高校人事档案管理问题分析与改革路径的探讨

杨舒然

摘 要：人事档案管理是一项重要的工作，关系到高校的健康持续运行，对于高校内部工作的稳定开展意义重大。然而当前我国很多高校人事档案管理工作都不是十分顺利，实际人事档案管理中还面临着诸多问题，本文对这些问题进行了总结，并提出一系列改革路径，希望能够为高校人事档案管理效果的提升奠定较好的基础。

关键词：高校;人事档案管理;诸多问题;改革路径

随着我国高等教育事业的不断发展，高校师生数量处于不断增加的状态中，这一方面推动了高校长远发展，另一方面也为高校人事档案管理带来了较大的挑战，人事档案管理中面临诸多新的问题，这就要求高校要做好人事档案管理的改革，不断提升管理效果。总体来看，高校人事档案管理是一项较为复杂的工作，其关系到高校人事资源的调配、选拔和任用人才等，且档案管理工作涉及的内容较多，不仅要注重档案的全面性，还要对各个院系、部门等的档案进行分类，因此必须要制定科学的人事档案管理策略。

1 高校人事档案管理的概述

1.1 高校人事档案管理的含义

学术界针对高校人事档案管理的研究较为广泛，不同学者对这方面的研究力度、立足地、范围等不同，总体来看高校人事档案管理指的是高校对相关的人事信息进行整理，针对不同部门或者不同级别的人员对信息进行汇总或者分类存放，以便后续运用的时候能够及时调取的活动。在高校发展中人事档案信息是十分重要的一部分，通过对人事档案信息进行整理，能够明确高校的发展情况，了解高校的人事情况、人力资源配置情况等，从而能够结合这些情况对高校的运行进行深入探究，制定科学的发展规划。

1.2 高校人事档案管理的意义

1.2.1 确保人事档案完整，提升管理质量

不同高校中的人事档案信息是比较多的，通过对人事档案进行管理，能够对人事档案进行详细而全面的整理，从而能够提升其完整性，为人事档案管理质量的提升奠定良好的基础。在传统档案管理过程中，由于受到思想观念以及其它原因的影响，高校人事档案管理无法及时进行对接，且不能及时对档案信息进行封存保管，这很容易导致档案信息泄露或者毁损，对于高校的稳定发展带来了不利影响。而对人事档案进行科学化管理，提升这方面工作的重视度，则能够对传统人事档案管理的问题进行解决，优化档案管理的过程，从而能够使档案管理取得更好的效果。

1.2.2 增强人事档案的运用价值

高校人事档案是高校师生信息的记录，是维护高校稳定发展的重要内容，通过对人事档案进行科学化保存管理，能够对高校的人员情况进行了解，这就能够使高校的人员配置、内容工作协调等更为科学，推动高校更好发展。同时，对人事档案进行科学化管理，还能够提升档案的运用价值，相关人员在开展工作的过程中如果需要运用这些档案信息就能够直接进行调取，从而能够更好地开展工作。

2 高校人事档案管理中面临的问题

虽然近年来，在高校快速发展的过程中越来越多的高校领导对人事档案管理提升了重视度，并采取了有效措施来开展人事档案管理工作，但是在实际人事档案管理中依然面临诸多问题，影响了高校的长远持续发展，这些问题可以总结为如下几个：

2.1 重视度不够，管理分散

重视度不够是影响高校人事档案管理工作的一大问题，虽然与过去相比当前我国高校领导对人事档案管理的重视度有了一定程度的提升，但是整体来看其重视度依然不足，在开展人事档案管理的过程中依然面临着问题。由于随着时代的快速发展，高校之间的竞争更为激烈，所以很多高校领导将精力放在了学生管理以及就业等方面，忽视人事档案管理，在实际工作中也没有明确人事档案管理的价值、意义等，导致这方面的工作人员在实际工作中缺乏明确的目标，工作较为分散，效果不佳。并且，由于高校领导不注重人事档案管理工作，所以也无法及时为其更新设备，这方面的经费较少，所以很多高校在开展人事档案管理的时候还是采用传统的方法和模式，档案管理十分落后，管理效果不理想，影响了人事档案管理效率的提升。

2.2 缺乏健全的人事档案管理制度

高校人事档案管理工作的良好开展离不开规范的人事档案管理制度，虽然近年来我国政府依据时代变化出台了高校人事档案管理方面的规章制度，但是这些制度缺乏操作性，且很多内容与高校的发展不相符，所以无法为高校人事档案管理提供有利作用，也使得高校人事档案管理过程中面临诸多问题。还有很多高校内部没有针对人事档案管理的实际情况制定健全的管理制度，在实际人事档案管理过程中存在严重的随意、盲目现象，无法对人事档案管理人员的行为进行约束，也为这方面工作的良好开展带来了不利影响。比如，高校人事档案信息涉及高校学生处、招生就业处以及各个教学院校等方面，如何对这些部门的人事档案管理工作进行协调与统一，各个部门的人事信息如何贵方等都没有做出详细规定，這在一定程度上导致人事档案管理的混乱，影响了其管理效果。

2.3 信息化水平较低

高校人事档案管理工作涉及的内容较多，比如涉及学生学习、生活方面的信息，教师学历、学习以及教学等各个方面内容等，是对整个学校师生情况的综合反映，单靠传统手工形式来开展人事档案管理往往需要花费较多的精力与时间，且取得的效果并不理想，因此需要高校积极进行信息化系统的引进。但是当前很多高校在开展人事档案管理的时候都不注重引进现代化设备，没有构建信息化系统，导致人事档案管理的效率低下，管理者的工作压力较大，在实际管理中很容易出现问题。部分高校虽然引进了信息化技术，但是高校是处于快速发展与进步过程中的，该系统却并没有随着高校的发展而更新，系统老化、落后，也导致人事档案管理面临着多种困难。另外，高校人事档案管理工作具有较高的综合性，单靠档案管理部门单方的努力是不够的，还需要其它各个部门、院系等进行有效配合，做好相互之间的沟通与交流，但是显然很多高校都没有做好这方面的工作，档案管理部门没有与学生处、各个院系等实现联合网络化办公，不利于人事档案管理工作的更好开展。

2.4 人事档案管理人员的综合素质欠缺

高校人事档案管理工作的效果好坏与人事档案管理者的综合素质与技能存在较大的关系，只有高素质与高技能的档案管理者才能够更好地开展人事档案管理工作，不断提升档案管理的效果。然而当前我国很多高校人事档案管理人员的综合素质与技能都比较欠缺，无法适应岗位需求，不能满足人事档案管理日益发展的要求，高校迫切需要对这一方面的问题进行解决。另外，由于高校人事档案管理工作与教学工作相比不需要過高的水平和技能，所以很多高校不注重这一方面人员的招聘，会让退休的教师来开展这方面的工作，而由于退休教师的年龄较大、思想观念较为落后，所以很难高效开展这方面工作，也导致人事档案管理的效果不佳。在这种背景下，高校人事档案管理工作难以形成稳定的队伍，所以不利于这一工作的开展。

3 高校人事档案管理工作改革的路径

3.1 提升重视度，对人事档案管理工作进行优化

为了推动高校人事档案管理工作取得更好的效果，需要高校领导提升这方面的重视度，明确人事档案管理工作的地位，并将其纳入重要议事日程中，更好地对其进行部署。同时高校还要对人事档案管理者的思想进行统一，使其对自身的工作进行重新定位，明确工作的价值和意义，不断提升工作的积极性，推动档案管理工作有纪律、有组织、有规划地开展。这就要求高校要做好宣传与教育，将人事档案管理作为重要工作内容放在相关会议中，使高校中的全员都能够对这一工作有一个全面认识，积极配合人事档案管理人员开展档案管理工作，促进人事档案更加完整、齐全。与此同时，还要做好设备的引进，要根据时代发展的趋势以及高校人事档案管理的情况引进先进的设备，比如引入计算机设备、档案管理储存柜等，使人事档案管理更为科学，提升整体管理的有效性。

3.2 科学构建人事档案管理制度

无规矩不成方圆，任何工作要想良好有序开展都离不开制度的约束，高校人事档案管理工作也一样，因此高校应当结合实际情况制定科学的人事档案管理制度，使相关人员在开展工作的时候有明确的制度来参考，设定合理的工作目标，不断提升人事档案管理的有效性。在制定制度的时候要注意全面性和详细性，要确保所制定的制度能够涵盖人事档案管理每一个环节的工作，并且做好各个不同部门之间的联系，比如学生处的人事档案管理工作、教职工处的人事档案管理工作应当如何联系等，同时还要尽量使制度细化，要为相关人员更好地开展人事档案管理工作提供清晰的指导，降低工作中的盲目性和随意性，推动人事档案管理工作更为专业。另外，政府也应当做好努力，要对当前现有的与高校人事档案相关的制度进行更新和优化，使制度更具有操作性，能够为高校内部制定人事档案管理制度提供参考。可以结合高校的现实情况进行制度的优化，也可以针对实际情况出台专门的法律规范，要确保法律规范与时代发展趋势相符合。

3.3 提升信息化水平

当前随着科学技术的快速发展，互联网时代已经到来，各行各业在互联网的影响下都逐渐开始加速发展，信息化已经成为社会发展的大趋势，因此高校也应当顺应社会形势，有效开展信息化工作，不断提升人事档案管理信息化水平。这就要求高校要做好信息化设备的引进，并构建人事档案信息化平台，使人事档案管理者能够借助于信息系统开展工作，通过系统记录每一个环节的工作。对于那些已经引入信息化系统的高校而言，要定期对自身的系统进行维护和更新，使其与高校的发展相适应，只有如此才能够提升人事档案管理的效率和质量，降低人事档案管理者的工作压力。还需要注意的是高校所构建的信息化系统要能够面对各个院系或者部门，不同院系、部门的人员都能够通过系统实现联系和沟通，及时进行信息资料的上传或者进行权限内数据的获取等，如此促进各个人员之间有效沟通，使信息能够得到全面传递。

3.4 提升人事档案管理者的综合素质

高校要对自身的人事档案管理工作提升重视度，就应当对人事档案管理者的水平进行把关，采取有效措施提升管理人员的素质与技能，使其更好地开展这方面工作。第一，要定期对自身的人事档案管理者进行培训，为其灌输先进的档案管理知识和技能，积极进行信息化技术的培训，使其能够严格依据制度开展工作。必要的话可以聘请经验丰富的专家到校为人事档案管理者开展培训，或者组织人事档案管理者到先进单位、先进高校等学习经验。第二，要做好人员招聘。虽然与教育工作相比人事档案管理工作不需要太高的知识水平和专业技术，但是其属于一项复杂化、综合性较高的工作，需要管理者具备较强的耐心、先进的思想观念，只有如此才能够使人事档案管理工作更为科学。因此高校在招聘这方面人员的时候要做好把关，对应聘者的技能进行全方位考核，确保其能够胜任这一工作，避免让退休的老教师兼职担任这一工作。

4 结束语

高校人事档案管理是高校内部管理的一部分，人事档案管理的水平高低影响着高校的稳定持续运行，也反映着高校的内部管理状况，因此高校应当对人事档案管理提升重视度，构建健全的人事档案管理制度，做好信息化建设工作，并不断提升人事档案管理人员的综合素质，只有如此才能够使人事档案管理的效率全面提升，为自身健康稳定运行奠定良好的基础。

参考文献

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