探讨现代人事档案管理存在的问题及解决措施

摘 要：立足新时期，人事档案在人才培养、人才开发、人才利用方面的作用不断提升，人事档案管理工作迎来新的变革并进入新的发展阶段。因此，要以档案事业发展方向为指引，结合当前人事档案管理的实际情况，剖析现代人事档案管理中存在的突出问题，进一步寻找解决措施，有效提升管理效益，为单位的发展奠定扎实的基础。

关键词：问题;现代;解决措施;管理;人事档案

新时期，人事档案管理工作应当为社会人才流动提供更为准确、系统的信息资源，开辟全新的发展道路。过去一段时间内，部分单位人事档案管理工作尚未实现精细化、现代化以及专业化，管理质量低下的问题突出，严重影响了后期档案的使用以及服务。故此，本文将重点就人事档案管理工作进行概述，探讨现存的问题，结合相应的理论提出建议，希望能够系统性地为相关工作人员提供参考，实现人事档案管理与现代化社会发展的融合。

1 人事档案管理概述

人事档案主要是人事信息以及个人基本信息的集合体，其以特定的形式存在，主要服务于人事工作[1]。人事档案内容众多，主要涉及奖惩评定、晋升评价、单位变动、岗位变动、人事任免、社会关系以及其他方面，具有很强的人身附和性。相较于其他档案管理工作，人事档案管理有以下特点：一是私密性。人事档案中许多内容与社会个体的基本隐私息息相关。非因法定事由以及法定程序，任何单位、个人不得窃取并破坏人事档案。二是价值突出。人事档案通常服务于人事工作，会对人事工作造成重大的影响，价值重大。正是由于其价值突出，所以必须要对人事档案进行科学管理，最大限度地保障其真实性和准确性。三是数量多、内容庞大，管理难度大。由于人事档案具有不可替代性，所以其会随着人口的增加而增加。同时，随着时间的推移，人事档案中的内容也会更加丰富。因此，相较于其他档案管理工作而言，人事档案管理工作更为复杂，需要耗费更多的人力、物力以及财力资源。

2 现代人事档案管理存在的问题

1）人事档案管理信息化建设滞后。现阶段，部分单位人事档案管理工作缺乏特色化和信息化，难以实现对人事档案的高效利用。一是数字人事档案备份工作存在漏洞，习惯于通过U盘、硬盘等电子媒介对数字人事档案进行保管。一旦U盘以及硬盘被非法加密或者破坏，则会导致线上的人事档案管理工作陷入瘫痪[2]。二是大数据技术与人事档案管理的融合程度不高，尚未将其应用至档案数据库、档案专题建设领域，不利于后期的检索与开发工作。三是人事档案安全管理工作薄弱，档案管理系统存在一定的安全隐患，容易受到非法病毒的入侵。

2）专业管理人才匮乏。时代不断前进，人事档案管理人员面临的环境不断改变，一旦自身欠缺某一领域的专业知识，则很难紧跟时代潮流。总体而言，我国人事档案管理人才匮乏，难以实现精细化、现代化的管理目标。之所以出现这种原因，一是因为部分档案管理人员自主学习的能力和意识较弱，没有及时更新自身知识体系以及优化自身技能结构，仍然习惯于采取传统的管理模式。二是因为部分单位人才培训工作薄弱，没有重点围绕当前档案管理队伍的现状以及档案事业发展趋势来开展培训工作。一方面，部分单位存在“轻实践演练，重理论教学”的问题，档案管理人员参与意识不强，应用能力不高。另一方面，部分单位培训模式单一，缺乏开放化、现代化的培训体系。

3）人事档案管理体制机制存在问题。人事档案管理体制机制的漏洞在很大程度上影响了单位人事档案管理工作常态化、科学化以及规范化发展，难以实现高标准、严要求的基本目标[3]。一是没有及时根据人事档案管理工作的变化对相关的规章制度以及细则进行补充和修订，影响人事档案资料的管理与收集。二是人事档案材料建档流程、归档流程、盘点流程、查询借阅流程过于宽泛，不利于人事档案信息资料的收集、传输与利用。三是绩效考核指标不完善，没有突出人事档案规范化管理的重要性，无法准确评价人事档案管理人员的工作业绩。四是电子档案管理机制缺失，没有具体参照的标准，影响人事档案数字化的进程。

3 现代人事档案管理问题的解决措施

1）深入推进信息化建设，实现现代化管理的目标。为了更好地保障人事档案的完整性、安全性和真实性，单位要深入推进信息化建设，将信息技术这一有力抓手融入到人事档案管理的各个领域。一是要做好人事档案备份工作，应用阿里云、百度云、腾讯云对人事档案进行长期保存。同时，可以进一步探索云终端与档案管理系统数据的同步，减少备份的中间环节，实现数字人事档案的自动备份。通过该种方式，即使硬盘或者计算机损毁后导致数字人事档案丢失，也可尽快的对数字人事档案进行下载。二是要做好大数据技术的应用工作，依托于该项技术来搭建相关的人事档案数据库，开展人事档案专题建设工作。三是要做好人事档案安全管理工作，对人事档案管理系统进行数字加密，确保人事档案的价值。

2）打造专业管理人才队伍，夯实管理基础。人才是做好人事档案管理工作的基础和核心。一方面，人事档案管理人员要具有忧患意识、责任意识和创新意识，结合自身工作短板来提升自我，不断自主学习最新的档案管理技能，实现自身的职业价值。另一方面，单位要健全培训机制，优化培训内容，不断增强人事档案管理人员的信息整合能力、归档能力、鉴定能力、信息技术应用能力，实现对人事档案的高效率管理。同时，单位可以创新模式，探索构建开放化、现代化的人才培训体系，加强与档案馆、档案局、高校等部门的联系，打造“人才共育”以及“人才定向培养”机制。单位也可以邀请相关专家开设以“现代人事档案管理与创新”为主题的培训活动和讲座，拓宽人事档案管理人员的视野。

3）优化人事档案管理的体制机制。为了更好地推动人事档案管理工作朝着精细化的方向发展，单位有必要优化人事档案管理体制机制，明确发展规划，合理配置各项资源。一是要及时根据人事档案管理工作的变化以及形势的变化对相关的规章制度以及细则进行补充和修订，用制度来约束、指引并规范员工的行为，实现科学收集与高效管理。二是要理清档案材料建档流程、归档流程、盘点流程、查询借阅流程，并在各个流程设置相应的责任人员，确保各个流程之间能够有效衔接。三是完善绩效考核指标，突出档案规范管理在绩效考核中的重要性，强化档案管理人员规范意识。四是建立电子档案管理机制，明确不同类型数字档案的处理标准，便于后期对档案资源进行利用与开发。

4 结束语

综上所述，为了迎合档案事业的发展趋势，走出一条特色化、创新化以及科学化的发展道路，单位必须要改革人事档案管理工作的内容，创新人事档案管理的体制机制，不断加强实践管理能力。一是要深入推进信息化建设，实现现代化管理的目标;二是要打造专业管理人才队伍，夯实管理基础;三是要优化人事档案管理的体制机制。除此之外，各个单位也可以结合自身单位的具体实际，从其他角度来优化人事档案管理内容，创新人事档案管理模式。但需要注意的是，無论采取何种方式对人事档案进行管理，确保其真实性、可靠性、准确性以及完整性是一项最为基本的准则。

参考文献;

[1]张艳歌.人事档案管理的创新性研究[J].办公室业务，2019（20）：162.

[2]康昆展.事业单位人事档案信息化管理的思考与对策[J].办公室业务，2019（20）：91.

[3]邱莹.人事档案材料的收集与整理研究[J].传播力研究，2019，3（30）：246.

作者简介

徐纾（1978-），女，江苏省南京人，本科，毕业于江苏省委党校，助理管理员，研究方向：档案管理。