新时期高职院校人事档案数字化建设的创新的几点思考

摘 要：现在社会不断发展，科技在进步，信息化技术不断发展完备，信息化技术已经席卷到生活的各个层面，千行百业为了适应新时代而进行各种改革。当然也为了高职院校在未来的成长，档案数字化管理也要顺应时代的变化进行全方面创新改进。本篇文章就新时期下高职院校人事档案数字化建设的创新展开深入挖掘，并且对如何推进高校档案数字化展开思考。

关键词：高职院校;人事档案;数字化建设

1 新时期高校档案数字化的意义

1.1 档案数字化是时代发展的必然进程

档案事业的发展要在2020年初级阶段实现将信息化作为中心的现代化档案管理目标。初步建立与全面小康社会互相适应，有效服务于国家，为档案事业的发展做出贡献。提出档案管理的信息化，可以全盘拉近档案管理的数字化[1]。在信息化档案管理米模式的时候进行及时的创新，使之快速与信息社会相互融合，提升数字化档案管理的有效性。可以看出，档案数字化是未来发展必不可少的一项转型，高职院校的人事档案管理更应该加快自身的步伐，及时跟进，保证不被大时代所抛弃。

1.2 档案数字化可以提升档案的利用成效

档案数字化已经在国内发展了很久了，但是其实施的成效不够，因此当下很多高职院校并没有在实质上全面完备档案的数字化管理。材料的管理以及整合还是以纸质的档案作为主要组成部分。档案管理系统只对档案目录实行了录入，用户查档的时候，还要进行目录搜索之后人工还需要再对档案进行翻阅、复印档案，整个查档的过程比较繁杂，并且程序过多，浪费了时间，效率低下。如果想要实现档案数字化，就需要引入优秀的信息化技术以及档案管理的相关软件，这样才能够迅速搜索以及查阅相关的档案并且进行打印装订，节省了很多没有必要的环节，节省了时间，从根本上提升了档案的利用效率。

1.3 档案数字化能够有效保护档案的原件

高职院校档案数字化管理可以最大程度上降低档案元件的损坏、丢失的风险，使得档案可以长期的保存，确保其完整性[2]。例如，在高职院校的档案中有很多都是关于学生的录取、成绩以及学生的重要信息这些都是需要保存期长久的一些东西，很多已经离校毕业的学生，由于各种原因需要回学校查询自己所需要的信息。很多保存了很久的纸质信息由于时间的侵蚀已经变得破碎，纸张单薄，不利于学生的查询翻阅。因此数字化档案的就很有必要在此应用起来了，操作过程很简便，学生直接进行自主查询，并且打印到纸上就可以了，不仅规整并且方便。此种方式避免了多次翻阅导致纸张的损坏，从根本上保护了档案原件的完整。

2 高职院校数字化存在的问题

2.1 领导者重视程度不够

高职院校的很多资源都是有限的，领导者一般在资源的分配上都是偏重在教学方面以及教育配套设施方面，在档案的建设投入力度微乎其微。档案数字化建设是一个要求比较高的项目，不管是设备还是技能都是需要大量的投入，学校需要购入计算机、打印机、数据存储设备这些数字化的软件。这个数字化的组成过程不仅需要耗费人力还需要耗费很多资金，如果在档案建设期间校领导没有对其重视，那么在实施档案数字化进程便会遥遥无期。

2.2 高职院校档案数字化缺乏相关的软件硬件设施

在档案数字化建设的过程中，必须依靠软硬件设施才能保证其顺利进行。当前很多高职院校都是简易化配备，只有仅仅几台的计算机以及档案管理软件，没有设立相关的档案管理教室，甚至都没有配备最基本设施，例如打印机。那么在这样的条件下從根本上阻碍了档案数字化建设，无法全面实现档案数字化。

2.3 高职院校档案数字化管理在人才方面有所缺失

高职院校档案数字化管理，都牵扯到了很多信息技术以及设备的使用，例如档案的扫描、图像的处理，相关设备的参数设置等，都是需要专业的人员来操作的，不专业的人员根本无法管理档案。而高效档案管理人员只是会一些简单的东西，只会利用老旧的方式进行管理，对新设备根本没有钻研，不会操作，不能灵便使用现代化数字设备，阻碍了档案数字化的建设。所以，档案数字化管理必须挖掘具有相关档案管理知识以及掌握数字化技能的全面型人员，这样才能保证顺利完整的实现档案数字化管理。

3 推进高职院校数字化的方法

3.1 校领导改变思想，重视档案建设工作

只要校领导将档案建设工作重视起来，才能保证其发展的效力。管理档案的领导要实时改变自身的思想，认识到档案数字化建设对高职院校的重要性，加强重视力度，将档案数字化建设工作也视为学校重点发展目标。为档案数字化的建设工作供给力量，保证其可以全方位实施，有了校领导的支持才能够推进档案数字化工作高效进行。

3.2 配备完善的档案数字化管理的软硬件设施

优质的软硬件、高配置的计算机，以及相应的档案管理教室，相应的档案管理软件以及打印机、扫描仪，这些都是最基础的必不可少的一些设备。只有将这些设备配给足了才能够从根本上保障档案数字化管理工作的进行。

3.3 加强档案管理人员的技能培训

档案管理人员技能的高低决定了高职院校的档案事业发展的效力的好坏。数字化技术的发展从根本上制约着档案数字化建设的脚步。档案管理工作人员还要不断学习，定期参与私下或者学校组织的档案业务管理的培训，工作人员自身也要提起重视度，自己钻研其有效办法，提升自身管理技能，强化档案管理水平以及数字化技术的应用水准。为了高职院校的档案管理可以简便、规整化，发动自身的力量，在数字档案的管理上有一个质的飞跃，推进档案数字化进程。

4 结束语

总而言之，在科技飞速发展的时期，高职院校的档案数字化建设理应纳入其中。档案管理部门的领导要注重档案数字化建设，给予支持力量，档案管理人员要积极参与相关技能的培训，全面强化自身的专业知识，这样才能有利于高职院校的档案数字化建设完备，推进学校的进步。

参考文献

[1]柴瑞，斯庆，马强.新时期高职院校人事档案数字化建设的创新思考[J].现代职业教育，2019（1）.

[2]彭碧珍.浅谈人事档案数字化建设的几点思考[J].科技与创新，2017（3）：76-77.

作者简介

张珊（1982-），汉族，山东日照，馆员，大学，日照职业技术学院，研究方向：高职教育档案工作。