浅析水利工程档案归档与移交过程中存在的问题与对策

韩晓华

摘 要：做好水利工程档案归档及移交工作是做好水利工程档案管理的重要内容。由于水利工程档案归档及移交所涉及的因素比较多，同时基于新时代发展暴露出水利工程档案归档及移交过程中还存在不少的问题，需要针对存在的问题提出相应的解决对策，以此提升水利工程档案管理质量。

关键词：水利工程;档案管理;归档;移交

水利工程档案是水利工程建设全周期所形成的不同形式的记录材料。水利工程档案归档移交是水利工程建设的末端环节，也是档案管理的重要环节。在水利工程竣工后，城建单位需要按照各自建设职能将相关资料整理后移交给相关的水利管理部门。实践证明水利工程档案归档及移交资料的完整与否直接关系到水利工程档案管理质量，所以笔者结合多年实践工作经验，就当前水利工程档案归档及移交中所存在的问题进行深入的剖析，以此提出相应的解决对策。

1 水利工程档案归档及移交过程中存在的问题

水利工程档案归档及移交是水利工程档案形成的末端环节，也是加强水利工程档案管理效率、保证水利工程档案资料完整性的关键。通过对当前我国水利工程档案归档及移交工作的分析，其主要存在以下问题：

1.1 参建单位对档案归档及移交工作重视程度不够，原始材料丢失现象突出

由于水利工程建设周期长、投资金额大，结果导致在水利工程施工过程中存在分包现象，而分包的结果就是导致参建单位出现“重工期、赶进度、忽视档案资料收集”现象：一是由于参建单位比较多，导致在水利工程档案信息资料收集的过程中存在与建设施工不同步的现象。例如部分参建单位并没有及时根据建设情况对相关资料进行收集，结果导致部分原始资料丢失，最终造成复印件多、原件少的现象;二是档案信息保存不善，导致部分资料出现破损、发霉等现象，导致后期档案移交难度比较大。由于施工现场环境比较复杂，部分参建单位在相关资料保存上存在责任心不强的问题，进而出现一系列的质量问题，增加了相关资料移交的难度。

1.2 档案资料整理归档不规范，资料档案缺失严重

水利工程档案归档与移交的资料比较多，例如水利工程招投标文件、技术设计文件、项目建议书、设计报告书、开工报告、重大事件声像材料、合同变更文件、施工计划等等。上述文件资料隶属于不同的参建单位负责，但是在实践中由于相关责任人履责不到位，导致参建单位所形成的档案资料存在归档不规范、移交资料缺失的问题：一是参建单位的归档文件范围不符合相关规范要求，导致收集的档案文件存不仅存在组卷不合理、分类不科学，而且在案卷提名和档案移交手续上不规范;二是移交目录编制不规范。编制移交目录是保证档案管理质量的关键，然而在目录编制上却存在不规范的问题。

1.3 水利工程档案移交缺乏监管，档案资料鉴定有待加强

水利工程档案移交归档是水利工程竣工验收的重要环节，相关法规制度规定如果档案归档移交不合格水利工程就不能通过竣工验收，结果导致水利工程档案归档移交因缺乏有效地监督导致水利工程资料存在失真：一是由于水利工程档案管理人员审核把关不严，导致在档案移交时存在错卷、漏卷和整卷不规范的问题。例如基于繁琐的档案资料，档案管理人员在档案资料移交时容易出现漏卷的现象;二是对归档资料的真实性鉴定有待完善。鉴定工作贯穿于整个档案资料归档过程，但是在实践中档案管理人员对于档案资金的鉴定局限在对资料真实性的鉴定中，而忽视了对资料完整性的鉴定。

2 解决水利工程档案归档及移交问题的对策

基于水利工程档案归档及移交过程中所存在的问题，水利部门作为水利工程竣工验收管理部门必须要加强对档案归档及移交过程的监管，通过构建完善的管理体系提升水利工程档案归档移交工作水平：

2.1 加强宣传，提高参建单位对档案归档及移交工作的重视程度

基于水利工程档案归档及移交工作的重要性，水利事业单位必须要立足于加强水利工程档案质量视角加强宣传，提高对水利工程档案归档移交知识的宣传，让参建单位认识到档案归档移交的重要性：一是水利事业单位要深入到水利工程施工一线开展档案归档及移交的宣传活动，让参建方及时了解相关的制度要求及操作要求。例如水利事业单位要利用“宪法宣传日”深入到施工现场组织档案管理人员集中学习《归档文件整理规则》，按照水利部门的要求做好相关资料的归档工作;二是要深入开展“不忘初牢记使命”主题活动，发挥党员先锋示范作用，提高服务意识。档案管理属于服务工程，因此水利事业单位档案管理人员要以做好档案归档工作为契机，深入研究档案归档中相关人员责任心不强的问题，构建完善的绩效考核制度，以此激发档案管理人员的积极性。

2.2 认真做好档案资料收集归档工作，加强资料保管

档案资料的收集是加强水利工程档案管理的第一步，所以作为档案管理人员：一是要认真做好水利工程档案的收集工作。由于水利工程档案资料种类比较多，因此档案管理人员必须要严格按照归档文件范围对相关文件进行分类归档，当然在归档的过程中如果发现文件资料不全或者缺失的现象要及时告知参建方进行补充;二是要规范归档文件整理的基本原则与步骤。水利工程建设周期比较长，建设的内容比较广泛，同时受限于工期进度的影响，使得水利工程档案收集存在滞后性，因此水利部门在归档时要建立明确的归档步骤，例如对于枢纽工程项目的文件整理可以按照大坝、输水洞、电站、船闸等工程进行分类整理;三是要做好移交目录的编制工作。目录编制必须要注意文件材料的逻辑联系。

2.3 完善水利工程移交監督，提升移交档案的鉴定水平

水利工程档案归档与移交过程中必须要强化监督的作用，通过完善的监督体系提升档案归档与移交的质量：一是水利部门必须要加强对移交档案资料的监督审核，尤其是对移交档案内容真实性与完整性进行审核。例如参建单位在移交水利工程档案资料时，水利主管部门要组织档案管理人员对移交的资料进行严格的审查，对于发现问题的要求限期完成整改;二是提升档案管理人员的鉴定水平。随着计算机在水利工程档案管理中的应用，电子文件成为当前档案管理的重要内容。对应水利事业单位必须要加强对电子文件归档的全程监督，例如水利部门要对电子文件的归档范围、保管期限等进行严格的审查，经过审查合格的电子文件要存储到符合保管要求的脱机载体上;三是在做好时间节点把握，避免复印件过多，原始材料缺失的问题。水利部门必须要建立动态化的档案归档监管体系，实现对水利工程档案信息的全程管理。例如水利管理部门要利用大数据平台实现对水利工程资料的监管，提升档案归档的质量。

3 结束语

总之，基于水利工程档案的重要性，做好水利工程档案归档与移交工作具有重要的现实意义。由于水利工程档案归档与移交所涉及的面比较广，不仅需要水利档案管理部门发挥好指导、督促作用，也需要建设和施工各方落实好收集、移交工作，更需要每位档案工作人员立足岗位，真抓实干，及时发现问题，及时改进创新，形成水利工程档案管理工作齐抓共管的良好氛围，推动我国水利工程的可持续发展。

参考文献

[1]高琼，刘艺，陈崇德.水利工程建设施工监理档案资料的整理与移交[J].水电与新能源，2019（04）.

[2]李静，南水北调中线工程档案管理实践及分析[D].郑州大学，2019年.

[3]高琼，刘艺，陈崇德.水利工程建设施工监理档案资料的整理与移交[J].水电与新能源，2019（04）.