浅谈如何进一步做好高校档案管理工作

曾小辉

摘 要：高校档案是高校在办学过程中所形成的历史信息记录，但是又需要它原始且真实地反映出高校教职工在日常教学工作、管理、，科研和生产活动等方面的情况，然后让高校的管理人员能够在是日常考察指导工作、总结经验教训、研究开发利用中派上重要用途。然而，就目前的现已有的情况来看，高校的档案工作管理和发展还是很不平衡的，其中还是会存在着一些需要我们去解决的问题，因此本文笔者就如何做好高校档案管理工作展开了以下探讨，致力于能够提出切实可行的有效方案。

关键词：高校档案;管理工作

高校档案是一种伴随着高校的发展从而不断积累形成的重要信息资源，不仅对高校自身的建设和发展起着重要的作用，同时也为国家经济建设的发展与社会的进步做出应有的贡献。实践证明：档案信息是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息，从根本上体现着知识信息的确定性与可靠性。但我国高校档案管理方面还存在着一些问题，亟待我们去研究、去解决。

1 高校档案管理中目前存在的一些问题

1）领导干部的档案意识不强。目前很多高校的领导干部对高校的档案工作的地位和作用认识不足，他们甚至认为这项工作是可有可无的，从根本上忽视了档案的重要性。殊不知，档案在学校发展过程中，承载者学校各个历史活动的真实记录，是学校成长壮大、艰苦创业的见证，是承前启后的家谱、追根溯源的依据，总之是不可忽视的重要环节，不可轻视。所以在高校管理工作中，就要求学校要拿出一些切实可行的管理方案来督促各大高校的管理人员，对高校的档案管理做到重视。

2）管理体制滞后。由于有些管理人员的思想观念老旧，所以他们就会被落后陈旧思想意识支配，而且在高校中，许多高校档案的管理没有形成有效的管理方法和制度，管理人员的分工也十分不明确，在创新性方面明显滞后，这就会导致管理制度和管理方式不完善，进而严重的影响了学校管理制度的完整性和系统性。所以为了能够适应高校的发展，学校需要拿出切实可行的方案来进一步深入改革的需要。

3）管理手段的落后。如今信息技术遍布我们的生活，全球几乎已经是信息化时代了，但是在一些文书的整理和归档上，仍是使用手工来整理。这样做不仅不利于人们在需要查找资料和文献的时候快速找到，而且纸质档案存放较久的话很容易丢失，且保存效果较差。

4）档案管理人员的素质不能适应档案管理现代化的要求。高校档案管理方式更新换代，需要采用现代化设备进行操作与管理，因此人员素质的提高迫在眉睫。它不止包括高校档案工作人员的理论水平和实际工作能力外语水平，还要求管理人员具备以计算机为代表的现代化设备综合应用能力，只有这样才能够让管理人员在日常的管理工作中发挥的更好。

2 完善高校档案管理的几点建议

1）高校档案管理观念的更新。在如今这个知识经济的时代，高校档案管理需要更高的要求来顺应这个社会，档案实体的管理、档案信息的管理仍然是在档案管理是非常重要的，但还要求把信息和信息、信息和活动、信息和人更紧密地连接起来，使档案信息能够在运用中成为可以促进改善人的行为的知识，实现从对信息管理向对知识管理的转变。因而，档案管理应该更直观地站在知识经济的前方，去主动参与经济的运作，唯有及時的转变观念，图变求新，摒弃陈旧的思想，充分发挥主观能动性，才能够较好的开发档案信息资源，使其得以真正服务于社会主义现代化建设。

2）加大档案信息资源开发力度。档案是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体，是人类社会在精神财富方面有所积累的直接体现，为此，档案业务人员对信息的概念要有深刻而清晰的理解，对信息化的意义要有充分了解的认识，对档案的信息化工作要有一个正确明了的把握。档案的收集、整理和利用是档案工作最后最为重要的三个环节。要明确收集是主导，管理是手段，利用是目的。通过开发利用便可发挥其巨大的效果作用，可以把档案信息及时的传递给教学科研人员，可以显而易见的促进教学质量和科研水平的提高。同时，档案编研是实现档案管理可持续发展的最有效措施，使用编写的参考资料和汇编的档案史科提供利用，可以在很大程度上减少档案原件的重复利用。

3）实现档案工作的规范化、标准化发展。随着社会进步，计算机技术的发展，以磁、电、光等介质为主要信息载体文件开始出现，从而产生了电子档案。而为了适应档案工作新形势的发展，高校档案工作管理务必要逐步实现计算机化、网络化、计算机功能广泛，应用于档案管理可实现如下功能：存贮、补充和修改档案内容：查阅、检索档案内容：对所存贮的档案信息按照要求进行分析、综合、比较、排序、统计等项作业。运用计算机管理，可基本上实现档案工作的自动化，把档案管理人员从原本的繁琐工作中解脱出来，省去许多人力物力。而且使用电子档案来代替传统的纸质档案，不仅可以跟上时代的步伐，也可以使得档案的保存时间更久，查阅也能够更加方便，简直就是一举多得的好方法。

4）加强档案的动态化管理。高校档案是一种处于流动状态的信息，具有动态的性质。高校档案是以往科研、教学和教育管理活动的历史记载，在现阶段以其独有的价值形式参与了社会和学校的各项改革，为社会和学校的改革发展提供生动的例子进行参考和借鉴。高校教学、科研和教育管理是一种具有持续性和继承性的动态活动，而档案材料恰巧是这种活动的依据和再现形式之一。为此，高校档案应当实行动态化管理，既能扩大档案信息的数量，又能提高档案信息的质量，使档案原本就来自社会和学校各部门及有关个人，经由收集整理后又反过来为其服务。

5）提高档案管理的安全意识。《中华人民共和国档案法》规定：集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。档案管理的安全性是关系到国计民生的大事，某些高校的档案馆珍藏了非常重要的科技、军事、人事等的档案，对于档案的安全性要求程度也随之需要得到提高。因此，要充分运用现代的信息手段，加强高校档案的安全管理，不仅可以保证信息的安全，还可以做到信息的完整与更加长久的保存。

6）组建一批高素质人才队伍。想要实现高校档案信息服务的现代化，就应当也必须造就一支高素质的队伍，只有拥有一流的人才队伍，才能开发出一流的信息产品，提供一流的信息服务，这是决定高校档案事业不断发展的真正动力。所以，一定要增强人才意识，建立起一支适应现代信息技术发展的高水平人才队伍，已是各高校档案工作的当务之急。应当树立以人为本的新观念，通过各种途径提高专业人员的综合素质。深化人事制度的改革，引入竞争机制，重组优化队伍结构，从而造就一支具有现代档案信息管理知识、掌控现代信息技术，熟练运用电子计算机和现代通讯设备及提供现代化服务能力的专业队伍。

3 总结

总而言之，高校档案是高校事业发展的历史积淀，是社会主义文化建设与精神文明建设的重要方面。要使得高校档案管理工作紧跟高校改革与发展的步伐，必须把握好高校档案管理工作方面的特点和规律，深入了解其所承担的工作任务和服务性质，才能对高校档案管理工作的服务创新问题进行深入研究和探讨。

参考文献

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