浅谈基层单位档案管理信息化

宋尚方

摘 要：随着社会科技水平的提高，促使各行各业的工作开展更为现代化，针对基层事业机关的工作而言，加强档案管理可以让员工信息更为清楚，在工作时尽量少产生问题。基层单位在开展档案管理工作时，应当与现代社会的进步趋势相协调，必须积极引入信息化科技加强信息化管理。本文通过介绍基层事业机关加强档案信息化保管的意义，指出了信息化背景下基层单位面临的档案管理问题，由此提出了一些有效的完善途径。

关键词：基层单位;档案保管;信息化;意义

档案记载了基层机构发展的关键内容，重视档案管理十分有必要。伴随信息系统的发展，档案管理更为信息化，从原本的实体管理模式逐渐变为信息数据，存储于信息库内。相较于原来的管理方式，档案的信息化保管有很多有点，在分类、查询时均较为便捷，必定会在以后起到更为显著的作用。

1 基层单位加强档案信息化保管的意义

在基层单位以往的档案管理模式中，档案属于纸质信息，包装于档案盒内。改中保管模式占据了很大空间，对管理环境有较高要求，在管理时极易破损。而且，查询档案时不便捷，需要消耗大量时间，下降了工作效率。为妥善管理纸质信息，基层机关每年都要在档案管理中投放很多资金，增多了基层单位的支出。而档案信息管理系统可以有效处理传统档案保管的不足，提高基层单位的工作效率，营造大量的经济利益。信息化条件下，仅需把档案录入进信息管理平台内，依靠信息化系统就可以對多种档案进行划分。而且，信息系统可以及时备份存入的资料，避免档案产生丢失或是破损等情况[1]。信息化模式具有一套完整的流程，管理时更为安全，查找时更为便捷，解放了大量的工作人员。所以，注重档案保管的信息化发展意义显著。

2 基层单位进行档案信息化保管时面临的问题

1）管理方法陈旧。管理方法陈旧是信息化发展的重要问题，尽管在保管传统档案时职工较为熟悉，但是他们在使用信息系统时还是很难把握技术核心。基层事业机关在用人层面有很多问题，管理者的技能较低，在采用管理设施时，很难突出其价值[2]。管理者未立即更新档案数据，而且未针对实际要求更换管理设施。技术方法是信息化发展的基础未满足标准，就很难把高科技设施引进信息化建设方面。该种情况下，档案数据很难获得良好保护，下降了信息的严密性。尤其是伴随信息系统的进步，管理者的技术未跟上社会发展的脚步，这将不能促进档案保管信息化发展，导致档案管理停留于传统的老方式。

2）离职交接不全面。现代人在工作和生活中常常会选择自己喜爱的行业，在工作时喜欢尝试。档案保管看似很轻松，但事实上其对技术有很高要求，并考验人的耐心与细心程度。在保管档案时，尽管国家开始采取信息化模式，但是很多员工会在短期内反复调换工作。在保管电子文档时，如果出现离职交接情况，就需要根据相关制度做好工作。但是，有些员工在离职交接时无法完全遵守交接流程，无章可循。档案保管常常存在一系列问题，在缺少规范的离职交接后，有些档案就变为了“弃档”、“死档”，今后很难查询。在出现这一问题以后，基层单位将面临巨大损失，以后也很难追责。

3）信息化使用率不高。尽管基层单位在迎合时代潮流进行各项业务，但是总体运营体制还是较为落后。其服务模式和手段很难迎合大众要求，在保管档案时，很难提高信息化使用率。电子文档的保管要有专人处理，在时代高速发展阶段，服务模式逐步多元化，对资源的研发也不断增加[3]。有些信息部门在提供社会资料和服务时，很难做出实际性变革，促使单位的存活率降低。信息化的总体使用率很低，在市场信息持续发展阶段，其极易被淘汰，从而很难起到作用。

4）管理意识不高。当前，有些基层机关的信息化程度比较滞后，档案信息化保管意识很低，保管档案时仍然采取以往的档案形式。基层单位对信息保管的投资很少，投资额不够，很多信息化设施无法得到及时更新。管理人员思想方面的落后，导致其无法认识到传统管理手段的不足。查找档案时通常较为被动，无法自觉的搜索信息，搜索到的信息也通常不全面，导致档案不齐全。管理意识不高限制了档案信息化发展的进度，导致管理效率很低。

3 基层单位加强档案信息化保管的有效路径

1）注重单位档案部门建立。基层单位对信息数据实施信息化管理时，应当注重部门建立，领导者要提升总体重视程度。档案保管活动的开展包含单位的实际情况，所以需要根据《档案法》有关内容展开宣传，还要求做好员工培训活动。在设立档案部门时，应结合网络管理需求，根据流程做好每项工作，使员工主动参加相关工作。档案部门建立应当注重对计算机技术的使用，基层单位应当设立档案员和组长，创建综合档案室，促使电子文档的保管和保存满足标准。

2）完善信息化保管。信息化保管的规范化属于基层单位的第一任务，相关员工在实际工作中应当规范行为和思想，重视员工的档案分析。例如，文体旅游产业在对档案实施信息化建设和管理时，应当详细分析用户资料。员工既要科学设立用户的旅程，还应当通过分析资料确定文体旅游的具体作用。其应当清楚不同用户的潜在要求，在规范化保管档案时，借助信息系统归类不同用户的喜好和需求，然后经过整合提供优质的综合服务。在具体管理环节，员工应当注重档案管理活动的开展，清楚自己的工作任务，妥善处理各个细节。

3）加强信息化服务。这主要是全面开发和使用档案资料，既要重视技术方面的效用，还应当重视服务态度的改进。信息化档案保管在很大程度上具备教育作用，在开发和使用信息系统时，应摒弃原来的以藏为主的管理模式，逐步转变成以开发为主的方式。在加强信息化服务时，应当改进信息检索工具，使基层单位档案保管功能更为全面。员工能够科学使用多媒体展开管理活动，依靠更为科学的手段制定高效化管理制度，从而为教育和科研工作带来良好服务。

4）加大管理监督力度。管理监督在各行各业中均需要起到重要意义，针对档案管理而言，其应当管控人的行为和思想，注重该方面的监督。在进行信息化建设保管时，人是重要的行为载体，要合理分类和保存档案信息。如果员工在工作中思想与行为不端正，将会影响整个管理质量。尽管信息化建设能够降低人作为行为主体的积累，但是依旧无法避免的要有员工作为主体。在实施信息化档案保管监督时，基层单位应当优化单位中的监督制度，并融入单位外部的监督条件，仔细分析档案保管信息化方面的隐患。如果出现错误的工作形式，就应当立即纠正管理制度，提高信息化建设效果。

5）增加经费投资。档案信息化保管对信息化设施有很高要求，基层单位应当提高投资力度，优化本身的计算机硬件设备，改进软件。基层单位根据本身的具体情况，开发或是与技术工作联合，建立档案应用平台，而且分配专职员工对系统服务。基层机关档案信息化发展投资力度的提高，可以明显改善信息系统的软件与硬件，提升信息化管理效果。伴随信息化管理的开展，可以为单位节约大量人力与物力，并降低基层单位的开支。

4 结束语

总之，伴随信息系统的不断进步，基层单位档案保管正朝着信息化、数字化趋势发展。单位应了解到档案信息化发展的意义，提高对档案信息化保管的投资力度，加强信息化服务，加大管理监督力度，进一步提高信息化管理质量，促使单位现代化程度的提高。

参考文献

[1]吴桂琴.基层单位档案管理信息化研究[J].办公室业务，2019（11）：46+50.

[2]武德凤.浅谈基层档案管理信息化工作[J].办公室业务，2019（03）：95.

[3]王辉.浅谈基层单位档案管理标准化建设[J].黑龙江档案，2018（01）：112.