学效益和社会效益，应加强领导，提高认识，统一规划，建立完善的管理机制，确保数据库的安全性、权威性、准确性和时效性。该机制应包含以下方面内容：

4.1 统一管理机制

我国目前已规划建设57项国家大科学工程项目，学科涵盖了能源科学、生命科学、地球系统与环境科学、材料科学、粒子物理与核物理、空间与天文科学、工程技术等主要领域，每一项大科学工程项目都是多学科融合，集多方智慧共同建造的。每个项目从提出设想、预研、规划立项到项目建成，再到设施服役一般要十几年甚至几十年。在如此长的生命周期内，做好档案数据库的信息更新与维护，保证档案数据库管理的连续性和稳定性，是一件非常困难的事情，需要制定相关的管理制度，实行统一管理、统一开发，资源共享、确保安全的管理模式。

大科学档案数据库管理系统应由项目审批部门实行集中统一管理，实行同部署、同检查、同验收。指定大科学工程项目档案系统管理运行维护单位，明确管理权限和职责范围，做好数据库信息的审核与维护管理，细化数据库内容分类，组织开展数据库档案信息报送人员的培训、交流，协调、督促做好信息上传工作，建立完善的管理制度、业务规范和工作流程。明确项目单位在档案数据库信息责任权利，明确数据库共享方式、使用权限、采集要素、数据格式、接口规范和数据上传更新时限等，形成完整的资源开发利用的主体框架，维护大科学档案数据库的信息完整、准确、系统，进一步开发利用数据库档案信息资源为科技工作提供高效服务。

4.2 权益保护机制

大科学工程项目在建造和运行过程中采用的新技术、新工艺，许多技术指标超过工业化应用1-2个数量级，在其它科研、生产活动领域具有较高的推广、转化价值。例如，FAST工程项目采用的索网技术，为建造港珠澳跨江跨海大桥等基础设施提供了解决方案，推动我国索结构工业由粗放式管理向精细化管理转变。

大科学工程档案数据库完整、系统地将项目建设信息统计汇总，通过多种形式检索查询，有助于科研成果及时、有效的转移转化。在大科学档案数据库的管理使用过程中，如何保护好知识产权类档案信息归属机构的权益，是需要我们认真思考、深入探讨的问题。首先，管理部门应对项目档案所有权进行明确界定，保护项目档案归属机构利益，根据知识产权相关法律条文的规定，制定数据库档案信息权益保护相关规章制度，做好权益保护相关工作。其次，从技术限制、规则约束、管理权限等方面加以补充，建立有效的权益保护机制，协调好各方利益，维护好我国大科学工程建设工作的整体利益，充分发挥科技成果的经济价值和社会价值。

4.3 安全保障机制

安全保障是确保大科学工程档案数据库管理高效、有序运转的红线，也是体系有序发展的保障。应从信息安全、系统安全、网络安全、基础设施安全以及配套的安全管理体系等方面构建科技档案管理的安全保障体制。

参考文献

[1]于洋.基于系统论的科技档案管理体系研究[D].哈尔滨：哈尔滨理工大学，2016.

[2]钱业宏.规划数据库建设研究[J].测绘与空间地理信息2019（第42卷第5期）.84-86頁.