如何做好交通建设项目档案资料收集整理工作

交通运输是国民经济的战略性、支撑性产业，交通建设对一个地方的发展具有基础性、先导性作用。未来三年，忠县交通基础设施将预计投入92亿元，全面提升过境铁路、过境高速公路、港口码头、航空机场、普通干线公路、“四好农村路”六个方面的交通基础设施，建设任务重，档案资料多，只有做好交通建设工程档案资料收集整理工作，才能更好地为交通建设、发展提供有力的技术支撑和保障。

1 交通工程档案现状

目前，忠县交通运输档案管理中心保管的交通建设工程项目档案906个项目共计6254余卷，全部进行档案数字。其中，交通重点工程44个4500余卷，农村公路工程862个1754卷。

2017年以前，根据交通运输部公路局《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》、县交委《关于进一步优化农村公路建设程序简化工程归档资料的通知》等文件要求，我县交通建设工程组卷按综合文件、结算和审计文件、竣工图表、工程管理文件、施工质量控制文件、施工原始记录等六个部分归档整理。2017年以后，根据交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、忠县交委《忠县交通建设项目文件材料立卷归档管理办法（试行）的通知》、《关于进一步做好农村公路工程档案资料归档相关工作的通知》规定，把交通重点建设工程按立项审批、审计审批、工程准备、监理文件、工程交竣工验收、资金管理、科研等七个部分归档整理;农村公路工程的立项审批、审计审批、工程准备、施工、交竣工验收、工程招投标及合同、资金管理等环节简化为项目前期工作和施工过程、完工自然形成过程两个部分组卷，一个农村公路工程原则上组两卷，若工程量大或有桥涵、堡坎等分项工程可单独组卷。

2 交通工程档案存在的问题

根据国家档案局批准，自2018年10月1日起实施《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018），结合2017年忠县交委《忠县交通建设项目文件材料立卷归档管理办法（试行）的通知》、《关于进一步做好农村公路工程档案资料归档相关工作的通知》文件，目前存在三个方面问题

2.1 交通建设工程档案标准未完全统一

《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）最大亮点是标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”。这种变化使该标准的适用范围和作用领域得到了有效延伸，使档案行政管理部门及相关建设单位、业主单位在开展建设项目档案管理实践中获得了重要的业务标准依据。扩大收集范围，适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目。而2017年忠县交委《忠县交通建设项目文件材料立卷归档管理办法（试行）的通知》标准只适用忠县交通重点建设工程，农村公路工程执行忠县交委《关于进一步做好农村公路工程档案资料归档相关工作的通知》。

2.2 部分交通建设工程未建立档案预立卷制度

档案预立卷是档案管理的重要基础工作。档案预立卷工作的好坏在一定程度上决定了最终档案收集整理质量的优劣，很多时候就是因为预立卷工作未做到位而导致了归档时出现文件材料不全、不符合归档要求等各种问题。特别是农村公路工程项目的业主认为农村公路工程项目投资规模小，档案整理也比较简单，不需要平时落实人员开展档案的收集整理工作，到工程完工后再来着手进行档案资料的收集整理，导致公路工程项目档案普遍存在完整性、规范性不足的问题。

2.3 建设业主对工程档案管理重视不够

部分业主单位工程档案收集重视不够，不统筹协调工程档案工作，把工程档案整理收集工作全部由施工单位、监理单位承担，形成业主部分档案缺失，资料不完整、不连贯、利用价值减低。

3 交通建设项目立卷归档工作的建议

3.1 严格执行交通建设项目立卷归档相关标准

明确交通建设项目立卷归档标准，是做好交通工程档案收集整理的基础。《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）2018年10月1日起实施，鉴于明确交通运输部还没有新出台实施意见，任执行《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》、《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》，忠县交通建设项目文件材料立卷归档收集整理任执行县交委印发的《忠县交通建设项目文件材料立卷归档管理办法（试行）的通知》，只是将原施工单位、监理单位档案文件保存期限由原来的30年调整为永久。

3.2 督促业主执行好档案预立卷制度

一是明確立卷责任人，各参建单位要设立专职或兼职的档案管理人员，负责本单位的档案整理归档工作，同时预立卷工作不是某个人或某个部门单独的工作，需要所有参建部门和相关工作人员的密切配合，确保预立卷工作正常开展。二是编制好预立卷类目、做好平时收集整理和资料汇总立卷资料台账。根据县交委印发的《忠县交通建设项目文件材料立卷归档管理办法（试行）的通知》附件一《公路建设项目文件材料收集归档范围》、附件二《水运建设项目文件材料收集归档范围》编制预立卷目录。三是注重对档案进行及时的收集整理。业务工作人员根据预立卷类目表结合所负责的工作内容确定对应的归档文件材料，在日常工作中应对办理完毕的文件材料（包括纸质版与电子版）及时进行收集，同时对文件材料进行分类整理，按预立卷类目分类存放。四是交通部门建设管理科（忠县交通运输档案管理中心）认真抓好工程档案预立卷制工作督导服务工作，重点是新开工和在建重点项目。由于工程档案技术含量较高，档案中心可联合县交通工程中心每季度对在建交通重点各参建单位的档案预立卷工作进行业务指导服务，发现问题督查整改，掌握各重点项目档案预立卷工作的真实情况，有效保障档案预立卷工作的规范开展，为档案统一移交工作做准备。

3.3 严格执行项目档案业主负责制，确保归档整理齐全完整

《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）增加了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设等方面的新内容，明确了建设项目档案工作的组织体系和项目档案工作职责。对建设项目档案工作的领导方式、管理机构、人员配置、人员素质、队伍建设、管理网络和管理机制等，均提出了明确要求（建设单位对项目档案工作负总责，业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导;实行统一管理、统一制度、统一标准）。交通建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人负责制，项目法人单位负责做好本单位形成的交通建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责，同时按照“谁形成谁负责”的原则，把各参建单位负责本单位所形成的文件材料，所有材料与工程建设同步收集、同步管理、同步归档，确保交通建设项目档案收集整理齐全、完整，通过档案利用价值。

作者简介

刘德明（1973-），男，汉族，本科，研究方式档案，中级（档案馆员）。