干部人事档案材料收集归档工作探讨

张永梅

摘 要：干部人事档案是组织人社部门按照人事管理政策，在干部录用、培养、选拔使用及日常管理工作中形成的记载干部个人学习工作经历、录用审批、工资晋升、职称评聘、考核培训等方面的内容资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案工作的重要组成部分。文章针对干部档案材料在收集归档工作中存在的问题，提出想法和建议，以期提升干部档案材料收集归档的规范化水平。

关键词：干部档案材料;收集;归档;重要性;对策

1 干部人事档案材料收集归档的重要性

1.1 干部人事档案是人力资源管理的基础

人力资源管理起始于人事档案，以档案记载为基础。同时人力资源管理中的招聘与配置、培训与开发、绩效、薪酬、劳动关系等各环节又记录在人事档案中，因此人事档案管理与人力资源管理工作密不可分[1]。人事档案是记录一个人从高中到大学期间的学习成长及各种社会实践活动，是高校毕业生就业及各单位选拔录用的主要依据。在个人录用审批、转正定级、工作调动、职称申报、办理养老保险以及考研深造时，都需要使用人事档案。因此人事档案工作是人力资源管理工作的基础性工作。

1.2 干部人事档案是干部身份信息的原始凭证

干部人事档案能够历史、全面、真实地反映干部本人的基本情况和成长历程，其材料的历史性、严肃性决定了它具有很强的参考价值，当干部本人对其个人信息提出异议时，可通过向组织提交申请，对存疑材料进行核实，而历史遗留问题可参考的最有力证据就是人事档案[2]。

2 干部人事档案材料收集归档工作中存在的问题

2.1 收集归档工作制度不健全，执行不到位

尽管中央组织部制定的《干部人事档案材料收集、归档规定》中明确了干部人事档案材料的收集归档范围和要求，但是大都只是停留在制度上墙，没有结合工作实际制定健全的收集归档制度，执行也不够到位[3]。

2.2 材料手续不完备

在收集归档工作中，档案管理部门经常会接收到一些手续不完备的材料。比如，干部履历表没有贴照片、没有本人签字确认、没有加盖公章;考察材料没有加盖印章;干部任免审批表没有注明任免文号;学历学位证书复制件没有注明经办人和复制日期，等等。这些手续不完备的材料，需要补办相关手续或者退回重新制作。

2.3 管理与利用方式落后

随着经济的发展，科学技术的不断进步，互联网也应用到各个行业，档案管理工作也应注重计算机技术的使用，但是在实际工作中档案管理工作依然使用传统的管理方法，注重纸质档案，而不关心电子档案，计算机技术没有应用到该行业，造成技术的浪费，不能发挥其功效，而且导致现代技术的发展成为干部档案管理工作的制约。传统模式下档案管理工作的进行需要大量的人力，这造成资源的浪费，而且管理者的素质还会对档案的管理与利用产生直接的影响。

3 干部人事档案材料收集归档工作的优化对策

3.1 建立健全收集归档制度

按照中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，并结合工作实际，建立健全收集归档制度。一是要根据《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集归档范围。材料上印有“此件存入本人档案”的字样，不是收集归档的依据。材料是否收集归档，不是由形成材料的部门决定，而是要看材料是否符合中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》和《干部档案整理工作细则》的要求。二是要明确移交和归档时限。干部人事档案材料形成部门，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部档案管理部门归档并履行移交手续。符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。三是组织人事部门要将新招收、调动人员的档案及时转递给干部档案管理部门，使人档流动能同步。避免这些人员入职后新形成的工资表、职称材料、党员材料等零星材料已移交给干部档案管理部门，而个人档案却迟迟未移交，以致材料无法归档，造成这些人员的档案不完整。四是做好收集归档的登记工作。收入材料、退回材料、在日常的整理和利用工作中发现有缺漏的材料都要进行登记。

3.2 建立收集网络，完善联络员制度

在干部人事档案材料形成部门设档案材料收集联络员，明确聯络员工作职责，形成以专职干部档案管理人员为骨干，各联络员为依托的收集网络。在日常的整理和利用工作中，干部档案管理人员要注意查缺补漏，设立登记簿，及时做好缺漏材料记录，拟定收集计划，并反馈给联络员，让他们及时反馈收集情况，充分发挥收集网络的作用。

3.3 创新干部人事档案管理的方式方法

将信息技术应用于档案管理工作中，使传统的档案管理模式及其操作方式发生着“质”和“量”的改变，很大程度上提高了档案管理的科学化水平。利用计算机及其平台技术使得档案信息记录更加准确，查阅、使用更加便捷。

将干部档案中的学历、简历、工作信息、职称信息、岗位信息、社会关系等资料借助扫描工具，由纸质文件转化为电子图片，录入计算机形成专门的数据库;同时根据相关信息的动态变化，定期进行更新，以此实现干部档案材料的归档、查阅、分类、整理、认定等智能化。

档案材料的收集与单位管理信息化的联动是档案收集的新方式。随着档案管理软件和OA的广泛应用，通过OA系统实现档案的线上收集，会大大提升档案材料收集的完整性、及时性和准确性。同时，明确档案管理系统收集的信息范围和内容，以便在信息收集的范围之内定时接收各科室的相关材料。

4 结束语

随着档案工作的重要性不断提升，单位对档案工作的要求也越来越高，档案种类也逐步从单一的纸质档案向多种载体化延伸。在新形势下，档案材料的收集归档不可避免的要求档案管理部门从整体的宏观统筹逐渐向微观、细节处拓展。档案管理工作者要履行服务职责，在档案材料的收集过程中，融入以人为本、协调发展、可持续发展的理念，为档案工作可持续发展奠定坚实的基础。要着力完善管理体制、健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式，全面提升干部档案工作质量。

参考文献

[1]李坤.对干部人事档案管理工作的思考[J].中国集体经济，2020（01）：123-124.

[2]任九红.如何创新干部人事档案管理与利用[J].办公室业务，2019（08）：166.

[3]王鹏，马晓霞.对如何建立干部人事档案材料收集归档工作机制的新思考[J].劳动保障世界，2019（11）：66-67.