大数据时代背景下档案管理工作方法优化分析

摘 要：当前，大数据、区块链、云计算等高新信息技术深刻影响了档案事业的发展，传统纸质档案管理模式逐步被数字化档案管理模式所取代。在这种环境下，如何抓住档案管理工作的主要矛盾，优化档案工作方法，是当前档案管理人员需要重点关注的课题。故此，文章立足于大数据时代背景，探讨档案管理工作的开展方向，指出当前档案管理工作中存在的常态问题，系统性地提出相关建议，旨在进一步为相关单位开展档案数字化建设工作提供依据和参考，为档案事业的发展做出积极贡献。

关键词：档案管理;大数据;人才;工作方法

档案资料既是单位文化建设的重要内容，也是单位开展工作的重要依据。近些年来，随着档案信息化建设步伐不断推进，我国档案事业取得了突出成效，档案资料所产生的增值效益也愈发明显。然而，部分单位在应用信息化技术过程中仍然存在些许不足，影响了档案管理工作的规范性、标准性以及科学性。因此，有必要就大数据时代下的档案管理工作方法进行阐述，探寻档案管理的新方法以及新思路。

1 大数据时代背景下档案管理工作的开展方向

大数据时代，各种信息资料以数字化、数据化、电子化的方式呈现出来，档案资料的内容与形式也随之改变[1]。在这种背景下，档案管理工作主要朝着现代化、智能化以及信息化的方向发展。一是现代化。大数据技术是现代信息技术发展的产物，其能够实现对信息资源的快速检索以及挖掘。因此，大数据技术与档案管理工作的融合将会进一步提升档案管理实效，推动档案管理人才队伍建设现代化、管理方式现代化以及管理内容现代化。二是智能化。在档案管理工作中，单纯依赖大数据技术并不能收到应有的成效。大数据技术只有与互联网技术、物联网技术以及人工智能 技术进行融合，才能真正推动单位档案管理工作转型。因此，大数据时代下背景下档案管理的方式会更加智能化，许多人工管理的内容将会被智能技术所取代。三是信息化。大数据在纸质档案管理中不适用。大数据时代背景下的档案管理工作要注重对纸质档案进行数字化处理。待处理完毕之后，再通过大数据技术对档案进行管理、开发与利用。

2 大数据时代背景下档案管理工作中存在的常态问题

2.1 纸质档案数字化进程缓慢

当前，部分单位纸质档案数字化进程缓慢，许多重要的文献资源仍然是纸质化形式。一旦发生火灾等自然灾害或者由于人为原因遭到破坏，则会导致档案永久损毁以及丢失，更谈不上利用大数据技术对档案资料进行管理、开发与利用。一是部分单位没有及时引进、更新电子扫描仪、微缩相机以及其他信息化设备，档案管理人员对纸质档案进行数字化处理的效率和质量不高[2]。同时，部分单位虽然已经配备了相应的现代化设备，但由于人力资源不足，导致数字化进程缓慢。当前，许多档案管理人员既需要对档案进行归档整理，又需要处理档案借阅、流转、开发利用等事项，很难有充足的时间对纸质档案进行数字化处理。二是缺乏档案数字化意识。部分单位没有意识到档案数字化工作的意义，没有认识到这是一项基础性工作。

2.2 数据库建设缓慢，难以发挥档案资源的价值

现阶段，部分单位尚未将大数据技术应用到档案数据库建设领域，难以实现对档案资源的集中利用、集中开发。一是档案数据库建设整体水平较低，尚未开始着手该项工作。虽然有对档案资源进行分类，但并没有进一步将同类别的档案资源整合起来进行利用，没有建设相应的数据库，导致档案的凭证价值以及参考价值被逐步弱化。长此以往，档案管理工作的效用无法彰显出来，档案管理工作也面临着边缘化的窘境。二是档案数据库建设内容单一，主要集中在文书、政策法规领域，没有建设人事档案数据库、多媒体档案数据库、音像档案数据库。

2.3 缺乏精干型、复合型人才队伍

当前，我国大多数档案管理人员对于大数据的认识较为模糊，更谈不上对该项技术进行应用。也正是由于这一项原因，导致大数据技术与档案管理工作的融合度不高。具体而言，一是部分单位尚未围绕“大数据”这一专题开展相应的培训活动，档案管理人员即使想要对大数据技术加以利用也不知道从何入手。二是部分单位尚未搭建相应的人才交流平台，难以借鉴其他单位在大数据应用领域的经验，无法做到与时俱进[3]。

3 大数据时代背景下档案管理工作方法的優化路径

3.1 加快纸质档案数字化进程，夯实大数据技术应用的基础

单位要进一步加快纸质档案数字化进程，进一步缩减纸质档案所占用的物理空间，节约单位整体成本，延长档案资源的“寿命”，进而夯实大数据技术应用的基础。一是要及时引进并更新电子扫描仪、微缩相机以及其他信息化设备，确保档案管理人员能够较为快速、准确、及时地对纸质档案进行数字化处理，提升档案工作实效和时效。同时，单位也可以探索与外部企业进行合作，将档案数字化工作予以外包，由专业的机构来完成该类事项。但需要注意的是，在档案业务外包过程中，尤其要注意对档案进行保密管理，与外部企业签署相应的保密协议，避免发生泄密事件，有效维护单位权益。二是要转变思维，树立档案数字化意识。单位管理者要进一步统筹资源、从宏观以及微观层面分别对档案管理人员给予足够的支持，推动大数据时代背景下档案管理工作方法的优化。

3.2 加快档案数据库建设，充分发挥档案资源的价值

现代档案学认为档案资源是一项无形资产，其能够为单位管理、决策提供信息依据。因此，单位要进一步加快档案数据库建设，实现对档案资源的集中利用、集中开发。一方面，档案管理人员要转变思维，变被动为主动，对档案资源进行分类的同时，利用大数据技术建立相应的数据分析模型，实现对档案资料的自动归档。也就是说，档案管理人员可以利用大数据技术对同类别的档案资料进行分析并筛选，然后将其录入到一个数据库当中。二是要丰富档案数据库建设的内容，围绕文书档案、人事档案、财会档案、政策法规档案进行数据库建设。同时，也要区分电子文件、音像以及影像之间的差别，建立相应的多媒体档案数据库、音像档案数据库。

3.3 打造精干型、复合型人才队伍

大数据技术作为一项专业性技术，对档案管理人员的要求较高。故此，单位要重新审视培训工作，优化培训内容。一方面，单位要组织开展“大数据技术应用”为主题的理论培训和实践培训，并通过案例模拟、案例讲解、实践演练等方式来提升档案管理人员的理论水平和应用能力。另一方面，单位要搭建相应的人才交流平台，探索与档案馆、图书馆等专业化部门展开合作，研究大数据技术在档案管理中的应用方向以及发展趋势，为档案管理人员提供经验借鉴。

4 结束语

总而言之，在当今信息化社会中，档案资料的重要性不言而喻，对档案资料进行现代化、智能化以及科学化管理已经成为共识。通过本研究可以发现，大数据时代背景下的档案管理工作较为复杂，对于档案管理人员而言既是机遇，也是挑战。为此，单位要从宏观上优化档案管理机制，给予档案管理人员相应的支持，确保档案管理工作高水平、高质量发展。具体而言，一是要加快纸质档案数字化进程，夯实大数据技术应用的基础;二是要加快档案数据库建设，充分发挥档案资源的价值;三是要打造精干型、复合型人才队伍。

参考文献

[1]兰家友.大数据时代背景下档案管理工作的研究[J].科技资讯，2019，17（31）：239+241.

[2]刘必全.大数据时代档案管理新视觉[J].兰台世界，2019（12）：55-58.

[3]艾晶.大数据背景下单位档案管理刍议[J].科技风，2019（33）：98.

作者简介

张晓敏（1972-），女，江苏省南京人，本科，毕业于中央党校函授学院，助理管理员，研究方向：档案管理。