浅谈医院招标档案管理的问题及进行规范化管理的有效策略

蒋鑫

摘 要：现阶段，医院的经营规模不断扩张，涉及的招投标项目种类繁多。由此产生的招投标档案管理问题得到了重视。本篇文章通过对招投标档案管理存在的问题进行深入分析，提出了相应的规范化管理策略，希望本文对于规范化管理医院招标档案工作有一定的帮助。

关键词：医院招标;档案管理;规范管理;有效策略

1 医院招投标档案的特点

1）医院招投标档案具有系统性。医院的招投标具有系统性，因为医院在开展相关招投标工作时，要将其涉及的各个项目单独列出来，将某一个具体的医疗设备作为独立单元进行招投标。因此，与项目相关的资料系统性较强，在招投标工作展开的过程中，每一个操作步骤都会形成相应的资料内容，这些材料都是有着重要意义的，任何一项资料的缺失都会阻碍该项工作顺利进行。

2）医院招投标档案具有多样性。医院在开展相关招投标工作时，涉及的项目众多，种类十分繁杂。例如，核磁共振成像设备、彩超类设备、动态心电图设备等一些用于医学检验的设备，都隶属于设备采购部门;各种办公用具等归属于物资管理部门;医院的服装被褥洗涤、食堂管理、相关车辆维修、护养等，由后勤管理部门负责;医院用药涉及的一切采购活动，由专门的药事委员会负责。由此可见，医院在进行招投标工作时，需要考虑到的物资种类十分丰富，不管是基建物资，还是医用专业物资，每一个项目在实操过程中都会产生相应的资料。因此，医院招投标档案具有多样性的特点。

3）医院招投标档案具有分散性。医院在职能分配中，没有专门为了开展招投标工作而专门设立相应的部门。招标采购委员会是各个部门抽调成立的，人员均是兼职，但需要负责大部分的招投标工作。至于该医院需要采购何种项目，这需要相关职能部门对其进行具体说明。例如，有专门的设备管理部门負责采购相应的大型医疗设备。这样一来，医院所涉及的不同招标项目，就分散到各个职能部门当中，招投标所产生的相关重要资料也就不在同一地点，负责人也不尽相同。由此可见，医院招投标档案具有分散性。

2 医院招投标档案管理存在的问题

1）医院招投标档案管理制度缺失。由招投标工作所产生的档案数量庞大且较为分散，医院未能对招投标档案管理工作给予一定的重视，没有建立起相对完善的管理制度。这样一来，在开展相关档案管理工作时，缺乏一定的执行依据，没有了严格的规章制度限制，相关资料管理人员片面认识投标管理工作，工作责任心不强，不了解相关资料缺失所带来的严重后果。与此同时，在对于招投标档案进行管理的过程中，医院各个部门之间进行交接时，没有严格按照档案资料交接程序来展开。大多是对相关资料进行简单的收集与整理，缺乏对其内容的审核以及鉴定，这样便会造成档案资料张冠李戴、一片混乱的现象。

2）医院招投标档案资料收集不完整。招投标涉及的操作步骤十分复杂，医院在开展相关档案资料收集工作时，不能保证将每个程序所产生的资料都收集完全，缺乏长效运行机制。例如，有一些医院的档案管理部门在划分归档资料范围的时候，没有将招投标文件归类到其中。这样一来，招投标相关工作所产生的文件资料，都不能被系统地保存起来，很容易出现遗失以及破损等现象。还有一些医院的招投标工作涉及了许多部门科室，而不同的部门科室有着自身的管理特点，在开展合作时，缺乏统一管理。有些部门未能及时上交相关资料，这便会导致资料在归档时不够完整。另外，有的投标管理部门只对于大型招投标项目较为重视，而那些辅助材料的招投标资料就草草处理了。

3）医院招投标档案管理人员素质不高。由于医院的招投标档案管理部门是临时建立的，由各个部门独自负责，工作人员并不具有专业的管理知识或者丰富的管理经验。除此之外，医院的档案管理部门并没能及时对兼职工作人员开展专业的业务指导与培训，这便会造成档案管理质量不达标的现象。在借阅相关招投标档案时，医院没有与借阅相关的完善条例，管理人员也没有树立起招投标档案管理重要性的意识。因此缺乏审批手续的档案调阅现象时有发生，这对于档案资料的安全性来说是十分严重的威胁。

3 医院招投标档案规范化管理的策略

1）建立健全的招投标档案管理制度。医院应该及时建立较为完善的档案管理制度，以保证相应的招投标档案管理工作能够顺利展开，将各个部门应该承担的职责清晰化、明确化。关于招投标档案归档日期，以及内容编制的格式，给出明确的要求。除此之外，还应该开设专门的招投标资料档案室，将这一系列资料采用集中管理保存的方法。档案管理人员应该对档案的借阅情况，以及归档情况做好详细的登记。将不同类型的招投标档案，根据内容进行整理分类，做好文件资料保护工作，避免其丢失，或者因受潮及翻阅等原因而受损。另外，在制定相关档案管理制度时，还应当明确具体的操作流程，定期地对资料进行检验，及时发现问题解决问题，避免带来更大的影响。

2）加快招投标档案管理信息化建设。现阶段，网络信息技术十分发达，医院在开展相关招投标档案管理工作时，也应当跟上时代的步伐，将信息化技术合理地应用到档案管理中，使该项工作的效率稳步提升。医院可以利用数字扫描仪对纸质档案进行处理，将其变更为电子文档。这样一来，档案的保存变得更加便捷，也变得更加规范和高效，同时还可以节省空间。另外，在开展档案信息化管理工作时，要注重其系统的安全性。为了解决这一问题，档案管理负责人应当定期对该项系统进行杀毒、补丁、处理漏洞，为网络信息建立保护屏障。除此之外，还可以运用相关网络服务设备对该项系统进行定期检查，运用网络监控等技术使其安全性大大增加，避免重要信息外泄而带来的巨大损失。与此同时，档案管理人员还可以充分发挥其资源共享的特点，建立相应的招投标数据库，提高利用率。

3）加强招投标档案管理队伍建设。医院应该注重对于档案管理人员的培养，定期对相关人员开展培训，使其充分了解相关专业知识以及实践技能。通过定期考核的方式，对于从业人员的专业度有着一定的掌握。还要注重培养管理人员的法律意识，保证其在开展相关招投标工作时，依法进行采购，依法对档案进行管理。档案管理人员自身还应该具备良好的综合素质，有着较强的责任心。医院可以通过树立榜样的方式，激励管理人员的工作热情。除此之外，工作人员还应该具有良好的沟通能力，因为该项工作涉及医院的多个职能部门，做好协调工作才能确保该项工作顺利开展。医院应当注意对管理人才的综合培养，争取打造出一支业务能力过硬的管理团队。

4 结束语

综上所述，做好医院的招投标档案管理工作十分重要。本文针对目前我国医院在开展相关招投标档案管理工作时所面临的问题，有针对性地提出了规范化管理的有效策略。不断地建立较为健全的招投标档案管理制度，加快招投标档案管理信息化的建设以及加强招投标档案管理队伍的建设等，这一系列措施都可以为医院招投标档案管理工作提供有力保障。

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