电子信息化在图书档案管理中的应用浅析

罗文

摘 要：随着社会的不断发展，传统纸质档案管理模式已经无法满足当前事业单位档案管理的需要。传统管理模式出现了保存时间短，管理复杂，查询麻烦等缺陷，因而这种模式逐渐被电子信息化所取代。为此，笔者根据自己的工作经验，分析了事业单位传统图书档案管理工作中存在的问题，分析了电子信息化在图书档案管理中的应用优势，并提出在事业单位图书档案管理中推广电子信息化的有效策略。

关键词：事业单位;电子信息化;图书档案管理;应用

在事业单位中，档案管理是非常重要的一项工作，对于档案工作人员来说，做好单位中的图书档案管理是一项重要的工作职责。当前我们正处在信息时代，电子档案已经得到了较为广泛的应用，促使了事业单位图书档案管理效率的提升。但是受多种因素的影响，当前事业单位图书档案管理还存在诸多问题，具体问题与解决策略如下：

1 当前事业单位图书档案管理工作中存在的问题

1.1 管理观念较为落后

当前很大一部分档案管理人员还没有认识到档案信息化对事业单位稳健长远发展的重要性，并结合实际去构建档案管理信息系统。另外，虽然有部分事业单位已经采用了先进的信息技术，但是没有将其引进到档案管理信息系统的构建规划与完善中，造成图书档案管理工作无法做到有章可循，在管理工作中出现了诸多问题[1]。档案资料整理不完整、分类不准确等问题极大地阻碍了事业单位图书档案管理工作功能的发挥。此外，在已采用电子信息化系统进行档案管理的事业单位中，也存在着在具体工作中并没有充分利用这些系统，以及缺乏专业维修人员来维修系统等问题。

1.2 信息化服务水平有待提高

现阶段事业单位的图书档案管理工作通常只是局限于对图书档案信息资料的收集、整理、存储，并提供档案信息的查阅服务等，其他的服务功能并没有被很好地开发出来，更广泛且多层次的业务服务也还有很大的发展空间。上述这些情况，一定程度上阻碍了事业单位图书档案资料服务功能的发挥。

1.3 管理人员综合素质尚有提升空间

纵观当前事业单位的档案管理人员，一部分都是由原来在其他岗位的人代替的，由于事情繁多，总的来说他们的档案专业理论知识水平，管理能力以及信息化技术都有待提升。而对于专业背景出身的档案管理人员，也需要与时俱进，不断更新，否则将无法进一步发挥图书档案资料的相关功能，导致图书档案管理工作效率不尽人意[2]。

2 电子信息化在事业单位档案管理中的应用优势

2.1 有助于提升档案管理效率

电子信息化在事业单位图书档案管理中的应用主要是指档案管理人员通过计算机技术等一系列电子信息化技术来管理海量的档案资料。电子信息化在图书档案管理中的应用不仅弥补了事业单位传统人工管理模式中的不足，还实现了对图书档案的高效管理。我们深知，不同的图书档案信息有着不同的特征，电子信息化可以清晰地分辨内容相似的图书档案的不同之处，较人工记录模式而言，电子信息化效率高，具有更高的准确度，能促使图书档案管理便捷性和效率的提升。

2.2 有助于对档案进行类型分类

在事业单位图书档案的电子信息化管理中，档案管理系统可以根据当前事业单位图书档案的类型做出类别区分，同时还可以有效节约人力分配所花费的时间。对事业单位档案管理人员而言，信息化统一的图书档案分类，有助于档案管理工作的有序开展，同时还可以减少因为不同的分类标准而造成的麻烦。由于电子信息化系统有着多种多样的分类，事业单位档案管理人员则可以根据不同的载体或是内容有效地将图书档案划分成诸多个类别，再将这些大类进一步细化成诸多个小类，在录入时就可以做到更为精准且清晰。

2.3 有助于节约人力物力

事业单位中图书和各类资料較为繁多，因此，档案管理人员在根据不同的图书档案类型进行整理时需要耗费大量的时间与精力。而通过电子化文档与信息系统的应用，可以节约大量的人力物力，促使档案管理工作效率的提升。对于事业单位的其他工作人员而言，在需要使用档案时只需要借助电子信息化系统，即可查阅到所需图书档案所在的位置，随后用U盘进行拷贝，或直接在系统中下载，即可得到所需的资料，既减少了人工工作量，也促使了事业单位档案管理效率的提升。另外，电子信息化技术的应用还可以实现高效地添加或是撤离删除档案，这样一来，图书档案管理人员就可以更便捷地进行图书档案的管理，从而让他们有更多的时间来管理图书档案的质量，及时撤出旧的图书档案，确保新资料的及时上架。通过这样的举措，事业单位的档案管理效率可以得到大幅提升，从而也大大地节约了人力物力。

3 事业单位图书档案管理电子信息化的有效策略

3.1 及时更新档案管理人员的工作能力

当前我们正处在信息时代，事业单位要想顺利有序地开展图书档案管理工作，则需要档案管理人员坚持与时俱进不断更新的工作理念，认识到档案管理工作的重要性，并不断提高自己的知识水平，提升自己的业务能力。对此，需要做好以下几点：第一，需要详细地划分档案管理人员的工作范围，进一步明确档案管理人员的工作职责，将具体的工作落实到具体的个人上，从而做到各司其职，最大化地确保档案管理工作的有效性。第二，需要选择一名综合能力较强的人，作为档案管理工作的总指挥，统筹协调所有的档案管理工作。

3.2 构建电子信息化图书档案管理制度

将电子信息技术引入事业单位图书档案管理工作中，第一，需要构建全面且完善的管理制度，通过清晰明确的制度确保档案管理工作的有效进行。对此，事业单位需要根据电子文件和纸质文件在使用或是保存中的不同特点来制定合适的管理制度。通过制度的施行，一方面来保障事业单位纸质档案可以进行正常的收集和整理，另一方面保证电子档案录入和存档的规范性，实现资源共享的目的。第二，要健全电子档案信息化管理的网络安全保障，从而最大化地确保电子档案在使用或是储存过程中不会受到黑客或是其他不法分子的侵害，如更改、复制以及毁坏等。强化网络安全管理和健全相应的制度是至关重要的，实现系统且有效的电子档案信息化管理，需要通过设置访问权限、管理权限以及多层密码等，使得电子档案的安全性得以提升，规避档案资料被不法分子访问或是侵害。

3.3 加强档案管理团队的建设

在信息时代，事业单位档案管理工作能否顺利有序的开展，主要取决于档案管理人员是否具有较好的专业素质，以及管理人员之间的配合与合作。所以需要投入一定的人力、物力到档案管理团队中，并定期开展培训活动，通过活动实现档案管理人员综合素养与能力的提升，促使事业单位档案管理工作的有序高效开展。另外，还要加强档案管理人员的思想道德素养，使他们能很好地认识到档案管理工作的重要性与意义价值，从而更好地负责与处理图书馆管理工作。

4 结语

总之，电子信息化是事业单位图书档案管理工作发展的必然趋势，同时也是图书档案管理工作紧随时代潮流的重要手段。在事业单位图书档案管理中应用电子信息化技术可以促使档案管理人员不断革新管理意识和能力，实现图书档案管理工作的规范化、全面化，促使档案管理工作效率的提升。基于此，就要求事业单位在图书档案管理工作上要坚持与时俱进，不断创新，及时引入先进的管理理念，助推档案管理工作的电子化，并通过各种有效的举措，进一步完善档案管理系统，助力事业单位的稳健长远发展。

参考文献

[1]高翔宇.电子信息化是图书资料管理的必然趋势分析[J].建筑工程技术与设计（5）.

[2]李姝.新媒体时代下的事业单位图书管理[J].华章，2013（12）.