信息化背景下办公室文书档案管理工作改革和创新

何蔚玲

摘 要：在互联网技术快速发展背景下，相应提升了科技技术的创新力度。信息技术的发展应用，改变了社会生产生活理念和方式。在信息化背景下，必须注重办公室文书档案管理工作，通过各项有效措施进行优化改革与创新，以此实现文书档案的高效管理与安全管理，从根本上提升档案管理效率和质量。

关键词：信息化背景;办公室文书;档案管理;改革创新

现代科技的发展，为档案管理工作带来机遇和挑战。信息技术促进了文书档案管理的创新发展，提升了管理效率和质量。云技术的应用，使文书档案存储方式发生变化，相应提升了对档案管理工作的要求。所以必须要合理应用现代化信息技术，不断提升为主导的管理水平，已经成为办公室文书管理所需要解决的重点问题。

1 办公室文书档案信息化管理的意义

在信息化发展过程中，相应促进和计算机技术的发展各行业领域都开始应用现代化技术，明显提升了生产效益，并且对日常生活提供较大便利。由于档案管理对企事业单位发展具有重要影响作用，直接关联到发展成效。对于企事业单位来说，办公室文书管理，已经成为内部人力资源变更利用和生产活动开展的重要记录，可以为决策制定提供重要的参考依据[1]。其次，文书档案资料能够为开展经济活动提供资料支持，全面反映出其事业单位的业务开展，资源利用以及资金使用情况。在文书档案管理工作中应用计算机技术和现代化技术，能够明显提升档案管理效率和质量，便于档案收集管理与归纳。

2 办公室文书档案管理工作存在的问题分析

2.1 档案管理工作缺乏规划性

在现代信息技术发展进程中，电子存档系统开始被广泛应用到文书档案管理工作中。通过该系统可以促使档案管理人员提升档案存储的规范化和系统化。然而该系统也存在明显不足，无法规划文书系统整体情况，且不具备协调运行模式。仅仅通过该系统无法自动生成多部门的文书档案归档，会极大影响文书档案管理工作的实效性。所以必须做好相关规划和协调工作。

2.2 缺乏完善的信息化管理设施

在文书档案管理信息化发展中，必须具备完善的信息化管理设施。然而，我国文书档案管理信息化设备不足问题比较严重，对档案管理信息化发展的影响比较大、由于文书档案信息化管理必须借助现代信息技术、计算机技术所开展，如果不具备相应设备设施时，将会影响文书档案信息化管理成效。其次，在档案信息化管理不注重软件开发，且不同地区信息化管理存在明显差异，再加上信息化软件与信息资源无法实现共享，极易影响办公室文书档案管理工作的开展。

2.3 缺乏档案管理重视性，人员素质水平低下

由于文书档案工作直接关乎到企事业单位的发展，如果领导层没有正确认识到文书档案管理工作的重要性，就无法发挥出档案价值和作用，还会导致档案信息系统存在严重滞后性，运行效率与建设资金不足问题严重。同时会造成信息不匹配问题。此外，负责管理文书档案的人员缺乏认知水平，文书档案信息化管理对于管理人员的素质水平要求比较高。然而由于管理人员没有参与到专业化培训教育活动中，并且在操作能力和技术水平存在严重差异，从而降低了档案管理工作的科学性和智能化，极易引发各类问题。

2.4 信息化管理安全力度不足

在文书档案管理工作中，推广应用信息化技术的效益比较明显，但是在实际应用中也会出现缺陷与不足。在信息化背景下，办公室文书档案管理安全保护力度不足，对文书档案管理信息化发展的负面影响比较大。现阶段，企事业单位无法保证文书档案管理的信息化水平，没有建立安全管理系统，从而危害了档案信息化管理的实效

性[2]。在实际应用和调取档案时，极易出现信息系统非法入侵和破坏问题，威胁文书档案信息完整性和保密性，导致重要信息资料泄密或丢失。

3 信息化背景下办公室文书档案管理工作改革和创新

3.1 提升文书档案信息化管理的认知水平

为了实现文书档案信息化管理，必须全面提升领导人员和管理人员的信息化素养，使其认识到信息化管理的重要性，及时转变传统的思想观念。企事业单位的现代化发展，必须依赖于信息技术的支持。通过提升企事业单位人员的思想认识，并且定期组织人员参与到培训教育活动中，使其全面认识到信息化管理模式在文书档案管理工作中的作用价值，转变基础认知，从根本上提升文书档案信息化管理水平，进一步提升管理效率和质量。

3.2 建立文书档案管理系统

为了确保文书档案管理工作水平提升，应当建立完整的文书档案管理系统，对档案资料进行科学化分类归纳，按照档案的重要性划分为绝密档案、机密档案、秘密档案和一般档案。在实行文书档案建档管理期间，必须严格按照文件机密性开展资料文件的传输、办理、调阅和归档等操作。在企事业单位中，除过具备资格的人员外，其他人员都不能查阅档案机密等级。此外，企事业单位还应当建立相关管理制度，科学管理文书档案与资料。

3.3 建立健全文书档案管理制度

通过建立完整的文书档案管理制度，有助于提升文书档案管理水平。严格按照相关标准要求，对不同部门的文书档案管理职责进行划分，以此提升工作效率。其次，对于部门内存储的保密文件和公众文件，在分离期间需要应用信息化系统中的内网与外网系统，合理分离不同文书档案。同时，注重文书档案管理系统的网络安全防护，不断提升网络安全防护等级，防止发生信息资料泄露问题。

3.4 维护文书档案信息化管理安全性

对于办公室文书档案管理工作来说，必须关注到安全管理问题。在实际管理工作中，不断提升文书档案的安全性，保证档案管理信息化的安全发展。为了实现以上管理目标，企事业单位必须建立安全信息平台，不断提升档案管理的信息化技术水平。通过建立安全信息管理平台，能够从根本上提升文书档案管理的安全性。安全信息管理平台涉及档案资料文件的机密性，因此必须关注到安全性问题。同时，建立数字化资料平台，实现文书档案的数字化管理，保证存储环境的安全性和实效性[3]。将文书档案资料存储到电子档案资料库时，必须确保信息资料的完整性。同时，办公室开展文书档案管理工作时，还必须建立保密系统。在日常调阅和应用档案资料时，也应当确保便捷性和保密性。

3.5 提升档案管理基础设施投资力度

在办公署文书档案管理工作中，也应当注重数字化档案管理。此种管理模式对于硬件设备和软件设备的要求都比较高，企事业单位在管理档案时通常是由人力资源部负责，且管理人员必须具备专业档案管理知识。然而由于多数企事业单位都没有设置独立的管理档案部门，因此在管理水平、基础设施以及档案环境等方面均达不到要求。数字化、信息化档案管理需要设置档案负责机制，并且独立设置调阅区域和存储室等，配备好切割机，复印机和微机等设备。加大文书档案基础设施建设力度，有助于提升档案管理效率和质量。

4 结束语

综上所述，在信息化时代背景下，开展文书档案信息化管理具有十分重要的意义。通过应用信息化技术，不仅能够提升文书档案管理效率，还能够维护档案管理质量。因此，在办公室文书档案管理工作中，必须注重信息化建设，实现数字化、信息化的文书档案管理。

参考文献

[1]姚金花.信息社會背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].企业文化（下旬刊），2017，25（12）：151.

[2]刘彦.浅谈信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].企业文化（中旬刊），2019，13（8）：204.

[3]于春玲.浅析信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].赤子，2019，22（13）：122.